CRM und Vertrieb
Kontakte, Leads, Angebote und Aufträge in einer Kette, ohne Medienbruch zwischen Vertrieb und Abwicklung. Wer heute Angebote in Word schreibt und in Excel nachhält, gewinnt hier den größten Teil der Zeitersparnis.
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weclapp Erfahrungen: Stärken, Grenzen und Kosten aus über 100 Projekten
Als weclapp Qualified Partner seit 2021 haben wir mehr als 100 Einführungen begleitet, reibungslose wie schwierige. Dieser Artikel benennt beides: wo das System den Mittelstand tatsächlich entlastet und wo es an Grenzen stößt, die Sie vor der Entscheidung kennen sollten.
- 12 Min. Lesezeit
- weclapp Qualified Partner seit 2021
- 100+ umgesetzte Projekte
Das Fazit vorweg
Kurzfazit: Für wen sich weclapp lohnt
weclapp ist ein Cloud-ERP eines deutschen Herstellers, das CRM, Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft, Einkauf, Buchhaltung und Projektzeiten in einem System bündelt und pro Nutzer und Monat abgerechnet wird. Für Handel, Onlinehandel und projektorientierte Dienstleistung im Bereich von etwa 5 bis 250 Nutzern ist es eine der stärksten Optionen am deutschen Markt.
Unser Fazit nach über 100 Projekten fällt deutlich aus, aber nicht uneingeschränkt. Die Stärke des Systems ist die Breite des Standards: Was ein mittelständisches Handelsunternehmen braucht, ist vorhanden, ohne dass etwas programmiert werden muss. Die Schwäche ist die Kehrseite derselben Eigenschaft: Wo Ihr Prozess bewusst vom Standard abweicht, endet der Spielraum schnell.
Die ehrliche Entscheidungsregel lautet deshalb: Wenn Ihre fünf wichtigsten Abläufe im Standard abbildbar sind, bekommen Sie mit weclapp in wenigen Wochen ein System, das Anwender annehmen und das ohne Versionsprojekte aktuell bleibt. Wenn mehr als zwei davon Sonderwege verlangen, sollten Sie zuerst prüfen, ob der Sonderweg wirklich nötig ist – und erst danach über das System sprechen.
Funktionsumfang
Was weclapp abdeckt: die Module im Überblick
Die folgende Übersicht zeigt, welche Bereiche im Standard enthalten sind. Entscheidend ist nicht die Zahl der Module, sondern dass sie auf denselben Daten arbeiten:
Auftragsabwicklung
Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Mahnwesen laufen als durchgehender Prozess. Sammelrechnungen, Teillieferungen und Rückstände sind im Standard abgebildet und müssen nicht nachgebaut werden.
Warenwirtschaft und Lager
Bestandsführung über mehrere Lager und Lagerplätze, Chargen und Seriennummern, mobile Kommissionierung per Scanner. Für Handelsunternehmen ist das der Kern des Systems und zugleich der Bereich, in dem weclapp am ausgereiftesten ist.
Einkauf und Beschaffung
Bestellvorschläge aus Mindestbeständen und offenen Aufträgen, Lieferantenpreise, Wareneingang mit Prüfung. Der Bestellvorschlag ersetzt in vielen Betrieben die Excel-Liste, mit der bis dahin disponiert wurde.
Buchhaltung und DATEV
weclapp bringt eine Finanzbuchhaltung mit, wird in der Praxis aber häufig über die DATEV-Schnittstelle an die Steuerkanzlei angebunden. Beide Wege funktionieren; welcher passt, entscheidet Ihre Kanzlei mit.
E-Commerce und Schnittstellen
Anbindungen an Shopsysteme, Marktplätze und Versanddienstleister sind vorhanden, dazu eine offene Programmierschnittstelle für alles Übrige. Die Qualität der Anbindung ist das häufigste Auswahlkriterium bei Onlinehändlern.
Stärken
Wo weclapp in der Praxis überzeugt
Fünf Beobachtungen, die sich über die Projekte hinweg wiederholen:
Der Funktionsumfang ist für den Mittelstand vollständig
weclapp deckt CRM, Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft, Einkauf, Buchhaltung und Projektzeiten in einem System ab. In der Mehrzahl unserer Projekte verschwinden mit der Einführung zwischen drei und sechs Insellösungen, typischerweise eine Warenwirtschaft, ein Angebotswerkzeug, mehrere Excel-Tabellen und ein separates Versandprogramm. Genau daraus entsteht die Zeitersparnis, nicht aus einer einzelnen Funktion.
