In einer Praxis hängt der Tagesablauf an Technik, für die im Alltag niemand Zeit hat: Praxisverwaltungssystem, TI-Anbindung, angebundene Geräte, Datensicherung. Dieser Artikel zeigt, was Managed IT abdeckt, was sie pro Arbeitsplatz kostet und welche Pflichten aus Schweigepflicht und Datenschutz dazukommen.
Managed IT für eine Arztpraxis bedeutet, dass ein externer Dienstleister alle Systeme betreibt, überwacht und absichert, auf denen der Praxisbetrieb läuft: die Umgebung des Praxisverwaltungssystems, die Arbeitsplätze in Anmeldung und Sprechzimmern, das Netz, die Komponenten der Telematikinfrastruktur und die Datensicherung. Abgerechnet wird als Fixpreis pro Arbeitsplatz und Monat, bei Staufenberg Advisory ab 19 € im Basispaket und in der Regel zwischen 49 und 99 € in der Vollbetreuung. Nicht enthalten sind der Fachsupport im Praxisverwaltungssystem und Freigaben für Medizinprodukte: Beides bleibt beim jeweiligen Hersteller.
Der Unterschied zur Büro-IT liegt weniger in der Technik als in den Folgen. Fällt in einem Handelsbetrieb ein Server für zwei Stunden aus, verschiebt sich Arbeit. Fällt in einer Praxis der Zugriff auf die Karteikarte aus, sitzen Menschen im Wartezimmer, deren Termine sich nicht stapeln lassen, und die Pflichten laufen unverändert weiter: Schweigepflicht, Dokumentation, Nachweisbarkeit. Bevor Sie Angebote vergleichen, brauchen Sie deshalb drei Angaben:
Wie sich Stundensätze, Pauschalen und Fixpreise auf Jahreskosten hochrechnen lassen, steht im Artikel Was kostet ein IT-Dienstleister?. Die Leistungsbausteine selbst finden Sie auf der Seite Managed IT & IT-Security.
Die Liste ist länger, als die meisten Verträge vermuten lassen. Jede dieser Positionen sollte im Betreuungsvertrag benannt sein, nicht als „und alles Weitere“:
Termine, Karteikarte, Abrechnung, Formulare. Zur IT-Betreuung gehört alles, worauf das PVS aufsetzt: Server oder Terminalumgebung, Datenbank, Arbeitsplätze.
Die Telematikinfrastruktur hängt an einer eigenen Komponente, je nach Aufbau als Konnektor in der Praxis oder als TI-Gateway im Rechenzentrum.
Der Praxisausweis weist die Einrichtung aus, der Heilberufsausweis die Person. Beide Karten laufen ab; wird eine Verlängerung versäumt, stehen E-Rezept und eAU still.
Ultraschall, EKG oder Laboranbindung schreiben über Schnittstellen wie GDT und LDT in die Karteikarte, Bildgebung häufig über DICOM. Jede Verbindung ist eine empfindliche Stelle.
Rechner, Kartenlesegeräte, Rezept- und Etikettendrucker, Scanner. Ohne Formulardruck endet der Behandlungsvorgang nicht.
Das Netz mit PVS, TI-Komponenten und medizinischen Geräten hat im WLAN für Patienten nichts zu suchen. Die Trennung ist Arbeit von einem Nachmittag.
Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung. Dazu gehören Rücksicherung in eine Testumgebung und ein vorlagefähiges Protokoll.
Das Telefon ist der Hauptkanal der Anmeldung und der Engpass des Vormittags. Eine Anlage aus der Cloud verteilt Anrufe auf mehrere Plätze.
Zur Cloud-TelefonanlageRollen, namentliche Konten, Mehrfaktor-Anmeldung, Netzplan und Passwortverwaltung: der unspektakulärste und im Prüfungsfall wichtigste Teil der Praxis-IT.
Vormittags laufen dort drei Dinge gleichzeitig: Menschen am Schalter, das Telefon und die Eingabe im System. Entlasten lässt sich vor allem der mittlere Punkt. Eine Cloud-Telefonanlage verteilt Anrufe auf mehrere Plätze und macht sichtbar, wie viele davon unbeantwortet bleiben. Wo das nicht genügt, nimmt ein KI-Telefonassistent Anrufe außerhalb der Sprechzeiten an, erfasst Anliegen und Rückrufnummer und übergibt sie als Liste ans Team.
