Kanzlei-IT verträgt weder Ausfälle in der Abgabephase noch unklare Zuständigkeiten bei Mandantendaten. Dieser Artikel ordnet den Leistungsschnitt im DATEV-Umfeld, benennt die Pflichten aus Berufsrecht und Datenschutz und rechnet die Kosten für eine Kanzlei mit 15 Arbeitsplätzen durch.
Managed Services für Steuerberater bedeuten, dass ein externer Dienstleister die IT der Kanzlei laufend betreibt, überwacht und absichert, zu einem festen Preis pro Arbeitsplatz und Monat. Auslagerbar ist der Betrieb: Systeme, Aktualisierungen, Sicherung, Sicherheit, Helpdesk und Telefonie. Nicht auslagerbar ist die Verantwortung für Mandate, Fristen und Freigaben. Ein tragfähiger Vertrag beschreibt genau diese Grenze.
Der Unterschied zu einer gewöhnlichen IT-Betreuung liegt weniger im Leistungskatalog als in den Randbedingungen einer Kanzlei. Drei davon verändern jede Entscheidung:
Alles Weitere dient dazu, diese drei Punkte in einen Vertrag zu übersetzen. Wie die Bausteine dahinter zusammenspielen, zeigt die Übersicht zu Managed IT und IT-Security.
Technisch unterscheidet sich eine Kanzlei mit 20 Arbeitsplätzen kaum von einem Planungsbüro derselben Größe. Rechtlich und wirtschaftlich unterscheidet sie sich an drei Punkten erheblich:
Wer Zugriff auf Kanzleisysteme erhält, sieht Mandantendaten: Umsätze, Löhne, Verträge. § 203 StGB regelt, unter welchen Bedingungen Berufsgeheimnisträger mitwirkende Personen einbeziehen dürfen. Ein Dienstleister mit Fernzugriff ist genau das: sorgfältig auszuwählen, schriftlich zur Geheimhaltung zu verpflichten, im Zugriff begrenzt.
Lohnläufe zum Monatsende, Voranmeldungen zum Zehnten, Beitragsnachweise vor dem drittletzten Bankarbeitstag, dazu die Abgabephase. Ein Ausfall an einem ruhigen Mittwoch im Juni ist ein Ärgernis. Derselbe Ausfall zwei Tage vor einem Stichtag verschiebt Zahlungen.
Buchführungsrelevante Unterlagen unterliegen Aufbewahrungsfristen, die nach Jahren zählen, und den GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Eine Sicherung, die läuft, sagt nichts aus, solange niemand belegt hat, dass sich daraus ein lesbarer Stand herstellen lässt.
Diese drei Punkte lassen sich nicht durch Fleiß ausgleichen; sie verlangen ein Vorgehen, das vor dem Ereignis feststeht. Vieles andere an Kanzlei-IT ist dagegen ganz normale IT: Arbeitsplätze, Netz, Postfächer, Mobilgeräte und Berechtigungen folgen denselben Regeln wie überall. Wer daraus ein exotisches Branchenpaket macht, verlangt Aufschläge für Standardarbeit.
Die Übersicht ordnet die Pflichten, die in einer Kanzlei auf die IT durchschlagen, und benennt, wer sie am Ende trägt. Sie ersetzt keine Rechtsberatung, macht aber sichtbar, worüber ein Vertrag sprechen muss.