Die Einführung ist schneller als bei klassischen ERP-Projekten
Ein Standard-Setup ist in vier bis acht Wochen produktiv, komplexere Projekte mit mehreren Schnittstellen in drei bis sechs Monaten. Der Grund ist banal, aber wirksam: Es gibt keine Serverbeschaffung, keine Installation und keine monatelange Infrastrukturplanung. Verglichen mit den zwölf bis vierundzwanzig Monaten, die ein ERP-Projekt im Enterprise-Umfeld dauert, ist das eine andere Größenordnung.
Aktualisierungen kommen automatisch und ohne Projektaufwand
Als Cloud-Lösung wird weclapp laufend weiterentwickelt, ohne dass Sie Versionswechsel planen und bezahlen müssen. Das ist der Punkt, an dem viele Unternehmen den Unterschied zu ihrem alten System am deutlichsten spüren: Die Frage „Können wir uns das Update leisten?“ stellt sich nicht mehr.
Die Bedienung wird von Anwendern akzeptiert
Die Oberfläche ist für Menschen gebaut, die kein ERP-Studium hinter sich haben. In unseren Projekten liegt der Schulungsaufwand pro Anwender meist bei einem halben bis einem Tag. Das klingt nach einem Nebenaspekt, entscheidet aber häufig über Erfolg oder Misserfolg: Ein System, das Anwender umgehen, liefert keine verlässlichen Daten.
Betrieb und Datenhaltung in Deutschland
Hersteller und Betrieb sitzen in Deutschland, was Datenschutzfragen im Auswahlprozess erheblich verkürzt. Für regulierte Branchen und für Unternehmen mit Betriebsrat ist das regelmäßig ein Ausschlusskriterium gegenüber Anbietern ohne europäische Datenhaltung.
Wir zeigen Ihnen weclapp an Ihren eigenen Prozessen, nicht an einer Demo-Datenbank.
Im kostenlosen Prozess-Check nehmen wir Ihre Abläufe auf und sagen Ihnen, welche davon das System im Standard abbildet und welche nicht. 30 Minuten, konkrete Vorschläge zum Mitnehmen.
Grenzen
Wo die Grenzen liegen: fünf Punkte, die Anbieter selten nennen
Diese Einschränkungen sind kein Argument gegen das System, sondern gegen den falschen Einsatz. Sie gehören vor die Entscheidung, nicht ins zweite Projektjahr:
Fertigung nur bis zu einer bestimmten Tiefe
Stücklisten, Fertigungsaufträge und einfache Ressourcenplanung sind abgebildet, und für Montage- und Konfektionierbetriebe reicht das in aller Regel. Wer mehrstufige Werkstattfertigung mit Feinplanung, Maschinenbelegung und Betriebsdatenerfassung braucht, stößt an Grenzen und sollte ein Fertigungs-ERP prüfen. Wir sagen das im Auswahlgespräch offen, statt ein Projekt zu beginnen, das später umgebaut werden muss.
Anpassungen enden dort, wo der Standard endet
Als Cloud-Lösung lässt sich weclapp konfigurieren, aber nicht im Kern umprogrammieren. Erweiterungen laufen über Schnittstellen und ergänzende Anwendungen, nicht über Eingriffe ins System. Für Unternehmen mit einem sehr eigenen, bewusst abweichenden Prozess ist das eine echte Einschränkung. Für alle anderen ist es der Grund, warum Aktualisierungen ohne Projektaufwand funktionieren.
Konzernstrukturen sind nicht die Stärke
Mehrere Mandanten lassen sich betreiben, eine echte Konzernkonsolidierung über Gesellschaften hinweg leistet das System jedoch nicht. Unternehmensgruppen mit gemeinsamer Bilanzierung und komplexer Verrechnung zwischen Gesellschaften sind mit einer Enterprise-Lösung besser bedient.
