Die Abrechnungsmodelle unterscheiden sich stärker als die Leistungen dahinter. Dieser Artikel zeigt die üblichen Preiskorridore, rechnet drei Modelle für 25 Arbeitsplätze gegeneinander und benennt die sechs Muster, an denen Sie einen überteuerten Vertrag erkennen.
Ein IT-Dienstleister kostet in Deutschland entweder rund 85 bis 190 € pro Stunde bei Abrechnung nach Aufwand oder etwa 19 bis 99 € pro Nutzer und Monat bei einem Managed-Service-Vertrag. Welches Modell günstiger ausfällt, hängt weniger von der Unternehmensgröße ab als davon, wie viel Aufmerksamkeit Ihre IT tatsächlich braucht und wie viel davon im Stundenmodell überhaupt abgerechnet wird.
Der Vergleich scheitert in der Praxis selten am Preis, sondern am Umfang: Zwei Angebote mit identischem Stundensatz können sich in den Jahreskosten um den Faktor zwei unterscheiden, weil das eine Überwachung, Datensicherung und Sicherheitsarbeit enthält und das andere nicht. Bevor Sie Zahlen vergleichen, brauchen Sie deshalb drei Angaben:
Alles Weitere in diesem Artikel dient dazu, diese drei Angaben belastbar zu machen.
Am Markt sind drei Modelle üblich. Der Unterschied liegt nicht in der Leistung, sondern darin, wer das Risiko trägt und woran der Dienstleister verdient:
Sie zahlen jede geleistete Stunde einzeln, meist zuzüglich Anfahrt und Zuschlägen außerhalb der Geschäftszeiten. Das Modell ist fair, solange wenig passiert, und wird unangenehm, sobald etwas Größeres ansteht: Ausgerechnet in dem Monat, in dem die IT Probleme macht, steigt die Rechnung. Planbar ist daran nichts, und der Dienstleister verdient mehr, je länger ein Problem besteht.
Sie kaufen ein Paket, etwa zwanzig Stunden im Monat, und rufen es ab. Das glättet die Kosten, verlagert aber nur das Risiko: Nicht genutzte Stunden verfallen häufig zum Monats- oder Quartalsende, verbrauchte Kontingente werden zum regulären Satz nachberechnet. In der Praxis führt das Modell zu Diskussionen darüber, wie lange eine Aufgabe hätte dauern dürfen.
Sie zahlen einen festen Betrag je Arbeitsplatz, und darin ist die Betreuung enthalten, unabhängig davon, wie oft Sie anrufen. Damit dreht sich das wirtschaftliche Interesse um: Der Dienstleister verdient am besten, wenn Ihre IT stabil läuft und wenig Störungen entstehen. Genau deshalb arbeiten Managed-Service-Anbieter mit Überwachung, Standardisierung und Vorbeugung.
Die folgenden Werte sind Richtwerte aus Angebotsvergleichen, die uns Kunden im Rahmen von Erstberatungen vorgelegt haben. Sie gelten für den deutschen Mittelstand und schwanken regional deutlich.
| Leistungsart | Typischer Stundensatz | Wofür er anfällt |
|---|---|---|
| Anwenderbetreuung und Helpdesk | 85 – 110 € | Passwörter, Drucker, Office-Fragen, Einrichtung neuer Arbeitsplätze |
| System- und Netzwerkbetreuung | 110 – 145 € | Server, Firewall, Datensicherung, Microsoft 365, Störungsbehebung |
| Projektarbeit und Beratung | 140 – 190 € | Cloud-Migrationen, Sicherheitskonzepte, Standortanbindungen |
| Spezial- und Enterprise-Beratung | 150 – 220 € | SAP, komplexe Schnittstellen, Architektur- und Compliance-Themen |
| Zuschläge außerhalb der Geschäftszeiten | + 25 bis + 100 % | Abende, Wochenenden, Feiertage – je nach Vertrag auch für Bereitschaft |
| Anfahrt und Fahrzeit | 0,80 – 1,20 € je km | Häufig zusätzlich die Fahrzeit zum regulären Stundensatz |
Entscheidend ist nicht der Satz, sondern die Abrechnungseinheit. Ein Dienstleister mit 95 € pro Stunde, der jede angefangene Stunde voll berechnet, ist bei zwanzig kurzen Anfragen im Monat teurer als einer mit 130 €, der im Viertelstundentakt abrechnet. Die zweite Stellschraube sind Pauschalen je Ticket, die unabhängig vom Aufwand anfallen und in Summe schnell die eigentliche Arbeitszeit übersteigen.