| Pflicht | Was daraus für die IT folgt | Wer sie am Ende trägt |
|---|---|---|
| Verschwiegenheit (§ 203 StGB, Berufsrecht) | Zugriffe auf das Erforderliche begrenzt, personell zugeordnet, protokolliert; Dienstleister und eingesetzte Mitarbeiter schriftlich zur Geheimhaltung verpflichtet. | Die Kanzlei, unabhängig davon, wer die Technik betreibt |
| Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) | Ein Vertrag mit Weisungsrechten, benannten Unterauftragsverarbeitern, Serverstandorten, Löschkonzept und Nachweispflichten. | Die Kanzlei als Verantwortliche, der Dienstleister für seine Pflichten |
| Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) | Verschlüsselung, Mehrfaktor-Anmeldung, gepflegtes Berechtigungskonzept, Protokollierung, zeitnahe Aktualisierungen, ein geprüftes Sicherungsverfahren. | Beide: Die Kanzlei legt fest, der Dienstleister setzt um und weist nach |
| Meldepflicht bei Datenschutzvorfällen (Art. 33 DSGVO) | Erkennung im laufenden Betrieb, definierte Alarmierungswege, dokumentierte Ereignisse, Bewertung innerhalb von 72 Stunden. | Die Kanzlei meldet, der Dienstleister liefert die Fakten |
| Ordnungsmäßige Aufbewahrung (GoBD, § 147 AO) | Unveränderbare Ablage, Nachvollziehbarkeit und Auswertbarkeit über die gesamte Frist, dazu eine Verfahrensdokumentation des tatsächlichen Betriebs. | Die Kanzlei; Technik und Dokumentation hält der Dienstleister passend |
| Verfügbarkeit in Fristphasen | Ausfallkonzept mit Ersatzarbeitsplätzen, Störungsannahme außerhalb der Bürozeiten, Priorisierung fristkritischer Systeme. | Die Kanzlei gegenüber Mandanten, der Dienstleister gegenüber der Kanzlei |
Der Satz, auf den es ankommt: Verantwortung lässt sich nicht auslagern, Arbeit schon. Ein guter Vertrag verschiebt deshalb nicht die Verantwortung, sondern liefert die Nachweise, mit denen die Kanzlei ihr nachkommen kann. Mehrfaktor-Anmeldung, saubere Berechtigungen, Endgeräteschutz und ein geprüftes Sicherungsverfahren sind dabei nicht die Ausbaustufe, sondern die Grundausstattung, bei uns orientiert an ISO 27001 und BSI-Grundschutz. Wer tiefer einsteigen muss, findet die Bausteine auf der Seite zur IT-Sicherheitsberatung.
Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir Betriebsform, Sicherung, Berechtigungen und Erreichbarkeit durch und sagen Ihnen offen, wenn Ihre Umgebung bereits gut aufgestellt ist.
Kein anderer Faktor prägt Kanzlei-IT so stark wie das Herstellerumfeld. Fünf Punkte entscheiden darüber, ob der Betrieb ruhig läuft oder jeder Jahreswechsel zum Projekt wird:
Betriebssystemstände, Programmversionen, lokale Komponenten, Authentifizierungsmittel, dazu Scanner, Drucker und Archivablage: Für all das gibt der Hersteller Voraussetzungen vor. Wer davon abweicht, verliert im Fehlerfall die Grundlage, auf der Support arbeiten kann. Die Antwort heißt Standardisierung: einheitliche Arbeitsplätze, dokumentierte Stände, geprüfte Aktualisierungen.
Der Betrieb im Rechenzentrum des Herstellers verlagert Server, Programmpflege und einen Teil der Sicherung dorthin und verlangt dafür eine belastbare Leitung samt Ausweichverbindung: Ohne Netz steht die Kanzlei. Die lokale Installation behält die Kontrolle im Haus und verlangt Server, Terminalumgebung, Sicherung, Wartungsfenster und einen Plan für den Hardwarewechsel. Beides ist vertretbar; die Frage gehört in eine Rechnung über mehrere Jahre, nicht in eine Grundsatzdebatte. Arbeitsplätze, Netz, Peripherie und Sicherheit bleiben in beiden Fällen betreuungspflichtig.
Programmpflege kommt in Wellen, mit den Jahreswechselarbeiten als härtestem Termin. Sie braucht Fenster außerhalb der Arbeitszeit und eine Reihenfolge, die Server, Terminalumgebung und Arbeitsplätze zusammenhält. Ein Fenster, das in die Abgabephase fällt, kostet mehr, als es an Koordination spart.
Belege kommen aus Kassensystemen, Warenwirtschaften, Lohnvorsystemen, Bankschnittstellen und Mandantenportalen. Fehler entstehen an den Übergängen: ein abgebrochener Transfer, ein geändertes Format, ein abgelaufener Zugang. Betrieb heißt hier, die Übertragungswege zu überwachen und die Zuständigkeit zu klären, bevor die Kanzlei es am fehlenden Beleg bemerkt.
