Die meisten mittelständischen IT-Landschaften sind gewachsen, nicht entworfen. Dieser Artikel benennt die zehn Bausteine, die jedes Unternehmen braucht, rechnet Cloud gegen eigenen Server über die Laufzeit und legt die Reihenfolge fest, in der eine Modernisierung ohne Ausfalltag gelingt.
IT-Infrastruktur ist die Gesamtheit der technischen Grundlagen, auf denen die Arbeit eines Unternehmens läuft: Internetanbindung, Netzwerk und WLAN, Firewall und Netztrennung, Identitäten samt Verzeichnisdienst, Endgeräte, Server oder bezogene Cloud-Dienste, Datenablage, Backup, Telefonie sowie Drucken und Scannen. Fachanwendungen wie ERP, Warenwirtschaft oder Praxissoftware setzen darauf auf. Sie können nie besser laufen als die Schichten unter ihnen.
Ob eine Infrastruktur trägt, entscheidet sich nicht an Produktnamen, sondern an vier Fragen, die jede Geschäftsführung beantworten können sollte:
Wer diese vier Fragen beantworten kann, hat eine Infrastruktur. Wer sie nicht beantworten kann, hat eine Sammlung von Geräten. Der Unterschied fällt am ruhigen Dienstag nicht auf und ist am Tag der Störung nicht mehr zu korrigieren.
Der Umfang ist bei fünf Arbeitsplätzen derselbe wie bei fünfhundert, nur die Ausführung unterscheidet sich. Was dagegen in gewachsenen Umgebungen regelmäßig fehlt, ist nicht ein Baustein, sondern das Zusammenspiel: Jede Schicht trägt die darüber.
Von unten nach oben gelesen: Schwächen in einer unteren Schicht sind in einer oberen nicht zu reparieren.
Liegen Anwendungen, Telefonie und Dateiablage außerhalb des Hauses, ist die Leitung die kritischste Komponente im Betrieb. Entscheidend ist nicht die Bandbreite im Datenblatt, sondern die zugesagte Entstörzeit und eine zweite, technisch unabhängige Anbindung.
Verkabelung, Switches und Zugangspunkte bestimmen, wie schnell sich Arbeit im Haus anfühlt. Typische Schwachstellen: über Jahre nachgerüstete Etagen, Switches ohne Einblick in ihren Zustand und ein WLAN-Schlüssel, den jeder Besucher der letzten Jahre kennt.
Die Firewall braucht ein gültiges Abonnement, gepflegte Regeln und Protokolle, die jemand liest. Ebenso wichtig ist die Trennung im Inneren: Gäste, Produktionsanlagen, Kameras und Büroarbeitsplätze gehören nicht in dasselbe Netz.
Ein Konto pro Person, zentral verwaltet, mit klaren Rollen und einem geregelten Ende beim Austritt. Der Verzeichnisdienst ist der Angelpunkt der ganzen Umgebung: Wer ihn kontrolliert, kontrolliert alles darüber.
Notebooks und Mobilgeräte gehören in eine zentrale Verwaltung, die Verschlüsselung, Updates und Grundeinstellungen erzwingt. Vier Gerätegenerationen aus vier Beschaffungsjahren sind kein Kostenvorteil, sondern der häufigste Grund für Störungen ohne Muster.
Hier fällt die Entscheidung mit der größten finanziellen Hebelwirkung: eigene Hardware oder bezogene Dienste. Beides ist legitim, aber nur eines passt zu Ihrem Anwendungsprofil. Die Antwort ergibt sich aus den Fachanwendungen, nicht aus einem Katalog.
Wo Dateien liegen, wer sie sieht und welche Version die verbindliche ist. Gewachsene Umgebungen verteilen dieselben Dokumente auf Netzlaufwerk, Cloud-Ordner und lokale Schreibtische. Ohne geordnete Ablage bedeuten Berechtigungen nichts.
Ein Backup ist erst dann eines, wenn die Rücksicherung erprobt und ihre Dauer bekannt ist. Dazu gehören mehrere Generationen, eine Kopie außerhalb des Standorts und ein Stand, den ein Angreifer nicht verändern kann.
Der Baustein, an den bei einer Modernisierung zuletzt jemand denkt, und der mit dem sichtbarsten Effekt: Erreichbarkeit über Standorte hinweg, Rufgruppen ohne Techniker und eine Nebenstelle, die im Homeoffice wie am Schreibtisch funktioniert.
Zur Cloud-TelefonanlageUnterschätzt, aber täglich im Weg: Treiberchaos, Geräte mit eigenem Web-Zugang ohne Passwortwechsel, Scanner mit unverschlüsseltem Mailversand. Druckdienste gehören in dieselbe Verwaltung wie alles andere.