Wer nach Aufwand abrechnet, wird für Reaktion bezahlt, nicht für Vorbeugung. Die Arbeiten, die Störungen verhindern, sind deshalb im Stundenmodell strukturell unterversorgt: die laufende Überwachung, das Einspielen von Aktualisierungen, die regelmäßige Kontrolle der Datensicherung samt Rücksicherungstest, die Pflege der Dokumentation und die Sicherheitsarbeit. Diese Positionen tauchen auf keiner Rechnung auf, weil sie niemand beauftragt hat. Bemerkbar machen sie sich erst im Schadensfall.
Bringen Sie es ins kostenlose Erstgespräch mit. Wir rechnen es auf Jahreskosten hoch, benennen die Positionen, die fehlen, und sagen Ihnen offen, wenn das vorliegende Angebot bereits gut ist.
Beim Fixpreis pro Nutzer wissen Sie die Kosten vorher statt am Monatsende. So sieht der Korridor bei Staufenberg Advisory aus:
Soforthilfe per Fernzugriff, wenn etwas klemmt, plus permanente Überwachung Ihrer Systeme, damit Probleme auffallen, bevor Sie sie bemerken. Der Einstieg für Unternehmen, die eine verlässliche Anlaufstelle brauchen und den Rest selbst im Griff haben.
Die komplette Betreuung inklusive Microsoft 365, Datensicherung, IT-Sicherheit, Cloud-Betrieb und auf Wunsch der Telefonanlage. In diesem Korridor liegen die meisten unserer Kunden; wo genau, hängt von den gewählten Bausteinen ab, nicht von Verhandlungsgeschick.
Migrationen, Standortanbindungen oder Sicherheitsprojekte kalkulieren wir nach Umfang. Bei definiertem Scope gilt eine Festpreisgarantie: Sie kennen den Betrag, bevor das Projekt beginnt, und tragen kein Stundenrisiko.
Wo ein Unternehmen im Korridor landet, entscheidet der Umfang, nicht die Verhandlung. Nach oben treiben vor allem eigene Server und Fachanwendungen, mehrere Standorte, erhöhte Sicherheitsanforderungen, regulierte Branchen und die Zahl der Systeme, die außerhalb des Standards betrieben werden.
Nach unten wirkt konsequente Standardisierung: einheitliche Geräte, ein Verzeichnis- und Identitätsdienst, Cloud statt eigener Hardware, klare Rollen. Ein guter Partner senkt Ihre Kosten deshalb im Verlauf der Zusammenarbeit, statt sie mit jedem Zusatzbaustein zu erhöhen. Details zu den Bausteinen finden Sie auf der Seite Managed IT & IT-Security.
Die Zahlen sind gerundete Modellwerte für ein Büro mit 25 Arbeitsplätzen, einem Standort und üblicher Ausstattung. Sie ersetzen kein Angebot, machen die Größenordnungen aber vergleichbar.