Staufenberg Advisory ist DATEV-Partner und betreut das technische Umfeld: Arbeitsplätze, Netz, Server, Rechte, Anbindung, Sicherung. Fachliche Fragen zu Programmfunktionen, zur Buchungslogik oder zur Lohnabrechnung gehören zum Hersteller und zur fachlichen Betreuung der Kanzlei. Wir führen die Kommunikation mit dem Herstellersupport, wir ersetzen ihn nicht.
Diese Abgrenzung ist der ehrlichste Teil des Gesprächs: Wir halten das technische Umfeld auf einem Stand, auf dem die Programme arbeiten können, treffen aber keine fachlichen Entscheidungen in Buchführung, Jahresabschluss oder Lohnabrechnung. Was ein moderner Betreuungsvertrag darüber hinaus umfasst, haben wir für den allgemeinen Fall auf der Seite EDV-Dienstleister zusammengefasst.
Ein starres Kanzleipaket gibt es bei uns nicht: Jeder Baustein ist einzeln wählbar. In der Praxis entscheiden sich die meisten Kanzleien für den vollen Umfang, weil Betrieb aus einer Hand weniger Übergaben erzeugt und Übergaben die häufigste Fehlerquelle sind.
Server, Terminalumgebung, Netz und Anbindungen werden permanent überwacht. Ein volllaufender Datenträger oder eine abbrechende Sicherung fällt auf, bevor es jemand in der Kanzlei bemerkt.
Sicherheitsaktualisierungen und Programmpflege werden geprüft, terminiert und in fester Reihenfolge eingespielt. Die Kanzlei arbeitet auf einem dokumentierten Stand.
Gesichert wird automatisiert und mehrstufig. Entscheidend ist der zweite Teil: protokollierte Wiederherstellungstests mit echten Daten, terminiert außerhalb der Fristphasen.
Jeder Rechner und jedes Mobilgerät zentral verwaltet und geschützt, dazu ein Berechtigungskonzept: wer welche Mandate, Laufwerke und Postfächer sieht. Orientiert an ISO 27001 und BSI-Grundschutz.
Eine feste Anlaufstelle für jedes technische Anliegen, vom neuen Arbeitsplatz bis zum Scanner, der nicht mehr ins Archiv liefert. Störungsannahme rund um die Uhr, ohne Aufpreis.
Cloud-Telefonie mit Rufgruppen je Sachgebiet, Vertretungsregeln und Anbindung mobiler Geräte, mitbetreut statt als eigenes Gerät im Technikraum gepflegt.
Zur Cloud-TelefonanlageBetrieb der Portale und Übertragungswege, über die Mandanten Unterlagen einreichen: Zugänge, Überwachung der Übertragungen, klare Zuständigkeit bei Störungen im Mandantensystem.
Zwei Bausteine werden regelmäßig unterschätzt. Der erste ist der Wiederherstellungstest: die einzige belastbare Aussage über Ausfallsicherheit, terminiert im Jahresablauf statt im Ernstfall. Der zweite ist die Telefonie, denn Erreichbarkeit ist Teil der Mandantenbeziehung. Rufgruppen je Sachgebiet, Vertretungsregeln und mobile Anbindung lassen sich mitbetreuen, statt ein eigenes Gerät im Technikraum weiterzupflegen; die Bausteine dazu stehen auf der Seite zur Cloud-Telefonanlage.
Die häufigste Enttäuschung in Betreuungsverträgen entsteht nicht an der Technik, sondern an einer unscharfen Grenze. Diese Aufteilung hat sich in Kanzleien bewährt, die wir betreuen:
Der Prüfstein: Wenn ein Anbieter zusagt, Aufgaben aus der linken Spalte zu übernehmen, ist das kein besonders umfassendes Angebot, sondern ein Hinweis darauf, dass die Zuständigkeiten nicht durchdacht sind. Umgekehrt gilt genauso: Wer Punkte aus der rechten Spalte in der Kanzlei liegen lässt, etwa die Kontrolle der Sicherung, verkauft eine Betreuung, die den Namen nicht trägt.