Das ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Wir nehmen den Bestand auf, benennen die drei größten Risiken und sagen Ihnen, was davon wirklich Geld kostet.
Ausgangslage: In den meisten Erstgesprächen sitzt uns kein Unternehmen gegenüber, das Fehler gemacht hat, sondern eines, das gewachsen ist. Die IT wurde über fünfzehn oder zwanzig Jahre entlang des jeweils drängendsten Bedarfs erweitert, und jede Entscheidung war für sich vernünftig. Die Summe ist es nicht mehr.
Folge: Der Betrieb hängt an Details, die niemand aufgeschrieben hat, und das Risiko sitzt an Stellen, die im Alltag unsichtbar bleiben. Eine Modernisierung beginnt deshalb nie mit einer Beschaffung, sondern mit einer Aufnahme des Bestands. Was eine solche Übernahme umfasst, auch ohne Unterlagen des Vorgängers, beschreiben wir auf der Seite Managed IT & IT-Security.
Diese Muster begegnen uns in Bestandsaufnahmen regelmäßig. Sie sind kein Vorwurf, sondern die vorhersehbare Folge einer IT, die nie entworfen wurde:
Sie ist entstanden: ein Server für die Warenwirtschaft, später ein zweiter für die Dateiablage, dazwischen ein Switch, weil ein Anschluss fehlte, und irgendwann Microsoft 365 für die E-Mail. Jede Entscheidung war zu ihrer Zeit richtig. Zusammengenommen ergeben sie eine Umgebung, deren Verhalten niemand vollständig erklären kann.
Meist beim langjährigen Betreuer oder beim technisch begabten Mitarbeiter aus der Verwaltung. Er weiß, welcher Dienst nach einem Neustart zuerst laufen muss und warum eine Anwendung nur mit einem bestimmten Konto funktioniert. Geht diese Person, geht die Betriebsfähigkeit mit.
Übernahme ohne DokumentationKein Netzplan, keine Lizenzübersicht, keine Liste der Zugänge, keine Notiz darüber, welche Firewall-Regel wofür geöffnet wurde. Im Alltag fällt das nicht auf. Es fällt an dem Tag auf, an dem die Fehlersuche mit Raten beginnt, oder an dem ein Prüfer nach dem Berechtigungskonzept fragt.
Die häufigste und teuerste Altlast. Der Sicherungsauftrag meldet seit Jahren Erfolg, doch eine vollständige Rücksicherung hat nie jemand versucht. Ob die Daten konsistent sind, ob die Fachanwendung damit startet und wie lange der Vorgang dauert, klärt sonst erst der Ernstfall.
Ursprünglich lief darauf eine Anwendung, die es längst nicht mehr gibt. Geblieben ist ein Windows-Server als zentrales Netzlaufwerk: ohne Klimatisierung, ohne unterbrechungsfreie Stromversorgung, hinter einer Tür, die jeder öffnen kann, mit einem Betriebssystem am Ende seines Supports. Er trägt die wichtigsten Daten des Unternehmens und ist der am schlechtesten geschützte Gegenstand im Haus.
Rechte wurden vergeben, als jemand sie brauchte, und nie wieder entzogen. Nach einigen Jahren sieht der Praktikant von damals die Personalordner, ausgeschiedene Mitarbeiter besitzen aktive Konten, dieselbe Freigabe existiert dreifach mit unterschiedlichen Regeln.