In Erstberatungen sind es fast immer dieselben Punkte. Erstens die Datensicherung: vorhanden, aber nie zurückgespielt, und häufig liegt jede Kopie im selben Raum wie der Server. Zweitens das Netz: Gäste-WLAN, Praxisnetz und medizinische Geräte in einem gemeinsamen Segment, weil es beim Aufbau schneller ging. Drittens die Berechtigungen: ein gemeinsames Konto für die Anmeldung. Alle drei Punkte sind in wenigen Tagen behoben und bleiben trotzdem jahrelang liegen, weil niemand zuständig ist.
Dann ist das der erste Punkt im Erstgespräch: 30 Minuten, kostenlos, mit einer nüchternen Einschätzung Ihrer Praxis-IT und konkreten Vorschlägen zum Mitnehmen.
Die Technik in einer Praxis ist nicht exotisch. Die Anforderungen an ihren Betrieb sind es: Schweigepflicht, besondere Datenkategorien, Nachweispflichten und ein Ablauf, der keine Ausfallstunden aufnehmen kann.
Seit der Neuregelung von 2017 dürfen schweigepflichtige Berufe externe Dienstleister mitwirken lassen, auch wenn diese Zugang zu Patientendaten erhalten. Bedingungen: sorgfältige Auswahl, schriftliche Verpflichtung zur Geheimhaltung, Beschränkung auf das notwendige Maß an Einblick. Verstößt der Dienstleister dagegen, ist er selbst strafbar. Praktisch heißt das: namentliche Zugänge statt Sammelkonto, protokollierte Fernzugriffe, Verpflichtungserklärung vor dem ersten Zugriff.
Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt und nur über einen Erlaubnistatbestand zulässig, in der Praxis über die Behandlung selbst. Daraus folgt ein höheres Schutzniveau nach Art. 32: Verschlüsselung, belastbares Zugriffskonzept, Protokollierung. Kommen Daten abhanden oder werden sie verschlüsselt, läuft die Meldefrist von 72 Stunden nach Art. 33, unabhängig davon, ob die Ursache schon verstanden ist.
Greift ein Dienstleister im Auftrag der Praxis auf Systeme mit Patientendaten zu, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, mit Anlage zu den technischen Maßnahmen, Liste der Unterauftragnehmer und Regeln zu Weisungsrecht, Löschung und Rückgabe. Keine Formalie, die man nachreicht, sondern die Grundlage, auf der der Zugriff zulässig ist.
Für vertragsärztliche Praxen gilt ein verbindlicher Anforderungskatalog, gestaffelt nach der Zahl der Personen, die ständig mit der Datenverarbeitung betraut sind; für dezentrale TI-Komponenten und medizinische Großgeräte gelten eigene Anhänge. Verlangt wird genau das, was im Praxisalltag als Erstes liegen bleibt: Aktualisierungen, Berechtigungen, Netztrennung, Sicherung, Dokumentation.
Es zählt nicht, was getan wurde, sondern was belegt werden kann: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Beschreibung der technischen Maßnahmen, Netzplan, Berechtigungsübersicht, Protokolle der Sicherung und der Wiederherstellungstests, Löschkonzept im Rahmen der Aufbewahrungsfristen. Fragt eine Aufsichtsbehörde nach, entscheidet die Aktenlage.
Eine Praxis arbeitet im Takt. Wer vormittags vierzig Menschen einbestellt hat, holt einen halben Tag Stillstand nicht am Abend nach: Die Termine wandern in eine Folgewoche, deren Kapazität längst vergeben ist. Nicht der Stundensatz entscheidet also, sondern wie viele Stunden Stillstand ein Betreuungsmodell im Jahr produziert.
