Vom Bestelleingang bis zur Buchhaltung: Wir automatisieren die Prozesse, an denen Ihr Wachstum heute noch hängen bleibt.

Eine weclapp-Einführung durch Staufenberg Advisory beginnt bei 2.000 € einmalig, die laufende Betreuung bei 39,90 € pro Nutzer und Monat. Hinzu kommen die weclapp-Lizenzkosten, die Sie direkt beim Hersteller abschließen – diese Trennung ist wichtig, weil Sie die Lizenz behalten, auch wenn Sie den Partner wechseln. Den Aufwand bestimmen drei Dinge, und zwar in dieser Reihenfolge: der Zustand Ihrer Daten, die Zahl der Schnittstellen und der Umfang der Prozesse. Verschmutzte Artikelstammdaten sind erfahrungsgemäß der größte einzelne Posten, weil sie vor der Übernahme bereinigt werden müssen und niemand vorher weiß, wie viele Dubletten und Altlasten in zwanzig Jahren entstanden sind. Nach dem kostenlosen Prozess-Check erhalten Sie ein konkretes Angebot, bei definiertem Umfang mit Festpreisgarantie. Damit tragen Sie kein Stundenrisiko für Aufwände, die wir vorher hätten erkennen müssen; das ist der Zweck der Prozessaufnahme vor dem Angebot.

Ja, der Wechsel von Lexware, Sage oder JTL in ein Cloud-ERP wie weclapp ist einer unserer häufigsten Projekttypen; dasselbe gilt für Billbee, Xentral, Odoo und plentymarkets. Artikel, Kunden, Bestände und offene Posten werden geordnet migriert, das Altsystem läuft parallel weiter, bis das neue System produktiv ist. So wechseln Sie ohne Datenverlust und ohne Stillstand im Tagesgeschäft. Zwei Punkte klären wir vor dem Start, weil sie den Ablauf bestimmen: Erstens der Stichtag für die Buchhaltung – sinnvoll ist ein Wechsel zum Beginn eines Geschäftsjahres oder Quartals, damit keine Periode über zwei Systeme verteilt liegt. Zweitens die Historie: Bewegungsdaten der letzten Jahre werden übernommen, aber nicht jede Buchung aus zwei Jahrzehnten muss mitwandern. Für jedes der genannten Systeme gibt es bei uns eine eigene Seite mit dem Migrationsweg und einer Übersicht der Alternativen im Vergleich.

Eine typische Cloud-ERP-Einführung dauert bei uns zwei bis sechs Monate, abhängig von Datenlage, Schnittstellen und Prozessumfang. Umgesetzt wird sie von einem festen zwei- bis dreiköpfigen Implementierungsteam – fest heißt: dieselben Personen von der Prozessaufnahme bis nach dem Go-live, keine Übergabe an ein Betriebsteam, das Ihr Unternehmen nicht kennt. Kleinere Setups sind schneller produktiv, komplexe Multichannel-Projekte liegen am oberen Ende. Was die Dauer in der Praxis verlängert, ist selten die Technik. Es sind zwei andere Dinge: die Bereinigung der Altdaten und die Entscheidungen, die im Unternehmen getroffen werden müssen, wenn zwei Abteilungen denselben Ablauf unterschiedlich handhaben. Deshalb planen wir von Anfang an feste Termine für diese Entscheidungen ein, statt sie zwischen den Umsetzungsschritten zu suchen. Ein Projekt ohne benannten Entscheider im Unternehmen dauert regelmäßig am oberen Ende der Spanne.

Für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet ein Cloud-ERP: keine einmalige Anschaffung, sondern planbare monatliche Kosten, automatische Updates und Zugriff von überall. Gerade für den Mittelstand ist Cloud-ERP heute der Standardweg; ein eigener Server ist in den meisten Fällen die teurere und unflexiblere Lösung. Dazu kommen Schnittstellen zu Shop, Lager, Versand und DATEV, die manuelle Doppelarbeit abschaffen. Der Nutzen, den Kunden im Rückblick am häufigsten nennen, steht allerdings in keinem Datenblatt: Es gibt wieder eine Zahl, auf die sich alle beziehen. Solange Bestände in einer Tabelle, offene Posten in der Buchhaltungssoftware und Bestellungen im Shop liegen, diskutieren drei Abteilungen über drei verschiedene Wahrheiten. Genau diese Diskussion endet, und sie kostet mehr Zeit als jeder einzelne Arbeitsschritt, den man automatisiert. Der Effekt lässt sich vorher schwer beziffern und wird deshalb in Wirtschaftlichkeitsrechnungen fast immer unterschätzt.