Kostenlos, mit konkreten Vorschlägen zum Mitnehmen und ohne die Erwartung, dass Sie Ihren bisherigen Dienstleister wechseln.
In einer Kanzlei ist die Abrechnung nach Aufwand doppelt unangenehm: Sie ist nicht planbar, und sie belastet ausgerechnet die Monate, in denen ohnehin Druck herrscht. Der Fixpreis pro Arbeitsplatz dreht die Interessenlage, weil der Dienstleister an stabilem Betrieb verdient und nicht an Störungen.
Soforthilfe per Fernzugriff und permanente Überwachung. Der Einstieg für kleine Kanzleien, die im Rechenzentrum des Herstellers arbeiten und vor allem eine verlässliche Anlaufstelle brauchen.
Betrieb, Überwachung, Aktualisierungen, Microsoft 365, Sicherung mit Wiederherstellungstests, Endgeräteschutz, Berechtigungen, Helpdesk und auf Wunsch die Telefonie. Wo genau, entscheiden die gewählten Bausteine.
Wechsel der Betriebsform, zweiter Standort, Ablösung eines alten Servers: kalkuliert nach Umfang. Bei definiertem Leistungsumfang steht der Betrag vor Projektbeginn fest.
Wo eine Kanzlei im Korridor landet, entscheidet der Umfang, nicht das Verhandlungsgeschick. Nach oben wirken eigene Server und eine Terminalumgebung im Haus, mehrere Standorte und gewachsene Sonderlösungen; nach unten wirkt Standardisierung: einheitliche Geräte, ein zentraler Identitätsdienst, klare Rollen je Sachgebiet, wenige und gut dokumentierte Belegwege. Wie die Modelle am Markt insgesamt aussehen, zeigt der Artikel Was kostet ein IT-Dienstleister?
Gerundete Modellwerte für eine Kanzlei mit 15 Arbeitsplätzen an einem Standort und üblicher Ausstattung. Sie ersetzen kein Angebot, machen die Größenordnungen aber vergleichbar.
| Modell | Jahreskosten (Beispiel) | Was enthalten ist und was nicht |
|---|---|---|
| Abrechnung nach Aufwand | rund 11.500 € pro Jahr | Acht Stunden im Monat zu 120 €. Überwachung, Kontrolle der Sicherung, Sicherheitsarbeit und Dokumentation sind nicht enthalten; Störungen in der Abgabephase erhöhen den Betrag. |
| Managed Service, Vollpaket | rund 12.400 € pro Jahr | 15 Arbeitsplätze zu 69 € im Monat, inklusive Betrieb, Überwachung, Sicherheit, Sicherung mit Wiederherstellungstests und Support ohne Stundenzettel, dazu Störungsannahme rund um die Uhr. |
| Eigene IT-Kraft in Teilzeit | 33.000 bis 43.000 € pro Jahr | Eine halbe Stelle inklusive Lohnnebenkosten, ohne Vertretung bei Urlaub und Krankheit und ohne Werkzeuge für Überwachung und Sicherung. |
Auf dem Papier liegt die Abrechnung nach Aufwand um rund 900 € vorn, solange die angesetzten acht Stunden im Monat genügen. Ein einziges Ereignis zehrt den Vorsprung auf: zwei Tage eingeschränkter Betrieb vor einem Stichtag, ein defekter Server, ein Verschlüsselungsvorfall. Entscheidend ist ohnehin die dritte Spalte, denn im Aufwandsmodell fehlen die Arbeiten, die Störungen verhindern: Überwachung, Aktualisierungen, Kontrolle der Sicherung, Wiederherstellungstests, Berechtigungspflege, Dokumentation. Beauftragt man sie einzeln, liegen beide Modelle gleichauf; verzichtet man darauf, verschiebt man ein Risiko in eine Fristphase.
Sechs Prüfsteine, die sich in Erstgesprächen bewährt haben. Sie kosten zwanzig Minuten und trennen belastbare Angebote von freundlichen Absichtserklärungen:
Diese Frage beantwortet nahezu jeder Anbieter mit ja. Belastbar wird das Gespräch erst konkret: Wie viele Kanzleien betreuen Sie, in welcher Betriebsform, wer legt die Wartungsfenster fest, wie ist die Abgrenzung zum Herstellersupport geregelt?