Auswertungen jenseits des Standards brauchen ein zusätzliches Werkzeug
Die mitgelieferten Berichte decken das Tagesgeschäft ab. Sobald Sie Deckungsbeiträge über mehrere Dimensionen, Kohortenanalysen oder ein Berichtswesen über mehrere Quellsysteme brauchen, führt der Weg über eine Anbindung an ein Auswertungswerkzeug. Das ist kein Mangel, sondern eine bewusste Arbeitsteilung, kostet aber zusätzlich.
Die Datenmigration bleibt Handarbeit
Kein Anbieter der Welt übernimmt gewachsene Artikelstämme, Kundendubletten und historische Bestände auf Knopfdruck. Die Datenaufbereitung ist in unseren Projekten regelmäßig der aufwendigste Einzelposten, und sie liegt zu einem erheblichen Teil bei Ihnen. Wer diesen Aufwand im Projektplan unterschlägt, verschiebt den Go-Live.
Passt oder passt nicht
Für wen weclapp die richtige Wahl ist – und für wen nicht
Andere Systeme sind die bessere Wahl
- Mehrstufige Werkstattfertigung mit Feinplanung und Maschinenbelegung
- Unternehmensgruppen mit gemeinsamer Bilanzierung über mehrere Gesellschaften
- Kernprozesse, die bewusst und dauerhaft vom Marktstandard abweichen sollen
- Sehr kleine Betriebe ohne Lager, ohne Onlinehandel und ohne Auftragsabwicklung
- Organisationen, die den Betrieb zwingend im eigenen Rechenzentrum behalten müssen
weclapp passt
- Handel und Großhandel mit mehreren Lagern, Chargen oder Seriennummern
- Onlinehandel über Shop und Marktplätze mit Bedarf an durchgängiger Abwicklung
- Projektorientierte Dienstleistung mit Zeiterfassung und Leistungsabrechnung
- Montage- und Konfektionierbetriebe mit überschaubarer Fertigungstiefe
- Unternehmen mit etwa 5 bis 250 Nutzern, die heute drei bis sechs Insellösungen betreiben
Kosten
Was weclapp kostet: Lizenz, Einführung und Betreuung getrennt betrachtet
Die drei Kostenblöcke werden häufig vermischt, gehören aber getrennt kalkuliert. Nur so lässt sich ein Angebot vergleichen:
Lizenz
direkt bei weclappAbgerechnet wird pro Nutzer und Monat; der Preis hängt von der Edition (CRM, ERP Dienstleistung, ERP Handel), der Laufzeit und der Cloud-Variante ab und liegt für Handelsunternehmen typischerweise im mittleren zweistelligen Bereich je Nutzer. Den Lizenzvertrag schließen Sie direkt mit dem Hersteller.
Einführung
ab 2.000 € einmaligFür ein Standard-Setup mit Konfiguration, Datenmigration und Begleitung bis zum Go-Live. Umfangreichere Projekte mit mehreren Schnittstellen kalkulieren wir nach Umfang, bei definiertem Scope mit Festpreisgarantie.
Laufende Betreuung
ab 39,90 € / Nutzer / MonatSupport, Anpassungen an veränderte Prozesse und die Anbindung neuer Vertriebskanäle, ohne Diskussion über Stundenzettel. Optional: Wer sein System selbst betreut, bucht die Betreuung nicht mit.
Der häufigste Kalkulationsfehler liegt nicht bei diesen drei Posten, sondern beim eigenen Aufwand. Rechnen Sie die interne Zeit für Datenaufbereitung, Abstimmung und Schulung mit ein: In Projekten dieser Größenordnung liegt sie erfahrungsgemäß zwischen zehn und fünfundzwanzig Personentagen, verteilt über die Projektlaufzeit. Wer diesen Posten unterschlägt, hält den Zeitplan nicht.
Kostenlosen Prozess-Check anfragen Nach dem Prozess-Check erhalten Sie ein Angebot mit Varianten.
Der Ablauf
Wie eine weclapp-Einführung tatsächlich abläuft
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Prozess-Check
Wir nehmen Ihre Abläufe auf, von der Anfrage bis zur Rechnung, und benennen die Stellen, an denen heute doppelt erfasst wird. Ergebnis ist eine Liste der Prozesse, die das System abbilden muss, und der Aufwände, die dadurch entfallen.