Diese Anforderungen sind kein Grund, IT-Aufgaben in der Praxis zu behalten. Sie sind ein Grund, sie geordnet zu übergeben. Ein Vertrag, der Zuständigkeiten, Zugriffe und Nachweise regelt, erfüllt mehr davon als ein Zustand, in dem eine Mitarbeiterin die IT nebenbei macht, weil sie sich damit auskennt. Wie weit Sie über den Pflichtteil hinausgehen wollen, vom Notfallkonzept über Awareness-Trainings bis zum Penetrationstest, ist eine eigene Entscheidung. Den Rahmen dafür beschreibt unsere Seite zur IT-Sicherheitsberatung.
Ein starres Standardpaket gibt es nicht: Jeder Baustein ist einzeln wählbar. In Praxen entscheiden sich die meisten für die Vollbetreuung, weil eine geteilte Zuständigkeit im Störungsfall immer die Praxis kostet.
Server, Arbeitsplätze, Netz und Sicherungsläufe permanent überwacht. Eine volle Festplatte fällt auf, bevor die Sprechstunde beginnt.
Sicherheitsupdates werden geprüft, im Rahmen der Herstellerfreigaben eingespielt und dokumentiert. Kein Neustart mitten in der Sprechstunde.
Mehrfach gehaltene Sicherungen, davon eine außer Haus und eine unveränderbar. Die Rücksicherung wird in festem Turnus geprobt und protokolliert.
Jeder Rechner geschützt und zentral verwaltet, Zugriffe von außen mit zweitem Faktor. Orientiert an ISO 27001 und BSI-Grundschutz.
Praxisnetz, TI-Komponenten, Geräte und Gäste-WLAN getrennt geführt, die Firewall-Regeln laufend gepflegt.
Eine Nummer für alle IT-Anliegen. Die Störungsannahme läuft rund um die Uhr, an 365 Tagen im Jahr und ohne Aufpreis.
Was sich aus der Ferne nicht lösen lässt, wird in der Praxis gelöst, nach Möglichkeit in den Randzeiten.
E-Mail, Kalender und Ablage sauber eingerichtet und abgesichert. Die Behandlungsdokumentation bleibt im PVS, für medizinische Inhalte gelten die Wege der TI.
Ein Vertrag ist so gut wie seine Abgrenzung. Diese Gegenüberstellung gehört in jedes Angebot, damit im Störungsfall keine Diskussion über Zuständigkeiten entsteht:
Der wichtigste Punkt steht in der rechten Spalte: die Schnittstelle zum Hersteller. Ob eine Störung am Betriebssystem, am Netz, an der Datenbank oder am Programm selbst liegt, ist für eine Praxis nicht erkennbar und auch nicht ihre Aufgabe. Deshalb übernehmen wir die Klärung, sprechen mit dem Support des Herstellers und melden uns mit einem Ergebnis. Bei Freigaben an Medizinprodukten bleibt die Grenze hart: Wir spielen keine Aktualisierung ein, die eine Freigabe berührt, solange diese Freigabe nicht vorliegt.
Wir gehen ihn Position für Position durch, benennen die Lücken und sagen Ihnen offen, wenn Ihre Praxis bereits gut betreut ist.
In einer Praxis ist der Arbeitsplatz die belastbarere Bezugsgröße als der Kopf: Ein Behandlungszimmer nutzen mehrere Personen, die Betreuungslast entsteht am Gerät. So sieht der Korridor bei Staufenberg Advisory aus:
Soforthilfe per Fernzugriff und permanente Überwachung von Systemen und Sicherungsläufen. Der Einstieg für kleine Praxen, die größere Arbeiten einzeln beauftragen.
Überwachung, Aktualisierungen, Sicherung mit Wiederherstellungstest, Endpoint-Schutz, Netz und Firewall, Helpdesk und Einsatz vor Ort, auf Wunsch mit Telefonanlage. Wo genau in diesem Korridor, entscheidet der Umfang, nicht das Verhandlungsgeschick.
Umzug der PVS-Umgebung, Netztrennung, Neuaufbau der Sicherung, Anbindung eines weiteren Standorts: bei definiertem Leistungsbild zum Festpreis.