Verlangen Sie den Entwurf vor der Beauftragung, mit Unterauftragsverarbeitern, Serverstandorten, Löschkonzept und der Regelung für Fernzugriffe. Wer ihn erst nach Vertragsschluss liefert, hat ihn nicht vorbereitet.
Fragen Sie nach dem Datum des letzten Wiederherstellungstests und nach dem Protokoll. „Wir sichern täglich“ ist keine Aussage über Wiederherstellbarkeit. Ebenso wichtig: Wie lange dauert eine vollständige Wiederherstellung, und welche Arbeitsergebnisse wären in dieser Zeit verloren?
In Fristphasen wird abends und am Wochenende gearbeitet. „Schnellstmöglich“ ist keine Zusage. Verlangen Sie eine bezifferte Reaktionszeit, die Unterscheidung zwischen Reaktion und Lösung und die Antwort, was Bereitschaft zusätzlich kostet.
Netzplan, Zugänge, Lizenzen, Konfigurationen: Kanzleieigentum und Teil der Verfahrensdokumentation. Werden sie nicht laufend übergeben, zahlen Sie beim nächsten Wechsel zweimal. Die Herausgabe gehört in den Vertrag, nicht in den guten Willen.
Ein Angebot für einen neuen Server, bevor jemand Auslastung, Betriebsform und die Variante im Rechenzentrum gerechnet hat, verrät die Reihenfolge. Wir liefern Hardware, wenn sie die wirtschaftlichere Lösung ist; unsere Empfehlung hängt jedoch nicht daran, dass Sie eine kaufen.
Die größte Sorge vor einem Wechsel ist nie der neue Dienstleister, sondern der Übergang: Was, wenn der bisherige Betreuer keine Unterlagen herausgibt? Was, wenn mitten in der Übergabe ein Stichtag liegt? Beides ist beherrschbar, in fünf Schritten:
Betriebsform, Server, Arbeitsplätze, Zugänge, Lizenzen, Sicherungsstände. Gibt es keine Dokumentation, was häufiger vorkommt, erstellen wir sie nach unserem Standard.
Auftragsverarbeitungsvertrag, Verpflichtung der eingesetzten Mitarbeiter und ein Zugriffskonzept. Erst danach beginnt die technische Übernahme.
Die bestehende Umgebung läuft weiter, bis die Übernahme abgeschlossen und nachweislich funktionsfähig ist. Es gibt keinen Tag ohne arbeitsfähige Systeme.
Die Übernahme liegt in einer ruhigen Phase, nicht vor einem Stichtag und nicht in den Jahreswechselarbeiten. Realistisch ist sie in 14 Tagen abgeschlossen.
Volle Leistung, voller Service, keine lange Bindung. Überzeugt die Zusammenarbeit nicht, endet sie zum Monatsende; die Dokumentation bleibt in der Kanzlei.
Zur Dokumentationsübernahme: Der häufigste Fall ist nicht die verweigerte Herausgabe, sondern die nicht vorhandene Dokumentation. Deshalb nehmen wir die Umgebung selbst auf, bevor der bisherige Betreuer aus der Verantwortung geht, und sind nie auf dessen Mitwirkung angewiesen. Das Ergebnis bleibt gepflegt in der Kanzlei und ist zugleich der Kern der Verfahrensdokumentation, die nach GoBD ohnehin vorliegen muss.
Managed Services sind kein Selbstzweck. Drei Konstellationen, in denen ein Vollpaket die falsche Antwort ist, und wir das im Erstgespräch auch so sagen:
Drei Arbeitsplätze, Anwendungen vollständig im Rechenzentrum des Herstellers, kein eigener Server: Hier trägt ein schmaler Vertrag mit Sicherheit, Sicherung und Erreichbarkeit. Wir betreuen ab zwei Arbeitsplätzen, aber ein Vollpaket wäre bezahlte Redundanz.