| Modell | Jahreskosten (Beispiel) | Was enthalten ist und was nicht |
|---|---|---|
| Abrechnung nach Aufwand | rund 17.000 € pro Jahr | Angesetzt sind 12 Stunden im Monat zu 120 €. Überwachung, Kontrolle der Datensicherung, Dokumentation und Vorbeugung sind darin nicht enthalten und werden zusätzlich abgerechnet. |
| Managed IT, Vollpaket | rund 20.700 € pro Jahr | 25 Nutzer zu 69 € im Monat. Enthalten sind Betreuung, Überwachung, Sicherheit, Datensicherung und Support ohne Stundenzettel, dazu eine Hotline rund um die Uhr ohne Aufpreis. |
| Eigene IT-Stelle | 65.000 – 85.000 € pro Jahr | Eine Vollzeitkraft inklusive Lohnnebenkosten, ohne Vertretung bei Urlaub und Krankheit, ohne Spezialwissen in allen Disziplinen und ohne Werkzeuge für Überwachung und Sicherheit. |
Auf den ersten Blick gewinnt die Abrechnung nach Aufwand mit rund 3.700 € Abstand. Der Vorsprung hält allerdings nur, solange die angesetzten zwölf Stunden im Monat ausreichen. In der Praxis genügt ein einziges größeres Ereignis im Jahr, ein Serverausfall, ein Verschlüsselungsvorfall, eine Migration, um die Differenz aufzuzehren.
Hinzu kommt, was in Spalte drei steht: Im Aufwandsmodell sind Überwachung, Kontrolle der Datensicherung, Sicherheitsarbeit und Dokumentation nicht enthalten. Beauftragen Sie diese Leistungen zusätzlich, liegen beide Modelle gleichauf, und der Fixpreis hat den planbaren Betrag auf seiner Seite. Verzichten Sie darauf, sparen Sie nichts, sondern verschieben ein Risiko in die Zukunft.
Diese Muster begegnen uns in Erstberatungen regelmäßig. Trifft mehr als eines auf Ihren Vertrag zu, lohnt sich ein Vergleichsangebot:
Wenn nicht schriftlich steht, welche Systeme betreut werden, was als Störung gilt und was zusätzlich berechnet wird, ist jede Diskussion über eine Rechnung von vornherein verloren. Ein belastbarer Vertrag listet die betreuten Geräte und Dienste, die enthaltenen Leistungen und die ausdrücklich ausgenommenen Themen.
Eine Reaktionszeit ohne Zahl ist keine Zusage. Verlangen Sie eine konkrete Angabe dazu, innerhalb welcher Frist Ihr Anliegen in Bearbeitung geht, und danach die Unterscheidung zwischen Reaktion und Lösung. Wer beides vermischt, verspricht entweder zu viel oder meint nichts davon verbindlich.
Bei Abrechnung nach Aufwand haben Sie ein strukturelles Problem: Der Dienstleister verdient an Störungen. Prüfen Sie deshalb die Rechnungen der letzten zwölf Monate. Wenn dieselben Fehlerbilder mehrfach auftauchen, wurde jedes Mal die Störung behoben und nie die Ursache.
Ein Angebot für einen neuen Server, bevor überhaupt jemand die Auslastung, die Anwendungen und die Cloud-Optionen geprüft hat, verrät das Geschäftsmodell. Verlangen Sie eine schriftliche Begründung, warum die vorgeschlagene Lösung günstiger ist als die Alternativen, und lassen Sie eine Cloud-Variante gegenrechnen.
Passwörter, Netzpläne, Lizenzen und Zugänge gehören Ihrem Unternehmen. Wenn Ihr Betreuer diese Unterlagen nicht regelmäßig aktualisiert an Sie übergibt, zahlen Sie beim nächsten Wechsel zweimal: einmal für die Rekonstruktion, einmal für die Verzögerung. Ein sauberer Vertrag regelt die Herausgabe im Voraus.
Mindestabrechnungseinheiten von einer angefangenen Stunde, Ticketpauschalen, Bereitschaftsentgelte, Anfahrtspauschalen und Aufschläge für kürzere Reaktionszeiten summieren sich. Rechnen Sie ein Angebot immer auf den realistischen Jahresbedarf hoch, nicht auf den nackten Stundensatz.
Kostenlos, unverbindlich und mit konkreten Vorschlägen zum Mitnehmen – auch dann, wenn Sie am Ende bei Ihrem bisherigen Dienstleister bleiben.