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Systementscheidung
Erst danach fällt die Entscheidung, ob weclapp überhaupt das passende System ist. Wenn nicht, sagen wir das und zeigen die Alternativen. Diese Reihenfolge ist der Grund, warum wir kaum Projekte abbrechen.
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Konfiguration
Nummernkreise, Belegvorlagen, Steuerschlüssel, Lagerstruktur, Rollen und Rechte werden nach Ihren Abläufen eingerichtet. Parallel bereiten Sie die Stammdaten auf, nach einer Vorlage, die wir mitliefern.
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Datenmigration
Artikel, Kunden, Lieferanten, offene Posten und Bestände ziehen um. Wir migrieren zunächst in ein Testsystem, prüfen gemeinsam und wiederholen den Lauf, bis die Zahlen stimmen.
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Schulung
Geschult wird rollenbezogen: Vertrieb, Lager, Einkauf und Buchhaltung getrennt, jeweils an den eigenen Abläufen. Ein halber bis ein Tag pro Rolle reicht in der Regel aus.
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Go-Live und Nachbetreuung
Der Umstieg erfolgt zu einem Stichtag, den Sie festlegen. In den ersten Wochen danach ist die Betreuung eng getaktet, weil in dieser Zeit die meisten Rückfragen kommen und die letzten Prozesslücken sichtbar werden.
Prozesse zuerst, System danach: So beginnt bei uns jedes ERP-Projekt.
Der kostenlose Prozess-Check zeigt Ihnen, welche Abläufe ein ERP automatisiert und welcher Aufwand dadurch entfällt – herstellerneutral, auch wenn die Antwort am Ende nicht weclapp heißt.
Typische Fehler
Fünf Fehler, die weclapp-Projekte teuer machen
Die alten Prozesse eins zu eins nachbauen
Der teuerste Fehler überhaupt. Wer verlangt, dass das neue System exakt so arbeitet wie das alte, bezahlt Anpassungen für Abläufe, die nur deshalb existieren, weil die alte Software es nicht anders konnte. Die Frage lautet nicht „Wie machen wir das heute?“, sondern „Warum machen wir das so?“.
Die Datenaufbereitung unterschätzen
Dubletten, tote Artikel, falsche Bestände und uneinheitliche Bezeichnungen werden beim Umzug nicht besser, sondern sichtbar. Planen Sie die Bereinigung als eigenes Arbeitspaket mit benannter Verantwortung, und beginnen Sie damit, bevor das Projekt startet.
Keinen internen Verantwortlichen benennen
Projekte ohne eine Person, die intern entscheiden darf, verzögern sich regelmäßig um Monate. Diese Person braucht keine IT-Kenntnisse, aber Prozesskenntnis, Entscheidungsbefugnis und verlässlich Zeit im Kalender.
Zu viele Schnittstellen gleichzeitig
Shop, Marktplatz, Versanddienstleister, Kanzlei und Zahlungsanbieter im ersten Schritt gleichzeitig anzubinden, macht die Fehlersuche unmöglich. Sinnvoll ist eine Reihenfolge nach Geschäftsrelevanz, mit einer stabilen Anbindung nach der anderen.
Nach dem Go-Live niemanden mehr an Bord haben
Die ersten sechs Monate im Echtbetrieb bringen die Fragen hervor, die im Testsystem nie aufgetaucht sind. Wer die Betreuung mit dem Go-Live beendet, spart an der Stelle, an der ein System entweder angenommen oder umgangen wird.