Wenn der Belegfluss stockt, weil nicht definiert ist, wer prüft, wer nachfordert und wer freigibt, löst das kein Betreuungsvertrag. Wir sagen das im Erstgespräch, statt eine weitere Technikschicht darüber zu legen.
Steht der Wechsel der Betriebsform, ein Umzug ins Rechenzentrum oder eine Fusion in wenigen Monaten an, lohnt es sich, den Betreuungsumfang danach zu schneiden. Sonst wird eine Umgebung dokumentiert, die kurz darauf ersetzt wird.
Unser altes Wartungsfenster lag am ersten Freitag im Monat, unabhängig davon, was bei uns anstand. Zweimal fiel das mitten in die Lohnwoche. Heute wird der Plan gegen unseren Kalender gelegt, und die Arbeiten liegen abends.
Für uns war der Auftragsverarbeitungsvertrag der Prüfstein. Der Entwurf lag vor der Beauftragung auf dem Tisch, mit Unterauftragsverarbeitern, Serverstandorten und der Regelung für Fernzugriffe. Unser altes Dokument war drei Jahre alt.
Beim Wechsel hat uns eine Frage interessiert: ob wir am Montag arbeitsfähig sind. Die alte Umgebung lief weiter, bis die neue nachweislich stand, und wir haben zum ersten Mal das Protokoll einer echten Wiederherstellung gesehen.
Managed Services bedeuten, dass ein externer Dienstleister die IT der Kanzlei laufend betreibt, überwacht und absichert, zu einem festen Preis pro Arbeitsplatz und Monat statt nach Stunden. In Kanzleien umfasst das Server und Terminalumgebung oder die Anbindung an das Rechenzentrum des Herstellers, die Arbeitsplätze samt Peripherie, Microsoft 365, Sicherung mit Wiederherstellungstests, Endgeräteschutz, Berechtigungen, Helpdesk und auf Wunsch die Telefonie. Die fachliche Arbeit am Mandat bleibt in der Kanzlei. Der Unterschied zur Abrechnung nach Stunden liegt weniger im Preis als in der Interessenlage: Wer einen festen Betrag pro Arbeitsplatz erhält, verdient am besten, wenn nichts ausfällt, und investiert deshalb in Überwachung, Aktualisierungen und geprüfte Sicherungen. Wer nach Aufwand abrechnet, verdient an der Störung. Genau diese Arbeiten fehlen im Stundenmodell strukturell, weil sie niemand beauftragt, solange alles läuft. Für eine Kanzlei mit festen Abgabeterminen ist das der entscheidende Punkt, nicht der Preis pro Arbeitsplatz.
Ja, unter Bedingungen. § 203 StGB regelt, wann Berufsgeheimnisträger mitwirkende Personen einbeziehen dürfen; ein IT-Dienstleister mit Fernzugriff ist eine solche Person. Erforderlich sind seine sorgfältige Auswahl, die schriftliche Verpflichtung zur Geheimhaltung einschließlich der eingesetzten Mitarbeiter und die Beschränkung des Zugriffs auf das Notwendige. Datenschutzrechtlich kommt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO hinzu. Beides sollte vor dem ersten Zugriff vorliegen, und zwar schriftlich – eine mündliche Zusage genügt weder berufsrechtlich noch datenschutzrechtlich. Zwei Punkte werden dabei regelmäßig übersehen: Die Verpflichtung zur Geheimhaltung muss die eingesetzten Mitarbeiter des Dienstleisters einschließen, nicht nur das Unternehmen, und sie sollte namentlich nachvollziehbar sein. Sinnvoll ist zusätzlich ein protokollierter Fernzugriff, damit im Nachhinein feststellbar ist, wer wann verbunden war. Ein Dienstleister, der ohne diese Unterlagen auf Ihre Systeme zugreift, bringt Sie in die Pflicht, nicht sich selbst.