Diese Gegenüberstellung gilt für Unternehmen bis etwa 200 Arbeitsplätze. Darüber kippt das Bild: Große Organisationen brauchen interne IT für Nähe zum Fachbereich, für Anwendungsbetreuung und für die Steuerung von Dienstleistern. Die sinnvolle Aufteilung heißt dann nicht entweder oder, sondern interne IT für das Geschäft und ein externer Partner für Betrieb, Sicherheit und Spitzenlast. Wir sagen Ihnen im Erstgespräch offen, in welche der beiden Kategorien Ihr Unternehmen fällt.
Zählen Sie Arbeitsplätze, Server, Standorte und die Anwendungen, die geschäftskritisch sind. Ohne diese Zahlen ist kein Angebot vergleichbar, weil jeder Anbieter einen anderen Umfang unterstellt.
Legen Sie die Angebote nebeneinander und markieren Sie, was jeweils enthalten ist: Überwachung, Datensicherung, Sicherheitslösungen, Microsoft-365-Lizenzen, Telefonie. Preise ohne diesen Abgleich sagen nichts aus.
Rechnen Sie jedes Modell auf zwölf Monate, inklusive Zuschlägen, Anfahrten und den Stunden, die erfahrungsgemäß über das Kontingent hinausgehen. Erst diese Summe ist die Entscheidungsgrundlage.
Prüfen Sie Laufzeit, Kündigungsfrist und die Regeln zur Herausgabe von Dokumentation und Zugängen. Ein Anbieter, der einen Wechsel geordnet vorbereitet, hat ein anderes Selbstverständnis als einer, der ihn erschwert.
Fragen Sie nach Kunden vergleichbarer Größe und rufen Sie dort an. Die eine Frage, die zählt: Wie lief die letzte größere Störung ab, und wie wurde sie abgerechnet?
Wir haben jahrelang nach Stunden bezahlt und nie verstanden, warum die Rechnung im Sommer doppelt so hoch war wie im Winter. Beim Wechsel auf einen Festpreis pro Arbeitsplatz haben wir zum ersten Mal gesehen, was unsere IT tatsächlich kostet: unterm Strich weniger, vor allem aber jeden Monat gleich viel.
Unser altes Angebot bestand aus einem Stundensatz und drei Zeilen Text. Erst der Vergleich mit einem Vertrag, der die betreuten Systeme einzeln auflistet, hat uns gezeigt, wofür wir eigentlich nie bezahlt hatten: Überwachung, Kontrolle der Datensicherung, Dokumentation.
Die Vorstellung, eine eigene Stelle zu schaffen, war schnell vom Tisch, als wir die Vollkosten neben das Angebot gelegt haben. Für den Preis einer halben Stelle bekommen wir jetzt ein ganzes Team mit allen Spezialgebieten – und niemand ist im Urlaub.
Für die Anwenderbetreuung liegen die Stundensätze im deutschen Mittelstand typischerweise zwischen 85 und 110 €, für System- und Netzwerkarbeiten zwischen 110 und 145 €, für Projekt- und Beratungsleistungen zwischen 140 und 190 €. Dazu kommen häufig Anfahrt, Fahrzeit und Zuschläge außerhalb der Geschäftszeiten. Der reine Stundensatz sagt allerdings wenig aus, solange nicht feststeht, wie viele Stunden im Jahr anfallen.
Bei Staufenberg Advisory beginnt die IT-Betreuung bei 19 € pro Nutzer und Monat (Basic) mit Soforthilfe per Fernzugriff und permanenter Überwachung. Die meisten Kunden liegen mit dem Vollpaket zwischen 49 und 99 € pro Nutzer und Monat, abhängig davon, welche Bausteine von Microsoft 365 über Datensicherung bis zur Telefonanlage dazukommen. Es gilt immer ein Fixpreis pro Mitarbeiter, ohne Stundenabrechnung.