Ein eigener Server in der Praxis, viele angebundene Geräte mit Sonderschnittstellen, mehrere Standorte mit gemeinsamer Karteikarte, Software ohne Freigabe für gehosteten Betrieb und Altgeräte, die aus Freigabegründen nicht aktualisiert werden dürfen und deshalb aufwendig abgeschirmt werden müssen. Jeder Punkt ist erklärbar und gehört im Angebot beziffert, nicht in einer Pauschale versteckt.
Einheitliche Arbeitsplätze statt gewachsener Einzelstücke, eine gehostete PVS-Umgebung statt eines Servers im Nebenraum, klare Rollen und ein Verzeichnisdienst, über den Anmeldungen laufen. Ein guter Partner senkt die Betreuungskosten im Verlauf der Zusammenarbeit, weil er Sonderfälle abbaut, statt für jeden einen Zuschlag zu nehmen.
Gerundete Modellwerte für eine Praxis mit acht bis zwölf Arbeitsplätzen, einem Standort, eigener PVS-Umgebung und einigen angebundenen Geräten. Sie ersetzen kein Angebot, machen die Größenordnungen aber vergleichbar.
| Modell | Jahreskosten (Beispiel) | Was enthalten ist und was nicht |
|---|---|---|
| Abrechnung nach Aufwand | rund 7.900 € pro Jahr | Fünf Stunden im Monat zu 120 € plus eine Anfahrt monatlich. Überwachung, Kontrolle der Sicherung, Aktualisierungen und Dokumentation sind nicht enthalten. |
| Vollbetreuung im Fixpreis | rund 8.300 € pro Jahr | Zehn Arbeitsplätze zu 69 € im Monat, inklusive Überwachung, Aktualisierungen, Sicherung samt Wiederherstellungstest, Endpoint-Schutz und Support ohne Stundenzettel. |
| Basis plus Projektbudget | rund 2.300 € pro Jahr zzgl. Projekte | Zehn Arbeitsplätze zu 19 € im Monat für Überwachung und Fernhilfe, größere Arbeiten einzeln beauftragt. Tragfähig bei wenig eigener Serverlast. |
Bemerkenswert ist, wie nah die beiden ersten Zeilen beieinander liegen. Genau das ist der Punkt: Der Fixpreis ist bei dieser Größe nicht dramatisch günstiger, er ist derselbe Betrag mit einem anderen Inhalt. Im Aufwandsmodell bezahlen Sie Reaktion, im Fixpreis zusätzlich Vorbeugung, also Überwachung, Aktualisierungen, Kontrolle der Sicherung, Wiederherstellungstests und Dokumentation.
Die Rechnung kippt an einer einzigen Stelle: bei einem größeren Ereignis. Ein verschlüsselter Server, ein Ausfall der PVS-Datenbank, ein abgelaufenes Zertifikat am Montagmorgen, und die kalkulierten fünf Stunden im Monat sind Makulatur. Rechnen Sie deshalb nicht mit dem stillen Jahr, sondern mit dem Jahr, in dem einmal etwas passiert. Die abgesagte Sprechstunde steht in keiner der beiden Spalten.
Fast jeder IT-Dienstleister führt Arztpraxen in seiner Branchenliste. Notieren Sie die Antworten auf diese Fragen schriftlich, dann vergleichen sich Angebote von selbst:
| Frage an den Anbieter | Woran Sie eine belastbare Antwort erkennen |
|---|---|
| Betreuen Sie heute Praxen, und in welchem Software-Umfeld? | Eine konkrete Antwort mit Systemnamen und Größenordnung, dazu zwei Praxen vergleichbarer Größe als Referenz. |
| Wie ist der Fernzugriff auf unsere Systeme geregelt? | Namentliche Konten mit Mehrfaktor-Anmeldung, protokolliert. Ein Sammelkonto für „die IT“ ist ein Ausschlussgrund, kein Verhandlungspunkt. |
| Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag samt Maßnahmenanlage vor? | Der Vertrag liegt vor dem ersten Zugriff vor, mit Unterauftragnehmern und Verpflichtung zur Geheimhaltung nach § 203 StGB. |
| Wie oft wird die Wiederherstellung geprobt, und wer erhält das Protokoll? | Ein Turnus, ein Protokoll, ein Ansprechpartner. „Die Sicherung läuft“ ist eine Beobachtung, keine Zusage. |
| Wer spricht mit dem PVS-Hersteller, wenn die Ursache unklar ist? | Der Dienstleister übernimmt die Klärung. Verweisen zwei Anbieter aufeinander, sitzt die Praxis dazwischen. |
| Was passiert freitags um 19 Uhr und montags um 7 Uhr? | Eine Nummer, die jemand annimmt, ohne Aufpreis, mit bezifferter Frist bis zur Aufnahme des Anliegens. |
| Was gehört uns, wenn die Zusammenarbeit endet? | Dokumentation, Zugangsdaten, Lizenzen und Konfigurationen gehören der Praxis, und die Herausgabe steht im Vertrag. |
Diese Muster begegnen uns in Praxen regelmäßig. Trifft mehr als eines auf Ihre Situation zu, lohnt eine zweite Meinung:
Ein Konto, das mehrere Techniker gemeinsam nutzen, macht jede Nachvollziehbarkeit unmöglich: Sie können nicht belegen, wer wann welche Karteikarte geöffnet hat. Verlangen Sie namentliche Konten, einen zweiten Faktor und eine Protokollierung, die Ihnen auf Anfrage vorgelegt wird.