Bei Staufenberg Advisory beginnt die Betreuung bei 19 € pro Nutzer und Monat (Basic) mit Soforthilfe per Fernzugriff und permanenter Überwachung. Die meisten Kanzleien liegen mit dem Vollpaket zwischen 49 und 99 € pro Nutzer und Monat, abhängig von Betriebsform, eigenen Servern, Standorten und gewählten Bausteinen. Für 15 Arbeitsplätze ergibt das im Vollpaket rund 12.400 € im Jahr, als Fixpreis ohne Stundenabrechnung. Für den Vergleich mehrerer Angebote ist eine Angabe wichtiger als der Betrag: Was ist enthalten und was wird zusätzlich berechnet? Zwei Angebote mit demselben Preis pro Arbeitsplatz können sich in den Jahreskosten deutlich unterscheiden, wenn das eine Überwachung, Sicherungstests und Sicherheitsarbeit enthält und das andere sie als Auftrag abrechnet. Nicht enthalten sind bei uns Projekte wie ein Umzug ins Rechenzentrum oder eine Standortanbindung; die kalkulieren wir nach Umfang und bei definiertem Vorhaben zum Festpreis.
Nein, und das ist eine bewusste Abgrenzung. Staufenberg Advisory ist DATEV-Partner und betreut das technische Umfeld: Arbeitsplätze, Netz, Server, Berechtigungen, Anbindung, Sicherung und Peripherie. Fachliche Fragen zu Programmfunktionen, zur Buchungslogik oder zur Lohnabrechnung gehören zum Hersteller und zur fachlichen Betreuung der Kanzlei. Wir führen die Kommunikation mit dem Herstellersupport, damit technische Ursachen nicht zwischen den Zuständigkeiten liegen bleiben. Genau dort entsteht sonst der häufigste Ärger: Die Kanzlei meldet ein Problem, der Hersteller sieht keinen Programmfehler, der IT-Dienstleister keinen technischen, und eine Mitarbeiterin vermittelt zwischen beiden. Lassen Sie sich deshalb vorab zusagen, wer die Federführung hat, wenn die Ursache unklar ist. Bei uns liegt sie beim technischen Betreuer, weil er als Erster erkennen kann, ob Netz, Terminalsitzung, Datenbank oder Arbeitsplatz beteiligt sind. Die fachliche Beurteilung bleibt davon unberührt und in der Kanzlei.
Beides ist vertretbar, und die Antwort ergibt sich aus einer Rechnung über mehrere Jahre. Der Betrieb im Rechenzentrum verlagert Server und Programmpflege dorthin und verlangt eine belastbare Leitung samt Ausweichverbindung. Die lokale Installation behält die Kontrolle im Haus und verlangt Server, Wartungsfenster, Sicherung und einen Plan für den Hardwarewechsel. Arbeitsplätze, Netz und Sicherheit bleiben in beiden Fällen betreuungspflichtig. Bei der Entscheidung lohnt der Blick auf zwei Fragen, die den Ausschlag geben. Erstens die Leitung: Ein Betrieb im Rechenzentrum steht und fällt mit der Internetanbindung, und eine Kanzlei ohne Ausweichverbindung tauscht dann ein Serverrisiko gegen ein Leitungsrisiko. Zweitens die Vertretung: Wer betreibt den eigenen Server, wenn die zuständige Person im Urlaub ist und eine Wiederherstellung nötig wird? Beide Fragen sind unabhängig von der Technik zu beantworten und entscheiden häufiger als die Kostenrechnung, die meist nah beieinander liegt.
Die Hotline nimmt Störungen rund um die Uhr entgegen, an 365 Tagen im Jahr und ohne Aufpreis; die Bearbeitung beginnt sofort und nicht am nächsten Werktag. Für fristkritische Systeme gilt eine vorab festgelegte Priorisierung, dazu ein Ausfallkonzept mit Ersatzarbeitsplätzen. Garantiert sind Erreichbarkeit und sofortige Aufnahme; die Lösungszeit hängt vom Einzelfall ab. Wir formulieren das bewusst genau, weil die Branche hier gern unscharf bleibt: Eine zugesagte Lösungszeit, die niemand einhalten kann, hilft in der Abgabephase nicht. Was die Zusage praktisch wert macht, ist die Vorarbeit. Weil Ihre Umgebung dokumentiert und überwacht ist, sieht der Kollege am Telefon, wie die Kanzlei aufgebaut ist, statt sich erst einzuarbeiten. Und weil fristkritische Systeme vorab benannt sind, muss in der Störung nicht diskutiert werden, was zuerst wieder laufen soll. Diese Reihenfolge legen Sie fest, nicht wir, und wir halten sie schriftlich.