Einordnung
weclapp im Vergleich zu anderen ERP-Ansätzen
Die Tabelle ordnet Systemklassen ein, keine einzelnen Produkte. Sie beantwortet die Frage, in welcher Klasse Sie überhaupt suchen sollten:
| Systemklasse | Stärke | Grenze | Passt für |
|---|---|---|---|
| weclapp | Breiter Standard für Handel und Dienstleistung, schnelle Einführung, Betrieb in Deutschland | Begrenzte Fertigungstiefe, keine Konzernkonsolidierung | Handel, E-Commerce und projektorientierte Dienstleistung, etwa 5 bis 250 Nutzer |
| Klassische Bürolösungen | Günstiger Einstieg, in der Buchhaltung etabliert | Warenwirtschaft und Auftragsabwicklung wachsen nicht mit, Insellösungen bleiben | Sehr kleine Betriebe ohne Lager und ohne Onlinehandel |
| Händler-Werkzeuge für Versand und Marktplätze | Stark im Multichannel-Versand, schnell eingerichtet | Kein vollwertiges ERP: Einkauf, Buchhaltung und Kalkulation bleiben außen vor | Reine Versandabwicklung, solange kein durchgängiges ERP nötig ist |
| Baukasten-Systeme mit Modulmarkt | Sehr flexibel, große Funktionsbreite, häufig quelloffen | Aufwand für Auswahl, Betrieb und Pflege der Erweiterungen liegt bei Ihnen | Unternehmen mit eigener IT-Mannschaft und Bereitschaft zur Eigenpflege |
| Enterprise-Suiten | Konzernfähig, tiefe Fertigung, internationale Abschlüsse | Projektdauer und -kosten in einer anderen Größenordnung | Unternehmensgruppen, komplexe Fertigung, internationale Konsolidierung |
Wenn Sie nach dieser Einordnung noch zwischen zwei Klassen schwanken, ist das ein gutes Zeichen: Es bedeutet, dass Sie über Prozesse nachdenken statt über Funktionslisten. Eine ausführliche Gegenüberstellung mit Bewertungskriterien finden Sie unter ERP-Auswahl & Vergleich; die Details zu unserer Arbeit mit dem System stehen auf der Seite weclapp-Beratung.
Zahlen & Fakten
weclapp bei Staufenberg Advisory: Zahlen und Fakten
- Staufenberg Advisory ist seit 2021 weclapp Qualified Partner, einer der drei führenden weclapp-Partner Deutschlands, und hat über 100 weclapp-Projekte umgesetzt.
- Eine weclapp-Einführung durch Staufenberg Advisory kostet ab 2.000 € einmalig; die laufende Betreuung beginnt bei 39,90 € pro Nutzer und Monat.
- Ein weclapp-Standard-Setup ist bei Staufenberg Advisory in vier bis acht Wochen produktiv; Projekte mit mehreren Schnittstellen dauern drei bis sechs Monate.
- weclapp ist eine Cloud-Lösung eines deutschen Herstellers und deckt CRM, Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft, Einkauf, Buchhaltung und Projektzeiten in einem System ab.
- Staufenberg Advisory ist ein 2015 gegründetes Beratungs- und IT-Haus mit über 50 Spezialisten und mehr als 300 aktiven Kunden und berät bei der ERP-Auswahl herstellerneutral, bevor über ein System entschieden wird.
Kundenstimmen
Was Kunden nach der Einführung sagen
Wir hatten vorher eine Warenwirtschaft, ein Versandprogramm und vier Excel-Tabellen, die niemand mehr überblickt hat. Nach der Umstellung läuft die Kette vom Shop bis zur Rechnung in einem System. Was uns überzeugt hat, war nicht die Funktionsliste, sondern dass uns vorher jemand gesagt hat, welche zwei Wünsche das System nicht erfüllt.
Die Datenmigration war deutlich mehr Arbeit, als wir erwartet hatten – aber das war angekündigt und im Plan eingepreist. Genau deshalb ist der Termin gehalten worden. Vier Wochen nach dem Umstieg hat niemand mehr nach dem alten System gefragt.
Unsere Fertigung ist einfach genug für das System, das wurde vorab geprüft und nicht behauptet. Für die Teile, die weclapp nicht abdeckt, haben wir eine saubere Schnittstelle bekommen statt einer Notlösung im ERP.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu weclapp
Welche Erfahrungen gibt es mit weclapp in der Praxis?
Aus über 100 Projekten von Staufenberg Advisory lässt sich das Bild so zusammenfassen: weclapp überzeugt bei Handel, E-Commerce und projektorientierter Dienstleistung durch einen vollständigen Standard, kurze Einführungszeiten von vier bis acht Wochen im Standard-Setup und eine Bedienung, die Anwender annehmen. Die Grenzen liegen bei tiefer Fertigung, bei Konzernkonsolidierung und überall dort, wo ein Prozess bewusst vom Standard abweichen soll.