Ein Angebot für Hardware, bevor jemand Auslastung, Herstellerfreigaben und gehostete Alternativen geprüft hat, verrät die Reihenfolge der Interessen. Wir liefern und implementieren Systeme selbst, Hardware eingeschlossen. Unsere Empfehlung hängt aber nicht am Verkauf: Wir rechnen die Varianten gegeneinander und begründen schriftlich, warum eine davon günstiger ist. Was wir nicht liefern, ist ein Server, den die Praxis nicht braucht.
Der häufigste Fund in Erstberatungen: Sicherungen existieren seit Jahren, und niemand hat geprüft, ob sich daraus ein arbeitsfähiges System herstellen lässt. Oft fehlt die PVS-Datenbank im richtigen Zustand, oft liegt jede Kopie am selben Ort. Fragen Sie nach dem Datum des letzten Wiederherstellungstests.
Netzplan, Passwörter, Lizenzen, Konfiguration der TI-Komponenten: Diese Unterlagen gehören der Praxis. Wer sie nicht regelmäßig aktualisiert übergibt, macht einen Wechsel teuer und einen Notfall unübersichtlich.
Die größte Sorge vor einem Wechsel ist nie der neue Dienstleister, sondern der Übergang. Beide typischen Befürchtungen, fehlende Unterlagen und ein Ausfall während der Übergabe, lassen sich mit einem geordneten Vorgehen ausräumen:
Wir sehen uns vor Ort an, was tatsächlich läuft: Server, Arbeitsplätze, PVS-Umgebung, TI-Komponenten, Geräte, Netz, Sicherung, Zugänge.
Gibt es Unterlagen, übernehmen wir sie. Gibt es keine, der häufigere Fall, dokumentieren wir Ihr Bestandssystem nach unserem Standard.
Die bestehende Umgebung läuft weiter, bis die Übernahme abgeschlossen ist. Es gibt keinen Moment ohne funktionierendes System an der Anmeldung.
Arbeiten mit Neustart legen wir in die Randzeiten. Realistisch ist die Übernahme in 14 Tagen abgeschlossen, ohne Ausfalltag.
Volle Leistung, voller Service. Überzeugt die Zusammenarbeit nicht, endet sie zum Monatsende, ohne Kleingedrucktes.
Ein Betreuungsvertrag ist kein Selbstzweck. Es gibt Konstellationen, in denen wir davon abraten, und wir sagen das im Erstgespräch, nicht nach der Unterschrift:
Läuft das PVS auf einem einzigen Rechner, sind keine Geräte angebunden und arbeitet das Team zu zweit, ist eine Vollbetreuung überdimensioniert. Sinnvoll sind ein Basispaket für Überwachung und Fernhilfe, eine einmal richtig eingerichtete Sicherung mit Kopie außer Haus und eine klare Nummer für den Störungsfall.