In fünf Schritten: Bestandsaufnahme und Dokumentation, rechtlicher Rahmen mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Verpflichtung zur Geheimhaltung, Parallelbetrieb der bestehenden Umgebung, Übernahme in einer ruhigen Phase außerhalb der Fristtermine und anschließend drei Monate Testzeit. Realistisch ist der Wechsel in 14 Tagen abgeschlossen, ohne Ausfalltag, und auch dann, wenn der bisherige Betreuer keine Unterlagen herausgibt – auf seine Mitwirkung sind wir nicht angewiesen. Kanzleispezifisch ist vor allem die Terminwahl: Umgestellt wird außerhalb der Fristtermine, nicht im Monat der Abgabe. Prüfen Sie zusätzlich früh den bestehenden Vertrag auf Kündigungsfrist und Übergabeklauseln, denn Kosten entstehen beim Wechsel erfahrungsgemäß beim alten Anbieter: für die Herausgabe von Unterlagen, für Lizenzübertragungen oder durch eine Restlaufzeit, die trotz Kündigung weiterläuft. Diese Posten lassen sich verhandeln, solange Sie noch nicht gekündigt haben; danach sind sie eine Rechnung. Wir sehen den Vertrag auf Wunsch vorab mit durch.
Die fachlichen Prozesse und alles, was daran hängt: wer bucht, wer prüft, wer freigibt, wie die Fristenkontrolle organisiert ist und welche Unterlagen auf welchem Weg in die Kanzlei kommen. Ebenso die Mandatsverantwortung samt Verschwiegenheitspflicht und die Entscheidung, welcher Dienstleister Zugriff erhält. Ein Managed Service übernimmt den Betrieb und weist ihn nach; die Verantwortung bleibt in der Kanzlei. Diese Grenze ist keine Formalie, sondern der Grund, warum die Zusammenarbeit funktioniert: Wir können sagen, ob eine Sicherung erfolgreich war und ob eine Wiederherstellung erprobt ist. Ob eine Frist eingehalten wurde, können wir nicht sagen. Eine praktikable Aufteilung sieht deshalb so aus: Die Kanzlei benennt, welche Systeme fristkritisch sind und in welcher Reihenfolge sie im Störungsfall wieder laufen müssen; wir richten Überwachung, Priorisierung und Ausfallkonzept danach aus und weisen die Ergebnisse regelmäßig nach.
Placetel, sipgate, Telekom, Microsoft Teams Phone: Die Funktionslisten ähneln sich, die Unterschiede liegen woanders. Der Artikel ordnet die Anbietertypen ein, benennt die sieben Auswahlkriterien, die wirklich zählen, und erklärt die Kostenlogik.
Artikel lesenIn einer Praxis hängt der Tagesablauf an Technik, für die niemand zuständig ist: Praxisverwaltungssystem, TI-Anbindung, Geräte, Patientendaten. Der Artikel zeigt, was Managed IT in einer Praxis konkret abdeckt, was sie kostet und welche Pflichten aus Schweigepflicht und DSGVO dazukommen.
Artikel lesenViele Mittelständler tragen eine Infrastruktur, die niemand mehr entworfen hat, sondern die über Jahre gewachsen ist. Der Artikel benennt die Bausteine, die jedes Unternehmen braucht, die typischen Altlasten und wann sich eine Modernisierung rechnet.
Artikel lesenIT-Notfall? Jetzt anrufen – Hotline 24/7.
Innerhalb kurzer Zeit meldet sich ein geschulter Ansprechpartner – je nach Thema auch der Geschäftsführer persönlich. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten. Sie nehmen eine Einschätzung zu Machbarkeit und Zeitrahmen sowie konkrete Optimierungsvorschläge mit – eine fertige Erstberatung, die Sie theoretisch auch zu Ihrem bisherigen Dienstleister tragen könnten. Wir liefern zuerst Wert, dann reden wir über Zusammenarbeit.