Was kostet weclapp im Monat?
Die Lizenz wird pro Nutzer und Monat direkt mit dem Hersteller abgerechnet; der Preis hängt von Edition, Laufzeit und Cloud-Variante ab und liegt für Handelsunternehmen typischerweise im mittleren zweistelligen Bereich je Nutzer. Dazu kommen bei Staufenberg Advisory die Einführung ab 2.000 € einmalig und optional die laufende Betreuung ab 39,90 € pro Nutzer und Monat.
Welche Nachteile hat weclapp?
Vier Punkte sollten Sie vor der Entscheidung kennen: Die Fertigungstiefe reicht für Montage und Konfektionierung, nicht für mehrstufige Werkstattfertigung mit Feinplanung. Anpassungen sind auf Konfiguration und Schnittstellen begrenzt, ein Eingriff in den Systemkern ist nicht vorgesehen. Eine echte Konzernkonsolidierung über Gesellschaften leistet das System nicht. Und Auswertungen jenseits der Standardberichte brauchen ein zusätzliches Werkzeug.
Für welche Unternehmen eignet sich weclapp?
Für Handelsunternehmen, Onlinehändler und projektorientierte Dienstleister mit etwa 5 bis 250 Nutzern, die heute mit mehreren Insellösungen arbeiten und eine durchgängige Kette von der Anfrage bis zur Rechnung brauchen. Weniger geeignet ist das System für Betriebe mit komplexer Fertigungsplanung, für Unternehmensgruppen mit gemeinsamer Bilanzierung und für Organisationen, die ihre Kernprozesse bewusst abweichend vom Standard betreiben wollen.
Wie lange dauert eine weclapp-Einführung?
Ein Standard-Setup ist bei Staufenberg Advisory in vier bis acht Wochen produktiv. Projekte mit mehreren Schnittstellen zu Shop, Marktplätzen, Versanddienstleistern und Steuerkanzlei liegen bei drei bis sechs Monaten. Der Zeitplan hängt in der Praxis weniger an der Software als an der Aufbereitung Ihrer Stammdaten und an der Verfügbarkeit der internen Verantwortlichen.
weclapp oder ein anderes ERP: Wie entscheide ich richtig?
Nicht über Funktionslisten, sondern über Ihre Prozesse. Nehmen Sie die fünf Abläufe auf, die Ihr Geschäft ausmachen, und prüfen Sie, welches System sie im Standard abbildet. Erst danach werden Lizenzpreise vergleichbar. Staufenberg Advisory führt diesen Abgleich im kostenlosen Prozess-Check herstellerneutral durch; eine ausführliche Gegenüberstellung finden Sie unter ERP-Auswahl & Vergleich.
Was passiert mit unseren Daten aus dem alten System?
Artikel, Kunden, Lieferanten, offene Posten und Bestände werden migriert, zunächst in ein Testsystem, das gemeinsam geprüft wird. Der Lauf wird so oft wiederholt, bis die Zahlen stimmen. Historische Belege bleiben in aller Regel im Altsystem archiviert, weil eine vollständige Belegmigration selten wirtschaftlich ist. Die Aufbereitung der Stammdaten ist der aufwendigste Teil und liegt zu einem erheblichen Anteil bei Ihnen.
Woran erkenne ich einen guten weclapp-Partner?
An drei Punkten: dem offiziellen Partnerstatus, der Zahl der tatsächlich umgesetzten Projekte und der Frage, ob nach dem Go-Live eine laufende Betreuung angeboten wird. Staufenberg Advisory ist seit 2021 weclapp Qualified Partner, einer der drei führenden Partner Deutschlands, hat über 100 Projekte umgesetzt und betreut Systeme ab 39,90 € pro Nutzer und Monat weiter.
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Innerhalb kurzer Zeit meldet sich ein geschulter Ansprechpartner – je nach Thema auch der Geschäftsführer persönlich. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten. Sie nehmen eine Einschätzung zu Machbarkeit und Zeitrahmen sowie konkrete Optimierungsvorschläge mit – eine fertige Erstberatung, die Sie theoretisch auch zu Ihrem bisherigen Dienstleister tragen könnten. Wir liefern zuerst Wert, dann reden wir über Zusammenarbeit.
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