Unsere Auswahlberatung ist systemneutral: Wir nehmen zuerst Ihre Prozesse auf und leiten daraus die Anforderungen ab. Erst dann fällt eine Systemempfehlung, die wir offen begründen. Dass die Empfehlung häufig auf weclapp fällt, liegt an dessen Stärke für Handel und E-Commerce; passt ein anderes System besser, sagen wir Ihnen auch das. Was die Beratung tatsächlich neutral hält, ist nicht eine Zusicherung, sondern die Reihenfolge: Die Prozessaufnahme steht vor der Empfehlung und nicht danach, und ihr Ergebnis ist schriftlich nachvollziehbar. Deshalb lautet die Auskunft in manchen Erstgesprächen auch, dass sich ein Wechsel für Sie nicht rechnet und Ihre bestehende Lösung die passende bleibt. Praktisch heißt das: Sie erhalten die Anforderungsliste aus Ihren Abläufen, bevor über ein Produkt gesprochen wird, und können jede Empfehlung daran prüfen. Wie die Auswahl abläuft, steht im Detail auf unserer Seite zu ERP-Auswahl und Vergleich.

Ja. Auf Wunsch übernehmen wir den Buchhaltungsservice direkt in Ihrem ERP-System: Belege, Zahlungsabgleich und die Übergabe an DATEV und Ihren Steuerberater. Ihre Daten bleiben dabei in Ihrem System, und Sie behalten jederzeit den vollen Zugriff – das ist der Unterschied zu einer Auslagerung, bei der Ihre Zahlen in der Umgebung eines Dienstleisters liegen. Was wir nicht übernehmen, ist die steuerliche Beratung und der Jahresabschluss; das ist die Aufgabe Ihres Steuerberaters, und wir arbeiten mit ihm zusammen statt gegen ihn. Der praktische Vorteil dieser Aufteilung zeigt sich am Monatsabschluss: Weil die Belege schon im ERP hängen, wo auch Aufträge und Bestände liegen, entfällt das Zusammensuchen aus drei Systemen. Ihr Steuerberater bekommt eine strukturierte Übergabe statt eines Ordners. Wer diesen Weg wählt, sollte ihn vorher mit der Kanzlei abstimmen – die Zusammenarbeit funktioniert nur, wenn beide Seiten dasselbe Verfahren nutzen.

Für Onlinehändler mit einem bis 300 Mitarbeitern empfiehlt Staufenberg Advisory in den meisten Fällen weclapp: Das Cloud-ERP integriert Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung und bindet Shopify, Shopware, WooCommerce, Amazon, Lager, Versand und DATEV direkt an. Entscheidend ist die durchgängige Kette vom Bestelleingang bis zur Buchhaltung. Bei der Auswahl lohnt der Blick auf zwei Fragen, die im Handel den Unterschied machen. Erstens: Wo werden die Bestände geführt? Es darf nur eine führende Stelle geben, sonst verkaufen Sie Artikel, die nicht mehr da sind. Zweitens: Was passiert bei Rücksendungen? Der Rückweg ist in vielen Systemen schwächer ausgebaut als der Verkauf, und im Handel entscheidet er über den Aufwand pro Bestellung. Prüfen Sie beides in einer Demonstration mit Ihren eigenen Artikeln, nicht mit Beispieldaten. Mehr dazu auf unserer Seite für Onlinehändler und Handel.

Achten Sie auf drei Punkte: Der Berater sollte zuerst Ihre Prozesse aufnehmen statt sofort ein Produkt zu präsentieren, Referenzen mit überprüfbaren Ergebnissen vorweisen können und die laufende Betreuung nach dem Go-live fest anbieten. Staufenberg Advisory erfüllt alle drei Kriterien: kostenloser Prozess-Check vor jeder Empfehlung, über 100 ERP-Projekte und laufende Betreuung als fester Bestandteil. Eine vierte Frage lohnt sich, weil sie selten gestellt wird: Wer sitzt nach dem Go-live am Telefon? In vielen Projekten übergibt das Einführungsteam an einen Support, der die getroffenen Entscheidungen nicht kennt – und dann erklären Sie Ihr eigenes System. Fragen Sie deshalb konkret, ob dieselben Personen weiterbetreuen. Und lassen Sie sich den Umgang mit Fehlern schildern: Ein Anbieter, der aus einem Projekt keinen Fehler berichten kann, hat entweder wenige Projekte gemacht oder erzählt nicht alles.