Auf dem Papier gewinnt die Abrechnung nach Aufwand, solange die IT ruhig läuft. Über ein volles Jahr gerechnet dreht sich das Bild meist, weil im Stundenmodell alles zusätzlich anfällt, was nicht Störungsbehebung ist: Überwachung, Kontrolle der Datensicherung, Sicherheitsarbeit, Dokumentation. Als Faustregel gilt: Ab etwa zehn bis fünfzehn Arbeitsplätzen oder sobald geschäftskritische Anwendungen im Spiel sind, ist der Fixpreis pro Nutzer die günstigere und deutlich planbarere Variante.
Für die meisten Betriebe unter 200 Arbeitsplätzen nicht. Eine IT-Vollzeitstelle kostet inklusive Lohnnebenkosten je nach Qualifikation und Region rund 65.000 bis 85.000 € im Jahr, ist bei Urlaub und Krankheit nicht ersetzbar und kann die Bandbreite von Netzwerk über Sicherheit bis Cloud nicht gleichmäßig gut abdecken. Ein Dienstleister wie Staufenberg Advisory stellt für einen Fixpreis pro Nutzer ein Team mit allen Spezialisierungen. Ab etwa 200 Arbeitsplätzen ist die Kombination sinnvoll: interne IT für Nähe und Fachanwendungen, externer Partner für Betrieb, Sicherheit und Spitzenlast.
Die häufigsten sind Mindestabrechnungseinheiten von einer angefangenen Stunde, Ticketpauschalen je Anfrage, Anfahrtspauschalen samt Fahrzeit, Bereitschaftsentgelte, Aufschläge für kürzere Reaktionszeiten und Lizenzmargen auf Microsoft-365-Abonnements. Einzeln wirkt jede Position klein; zusammen verschieben sie die Jahreskosten spürbar. Rechnen Sie deshalb jedes Angebot auf zwölf Monate hoch, bevor Sie Stundensätze vergleichen.
An sechs Mustern: Der Vertrag nennt einen Betrag ohne Leistungsumfang, Reaktionszeiten fehlen oder sind unbeziffert, jede Störung erzeugt eine eigene Rechnungsposition, Hardware-Empfehlungen kommen vor jeder Bedarfsanalyse, die Dokumentation bleibt beim Dienstleister, und die Preisliste enthält mehr Zuschläge als Leistungen. Trifft mehr als eines davon zu, lohnt ein Vergleichsangebot.
Bei Staufenberg Advisory ist die Übernahme Teil des Vertrags und wird nicht gesondert berechnet. Wir nehmen die bestehende Umgebung auf, dokumentieren sie, übernehmen Zugänge und Systeme und lassen die bisherige Betreuung so lange laufen, bis alles nachweislich funktioniert. In der Regel ist eine Übernahme innerhalb von 14 Tagen ohne Ausfalltag umgesetzt, auch dann, wenn der bisherige Betreuer nichts dokumentiert hat.
In stabilen Umgebungen liegt der reine Störungsaufwand bei etwa acht bis fünfzehn Stunden im Monat. Diese Zahl unterschätzt den tatsächlichen Bedarf allerdings, weil sie nur die sichtbare Arbeit enthält. Überwachung, Aktualisierungen, Kontrolle der Datensicherung, Sicherheitsarbeit und Dokumentation kommen hinzu und sind der Grund, warum ein Fixpreis pro Nutzer bei dieser Größenordnung meist günstiger ausfällt als die Abrechnung nach Aufwand.
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Innerhalb kurzer Zeit meldet sich ein geschulter Ansprechpartner – je nach Thema auch der Geschäftsführer persönlich. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten. Sie nehmen eine Einschätzung zu Machbarkeit und Zeitrahmen sowie konkrete Optimierungsvorschläge mit – eine fertige Erstberatung, die Sie theoretisch auch zu Ihrem bisherigen Dienstleister tragen könnten. Wir liefern zuerst Wert, dann reden wir über Zusammenarbeit.
