Was kostet ein IT-Dienstleister? Stundensätze, Pauschalen und Fixpreise im Vergleich

Für die Anwenderbetreuung liegen die Stundensätze im deutschen Mittelstand typischerweise zwischen 85 und 110 €, für System- und Netzwerkarbeiten zwischen 110 und 145 €, für Projekt- und Beratungsleistungen zwischen 140 und 190 €. Dazu kommen häufig Anfahrt, Fahrzeit und Zuschläge außerhalb der Geschäftszeiten. Der reine Stundensatz sagt allerdings wenig aus, solange nicht feststeht, wie viele Stunden im Jahr anfallen. Entscheidender als der Satz ist die Abrechnungseinheit: Ein Dienstleister mit 95 € pro Stunde, der jede angefangene Stunde voll berechnet, ist bei zwanzig kurzen Anfragen im Monat teurer als einer mit 130 €, der im Viertelstundentakt abrechnet. Fragen Sie deshalb immer nach beidem, und zusätzlich nach der Mindesteinheit pro Ticket. Regional schwanken die Sätze deutlich: In Ballungsräumen liegen sie am oberen Ende der genannten Spannen, in ländlichen Regionen am unteren, ohne dass die Leistung sich systematisch unterscheidet.

Bei Staufenberg Advisory beginnt die IT-Betreuung bei 19 € pro Nutzer und Monat (Basic) mit Soforthilfe per Fernzugriff und permanenter Überwachung. Die meisten Kunden liegen mit dem Vollpaket zwischen 49 und 99 € pro Nutzer und Monat, abhängig davon, welche Bausteine von Microsoft 365 über Datensicherung bis zur Telefonanlage dazukommen. Es gilt immer ein Fixpreis pro Mitarbeiter, ohne Stundenabrechnung. Der Vergleich zweier Angebote pro Nutzer scheitert in der Praxis selten am Preis, sondern am Umfang: Zwei Angebote mit demselben Betrag können sich in den Jahreskosten um den Faktor zwei unterscheiden, weil das eine Überwachung, Datensicherung und Sicherheitsarbeit enthält und das andere sie zusätzlich berechnet. Lassen Sie sich deshalb die enthaltenen Leistungen ausdrücklich getrennt von den zusätzlich berechneten aufschreiben. Nicht enthalten sind bei uns Projekte wie Migrationen oder Standortanbindungen; die kalkulieren wir nach Umfang und bei definiertem Vorhaben zum Festpreis.

Auf dem Papier gewinnt die Abrechnung nach Aufwand, solange die IT ruhig läuft. Über ein volles Jahr gerechnet dreht sich das Bild meist, weil im Stundenmodell alles zusätzlich anfällt, was nicht Störungsbehebung ist: Überwachung, Kontrolle der Datensicherung, Sicherheitsarbeit, Dokumentation. Als Faustregel gilt: Ab etwa zehn bis fünfzehn Arbeitsplätzen oder sobald geschäftskritische Anwendungen im Spiel sind, ist der Fixpreis pro Nutzer die günstigere und deutlich planbarere Variante. Darunter kann die Abrechnung nach Aufwand tatsächlich die richtige Wahl sein, und wir sagen das auch: Ein Büro mit fünf Arbeitsplätzen, stabiler Standardsoftware und ohne eigenen Server fährt mit einer verlässlichen Anlaufstelle auf Stundenbasis oft besser. Der zweite Faktor neben der Größe ist die Schmerzgrenze bei Ausfällen. Wo eine Stunde Stillstand die Produktion oder den Versand trifft, zählt Vorbeugung mehr als der Preis pro Stunde, und Vorbeugung wird im Stundenmodell strukturell nicht bezahlt.

Für die meisten Betriebe unter 200 Arbeitsplätzen nicht. Eine IT-Vollzeitstelle kostet inklusive Lohnnebenkosten je nach Qualifikation und Region rund 65.000 bis 85.000 € im Jahr, ist bei Urlaub und Krankheit nicht ersetzbar und kann die Bandbreite von Netzwerk über Sicherheit bis Cloud nicht gleichmäßig gut abdecken. Ein Dienstleister wie Staufenberg Advisory stellt für einen Fixpreis pro Nutzer ein Team mit allen Spezialisierungen. Ab etwa 200 Arbeitsplätzen ist die Kombination sinnvoll: interne IT für Nähe und Fachanwendungen, externer Partner für Betrieb, Sicherheit und Spitzenlast. Neben den Kosten steht ein Risiko in der Rechnung, das selten beziffert wird: Bei einer einzelnen Stelle liegt alles Wissen über Ihre Systeme in einem Kopf, und eine Kündigung nimmt es mit. Wer diesen Weg dennoch geht, sollte die Dokumentation vertraglich einfordern und regelmäßig prüfen, ob sie existiert. Und eine eigene Stelle deckt Bürozeiten ab: Rufbereitschaft für eine einzelne Person ist nicht dauerhaft tragfähig.