Steht die Übergabe absehbar an, ist eine Modernisierung das falsche Projekt. Dann geht es darum, den Bestand abzusichern und die Unterlagen so aufzubereiten, dass die Nachfolge ohne Archäologie starten kann. Wir sagen das offen, auch wenn ein mehrjähriger Vertrag für uns das bessere Geschäft wäre.
Wo eine interne IT existiert, ersetzt Managed IT sie nicht, sondern ergänzt sie: Rufbereitschaft außerhalb der Kernzeiten, Vertretung bei Urlaub und Krankheit, Spezialwissen für Netz und Sicherheit. Der Zuschnitt ist dann ein anderer, und das gehört ins Angebot geschrieben.
An einem Montagmorgen gab es keinen Zugriff auf die Karteikarte, und um acht war das Wartezimmer voll. Die Hotline hat sich innerhalb von Minuten aufgeschaltet, gegen halb neun lief die Anmeldung wieder. Bei unserem alten Betreuer hätten wir am Nachmittag einen Rückruf bekommen.
Bei drei Standorten wusste niemand mehr, wer welchen Zugang hat und wo welche Sicherung liegt. Heute gibt es einen gepflegten Netzplan, eine Berechtigungsübersicht und Protokolle der Wiederherstellungstests. Unsere Datenschutzbeauftragte bekommt ihre Nachweise, ohne dass jemand suchen muss.
Uns wurde jahrelang ein neuer Server empfohlen, jedes Jahr etwas dringlicher. Stattdessen wurde nachgerechnet, was wir wirklich brauchen. Die große Investition blieb aus, und die Anbindung unserer Geräte läuft seither ruhiger als vorher.
Bei Staufenberg Advisory beginnt die Betreuung bei 19 € pro Arbeitsplatz und Monat für Überwachung und Fernhilfe. Die Vollbetreuung mit Aktualisierungen, Sicherung samt Wiederherstellungstest, Endpoint-Schutz, Netzbetreuung, Helpdesk und Einsatz vor Ort liegt zwischen 49 und 99 € pro Arbeitsplatz und Monat. Für eine Praxis mit zehn Arbeitsplätzen ergibt das rund 8.300 € im Jahr, als Fixpreis und ohne Zuschlag für Anrufe außerhalb der Bürozeiten. Zwei Posten gehören in dieselbe Rechnung, stehen aber selten im Angebot: die Betreuung der TI-Komponenten samt Überwachung der Kartenlaufzeiten, und die Endgeräte, die alle vier bis fünf Jahre ersetzt werden. Wer nur das Jahr mit Gerätewechsel betrachtet, hält seine Praxis-IT für teuer. Was den Preis dagegen kaum bewegt, ist die Zahl der Behandlungsräume; entscheidend ist die Zahl der Arbeitsplätze und ob ein eigener Server betrieben wird. Ohne Server verschiebt sich der Betrag deutlich nach unten.
Ja, unter Bedingungen. Seit der Neuregelung von § 203 StGB im Jahr 2017 dürfen schweigepflichtige Berufe externe Dienstleister mitwirken lassen, wenn diese sorgfältig ausgewählt, schriftlich zur Geheimhaltung verpflichtet und auf das notwendige Maß an Einblick beschränkt werden. Zusätzlich braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Verstößt der Dienstleister gegen die Geheimhaltung, ist er selbst strafbar. Praktisch heißt das für Sie: Vor dem ersten Fernzugriff müssen zwei Unterlagen vorliegen, die Verpflichtung zur Geheimhaltung einschließlich der namentlich eingesetzten Mitarbeiter und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ein Dienstleister, der ohne diese Unterlagen auf Ihre Systeme geht, bringt Sie in die Pflicht, nicht sich. Sinnvoll ist außerdem ein protokollierter Zugriff, damit im Nachhinein nachvollziehbar ist, wer wann verbunden war. Wir legen beide Unterlagen vor dem ersten Zugriff vor und nicht als Nachtrag, weil die Pflicht dazu bei Ihnen liegt und nicht bei uns.
Für alles, worauf das PVS aufsetzt: ja, von Server und Datenbank über Arbeitsplätze und Drucker bis zu Netz, Sicherung und Geräteanbindung. Fachfragen im Programm selbst, etwa zu Abrechnungsziffern oder Formularen, gehören zum Hersteller-Support, weil dort das Produktwissen liegt. Tragfähig ist die Arbeitsteilung nur, wenn der IT-Dienstleister die Klärung mit dem Hersteller übernimmt. Genau daran scheitert sie in der Praxis am häufigsten: Die Praxis meldet eine Störung, der IT-Dienstleister sieht keinen Fehler an der Technik, der Hersteller sieht keinen im Programm, und die Mitarbeiterin am Empfang vermittelt zwischen beiden. Lassen Sie sich deshalb vorab zusagen, wer die Federführung übernimmt, wenn die Ursache unklar ist. Bei uns liegt sie beim technischen Betreuer, weil er als Erster sehen kann, ob Netz, Datenbank oder Arbeitsplatz beteiligt sind. Ihr Team soll eine Nummer anrufen und nicht zwei.
Die Einbindung der TI-Komponenten in Netz und Arbeitsplätze, ihre Aktualisierung und die Überwachung von Laufzeiten gehören in den Betreuungsvertrag, gleichermaßen für einen Konnektor in der Praxis und für ein TI-Gateway im Rechenzentrum. Die Karten selbst werden über die zuständigen Ausgabestellen beantragt und verlängert; die Praxis bleibt Antragstellerin. Ein guter Dienstleister erinnert rechtzeitig daran, weil ein Ablauf E-Rezept und eAU sofort stoppt. Die Erinnerung ist dabei kein Höflichkeitsdienst, sondern die einzige wirksame Vorsorge: Der Ersatz einer abgelaufenen Karte dauert Tage bis Wochen, und in dieser Zeit fällt der betroffene Weg aus. Wir hinterlegen die Laufzeiten deshalb in der Überwachung und melden sie mit mehreren Monaten Vorlauf. Der zweite regelmäßige Stolperstein sind Aktualisierungen der TI-Komponenten, die zu festen Terminen fällig werden. Beides gehört in einen Betreuungsvertrag hinein, statt an einer einzelnen Person im Team zu hängen.
Die Störungsannahme läuft rund um die Uhr, damit die Bearbeitung nicht erst am nächsten Werktag beginnt. Meist lässt sich per Fernzugriff eingreifen, andernfalls kommt ein Techniker in die Praxis. Entscheidend ist die Vorarbeit: Wer eine geprobte Wiederherstellung, eine dokumentierte Umgebung und ein Notfallblatt für das Team hat, spricht über Stunden. Wer das nicht hat, spricht über Tage. Das Notfallblatt ist dabei der billigste der drei Punkte und wird am häufigsten vergessen: eine Seite, ausgedruckt und am Empfang griffbereit, mit der Rufnummer der Störungsannahme, dem Vorgehen für die Dokumentation auf Papier und der Frage, welche Behandlungen ohne System weiterlaufen können. Eine Praxis, die das einmal durchgesprochen hat, verliert im Ernstfall Minuten statt einer Sprechstunde. Wir erstellen es bei der Übernahme und aktualisieren es bei jeder Änderung der Umgebung, damit es im Ernstfall nicht veraltet am Empfang hängt.
Häufig nicht. Gibt der Hersteller des PVS den Betrieb in einer gehosteten Umgebung frei, entfällt die einmalige Investition und es bleiben planbare monatliche Kosten. Es gibt aber Fälle, in denen ein System vor Ort die richtige Antwort bleibt, etwa bei Geräten mit strikten lokalen Anforderungen oder bei Software ohne Freigabe für gehosteten Betrieb. Wir rechnen die Varianten gegeneinander und legen die Begründung schriftlich vor. Der entscheidende Punkt ist dabei nicht die Technik, sondern die Freigabe des Herstellers: Was das Praxisverwaltungssystem nicht für den gehosteten Betrieb freigibt, wird auch dann nicht betrieben, wenn es technisch möglich wäre – im Fehlerfall stünden Sie ohne Unterstützung da. Diese Freigabe klären wir vor der Empfehlung ab. Wo ein Server bleibt, gehören drei Dinge verbindlich dazu: ein Wartungsfenster, eine erprobte Wiederherstellung und ein Termin für den Hardwarewechsel, bevor das Gerät ihn selbst bestimmt.