Die häufigsten sind Mindestabrechnungseinheiten von einer angefangenen Stunde, Ticketpauschalen je Anfrage, Anfahrtspauschalen samt Fahrzeit, Bereitschaftsentgelte, Aufschläge für kürzere Reaktionszeiten und Lizenzmargen auf Microsoft-365-Abonnements. Einzeln wirkt jede Position klein; zusammen verschieben sie die Jahreskosten spürbar. Rechnen Sie deshalb jedes Angebot auf zwölf Monate hoch, bevor Sie Stundensätze vergleichen. Zwei weitere Positionen fallen erst später auf und gehören in dieselbe Rechnung: Preisanpassungsklauseln, die eine jährliche Erhöhung ohne Verhandlung erlauben, und die Kündigungsfrist zusammen mit der Frage, was bei einem Wechsel an Übergabeleistung berechnet wird. Ein Vertrag, der die Herausgabe der Dokumentation als Zusatzauftrag behandelt, ist teurer als sein Preis. Fragen Sie ausdrücklich, was ein Wechsel kostet, solange Sie noch nicht gewechselt haben – nach der Unterschrift ist es keine Verhandlung mehr, sondern eine Rechnung. Ein Anbieter, der diese Frage ausweichend beantwortet, hat sie für sich schon entschieden.

An sechs Mustern: Der Vertrag nennt einen Betrag ohne Leistungsumfang, Reaktionszeiten fehlen oder sind unbeziffert, jede Störung erzeugt eine eigene Rechnungsposition, Hardware-Empfehlungen kommen vor jeder Bedarfsanalyse, die Dokumentation bleibt beim Dienstleister, und die Preisliste enthält mehr Zuschläge als Leistungen. Trifft mehr als eines davon zu, lohnt ein Vergleichsangebot. Ein siebtes Muster ist das aussagekräftigste, weil es sich nicht im Vertrag zeigt, sondern im Gespräch: Der Dienstleister kann nicht erklären, was er im letzten Quartal für Sie getan hat. Wer Überwachung, Aktualisierungen und Prüfung der Datensicherung tatsächlich leistet, kann sie auch belegen, üblicherweise in einem kurzen monatlichen oder quartalsweisen Bericht. Fehlt dieser Nachweis über Monate, zahlen Sie erfahrungsgemäß für Bereitschaft, die nicht stattfindet. Fordern Sie ihn ein, bevor Sie kündigen – manchmal ist das schon die Lösung, und andernfalls haben Sie einen belegbaren Grund für den Wechsel.

Bei Staufenberg Advisory ist die Übernahme Teil des Vertrags und wird nicht gesondert berechnet. Wir nehmen die bestehende Umgebung auf, dokumentieren sie, übernehmen Zugänge und Systeme und lassen die bisherige Betreuung so lange laufen, bis alles nachweislich funktioniert. In der Regel ist eine Übernahme innerhalb von 14 Tagen ohne Ausfalltag umgesetzt, auch dann, wenn der bisherige Betreuer nichts dokumentiert hat. Kosten entstehen beim Wechsel an anderer Stelle, und darauf sollten Sie vorbereitet sein: beim alten Anbieter. Verbreitet sind Entgelte für die Herausgabe von Unterlagen, für die Übertragung von Lizenzen und Domains oder eine Restlaufzeit, die trotz Kündigung weiterläuft. Prüfen Sie deshalb den bestehenden Vertrag auf Kündigungsfrist und Übergabeklauseln, bevor Sie das Gespräch führen. Für die Übernahme selbst brauchen wir die Mitwirkung des Vorgängers nicht, für einen kostenfreien Ausstieg aus seinem Vertrag manchmal doch.

In stabilen Umgebungen liegt der reine Störungsaufwand bei etwa acht bis fünfzehn Stunden im Monat. Diese Zahl unterschätzt den tatsächlichen Bedarf allerdings, weil sie nur die sichtbare Arbeit enthält. Überwachung, Aktualisierungen, Kontrolle der Datensicherung, Sicherheitsarbeit und Dokumentation kommen hinzu und sind der Grund, warum ein Fixpreis pro Nutzer bei dieser Größenordnung meist günstiger ausfällt als die Abrechnung nach Aufwand. Die Zahl schwankt außerdem stärker mit der Beschaffenheit der Umgebung als mit der Zahl der Arbeitsplätze. Fünfundzwanzig identisch eingerichtete Notebooks mit Standardsoftware erzeugen einen Bruchteil des Aufwands von fünfundzwanzig unterschiedlich gewachsenen Rechnern mit drei Fachanwendungen und einem Server im Keller. Standardisierung ist deshalb der wirksamste Hebel bei den IT-Kosten, und sie ist der Grund, warum wir bei einer Übernahme zuerst aufnehmen und dann vereinheitlichen. Der Aufwand sinkt danach messbar, und zwar dauerhaft und nicht nur im ersten Jahr.