In fünf Schritten: Bestandsaufnahme vor Ort, Dokumentation des Bestandssystems nach unserem Standard, Parallelbetrieb der alten Umgebung, Umbau in den Randzeiten der Sprechstunde und drei Monate Testzeit. Realistisch ist die Übernahme in 14 Tagen abgeschlossen, ohne Ausfalltag, auch dann, wenn der bisherige Betreuer keine Unterlagen herausgibt. Die Übernahme ist Teil des Vertrags. Staufenberg Advisory betreut Praxen und MVZ im Umfeld gängiger Praxisverwaltungssysteme und übernimmt dabei auch Konnektor, SMC-B und Kartenterminals. Der praxisspezifische Unterschied zu einem gewöhnlichen Wechsel liegt in der Terminplanung: Umgebaut wird in den Randzeiten und an Schließtagen, nicht in der Sprechstunde, und die Reihenfolge richtet sich nach dem Sprechstundenplan statt nach der Technik. Vorher klären wir zusätzlich den rechtlichen Rahmen, also Verpflichtung zur Geheimhaltung und Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides liegt vor dem ersten Fernzugriff vor, damit die Übernahme nicht mit einem Verstoß beginnt.
Als Anhaltspunkt: Ab etwa fünf bis acht Arbeitsplätzen, spätestens mit eigenem Server, angebundenen Geräten oder mehreren Standorten ist die Vollbetreuung wirtschaftlich, weil im Stundenmodell genau die Arbeiten fehlen, die Ausfälle verhindern. Darunter kann ein Basispaket mit sauber eingerichteter Sicherung die bessere Wahl sein. Eine Einzelpraxis mit zwei Rechnern braucht keinen Vollvertrag, und wir sagen das auch. Es gibt allerdings einen Auslöser, der die Größenfrage überstimmt und schon bei zwei Arbeitsplätzen greift: eine Datensicherung, deren Wiederherstellung noch nie erprobt wurde. Das ist keine Frage der Praxisgröße, sondern der Existenz, denn Patientendaten sind nicht rekonstruierbar. Wer sonst nichts beauftragt, sollte mindestens das prüfen lassen. Der zweite größenunabhängige Punkt sind Zugänge von außen ohne zweiten Faktor – ein einzelnes erratenes Kennwort öffnet dann die gesamte Umgebung, unabhängig davon, wie viele Rechner daran hängen. Beides prüfen wir im Erstgespräch, auch ohne Vertrag.
Stundensatz, Pauschale oder Fixpreis pro Nutzer: Die Abrechnungsmodelle unterscheiden sich stärker als die Leistungen dahinter. Der Artikel zeigt die üblichen Preiskorridore, ein Rechenbeispiel über 25 Arbeitsplätze und die Warnsignale eines überteuerten Vertrags.
Artikel lesenPlacetel, sipgate, Telekom, Microsoft Teams Phone: Die Funktionslisten ähneln sich, die Unterschiede liegen woanders. Der Artikel ordnet die Anbietertypen ein, benennt die sieben Auswahlkriterien, die wirklich zählen, und erklärt die Kostenlogik.
Artikel lesenDATEV-Umfeld, Mandantendaten, Fristen: Kanzlei-IT verträgt weder Ausfälle noch Experimente. Der Artikel ordnet ein, welche Aufgaben sich sinnvoll auslagern lassen, was in der Kanzlei bleiben muss und woran Sie einen kanzleitauglichen Dienstleister erkennen.
Artikel lesenIT-Notfall? Jetzt anrufen – Hotline 24/7.
Innerhalb kurzer Zeit meldet sich ein geschulter Ansprechpartner – je nach Thema auch der Geschäftsführer persönlich. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten. Sie nehmen eine Einschätzung zu Machbarkeit und Zeitrahmen sowie konkrete Optimierungsvorschläge mit – eine fertige Erstberatung, die Sie theoretisch auch zu Ihrem bisherigen Dienstleister tragen könnten. Wir liefern zuerst Wert, dann reden wir über Zusammenarbeit.