Der Vergleich wird meist falsch geführt, weil ein Kaufpreis gegen einen Monatsbetrag gestellt wird. Aussagekräftig ist nur die Betrachtung über die gesamte Nutzungsdauer, üblicherweise fünf bis sieben Jahre:
| Kriterium | Eigener Server im Haus | Cloud-Dienste |
|---|---|---|
| Anschaffung | Einmalige Investition in Server, Speicher, Lizenzen und Einrichtung, meist fünfstellig und im Voraus zu binden | Keine Anschaffung, sondern ein monatlicher Betrag je Nutzer und Dienst |
| Laufender Aufwand | Wartungsvertrag, Ersatzteile, Strom, Klimatisierung, Wartungsfenster außerhalb der Arbeitszeit | Betrieb, Ersatz und Erneuerung der Plattform liegen beim Anbieter |
| Updates und Patchstand | Müssen geplant, getestet und eingespielt werden; verschobene Wartung ist die häufigste Ursache veralteter Systeme | Die Plattform wird laufend aktualisiert; zu betreuen bleiben Konfiguration, Konten und Endgeräte |
| Ausfallrisiko | Netzteil, Datenträger, Klimaanlage oder Stromausfall treffen unmittelbar den gesamten Betrieb | Redundanz ist Teil des Dienstes; in unseren Cloud-Umgebungen gilt 99,9 % Verfügbarkeit |
| Zugriff von außen | Nur über zusätzlich aufgebaute Zugänge, in der Praxis der schwächste Punkt | Von Haus aus vorgesehen, mit Multifaktor-Anmeldung und ohne offene Tür ins eigene Netz |
| Skalierung | Kapazität wird für die Nutzungsdauer im Voraus gekauft und ist danach gesetzt | Nutzerzahl und Speicher werden monatlich angepasst, nach oben wie nach unten |
| Nach fünf bis sieben Jahren | Die nächste Investition in vergleichbarer Höhe steht an, oft samt Wechsel des Betriebssystems | Kein Investitionszyklus, kein Stichtag, keine erneute Entscheidung über Hardware |
Wo nichts dagegen spricht, gehören zentrale Dienste in eine professionell betriebene Cloud-Umgebung. Der Grund ist wirtschaftlich: Es entfällt die Investition, es entfällt der Erneuerungszyklus, und die Kapazität folgt dem Unternehmen statt einer Beschaffungsentscheidung von vor sechs Jahren.
Wir liefern und implementieren beides, eigene Hardware wie Cloud-Umgebungen, und wir verkaufen Hardware auch dort, wo sie ihren Zweck erfüllt. Entscheidend ist die Reihenfolge: zuerst die Bedarfsanalyse, dann das Angebot. Unsere Empfehlung hängt nicht am Hardware-Verkauf, und wir schlagen keinen Server vor, den Sie nicht brauchen. Wie diese Betreuung im Alltag aussieht, lesen Sie auf der Seite zum EDV-Dienstleister.
Ausgangslage: Ein Mittelständler legte uns die Empfehlung seines langjährigen Betreuers vor, 150.000 € in einen neuen Server vor Ort zu investieren, alternativlos, so hieß es.
Ergebnis: Die Bedarfsanalyse ergab, dass diese Investition nicht erforderlich war. Umgesetzt wurde eine Cloud-Umgebung, die selbst der Hersteller der eingesetzten Branchensoftware zunächst nicht für möglich hielt: keine einmalige Anschaffung, planbare monatliche Kosten, stabilerer Betrieb als zuvor. Der Fall zeigt, was die Prüfung wert ist.
Cloud First ist eine Vorzugsregel, kein Dogma. In diesen vier Fällen gehört Rechenleistung an den Standort, und wir sagen das auch dann, wenn es die aufwendigere Variante ist:
Steuerungen, Messsysteme und Anlagen mit Echtzeitanforderung erwarten Antwortzeiten, die eine Leitung nach außen nicht garantiert. Hier bleibt Rechenleistung vor Ort, als klar umrissener Bestand an der Fertigung, während Verwaltung, E-Mail und Dateiablage außerhalb liegen können.
Manche Branchenanwendungen setzen einen lokalen Dienst voraus, weil der Hersteller nichts anderes freigibt. Gegen dessen Freigabe zu betreiben kostet im Störungsfall Unterstützung und Zeit. Wir prüfen deshalb vor jeder Beschaffung, was sich verlagern lässt und was nachweislich bleiben muss.
Auftraggeber im öffentlichen oder sicherheitsrelevanten Umfeld schreiben gelegentlich vor, wo Daten liegen und wer sie verarbeitet. Das ist eine Frage der Vertragslage, nicht der Technik, und sie hat Vorrang. Häufig lässt sie sich auf wenige Datenbestände begrenzen.
Konstruktionsdaten, Videomaterial oder Messreihen im Terabyte-Bereich zu übertragen verlangt Bandbreite, die an manchen Standorten nicht verfügbar ist. Dann gehört der schnelle Speicher an den Ort der Entstehung, gesichert und gespiegelt.
Kostenlos, in 30 Minuten und mit einer Zahl, die Sie Ihrem Beirat vorlegen können. Auch dann, wenn das Ergebnis am Ende für die Hardware spricht.
Fünf Maßnahmen entscheiden über den Unterschied zwischen einem Zwischenfall von Stunden und einer Existenzfrage. Sie sind, an ISO 27001 und BSI-Grundschutz orientiert, der Kern jeder tragfähigen Umgebung und gehören in die Grundausstattung, nicht in ein Zusatzangebot:
Mehrere Generationen, eine Kopie außerhalb des Standorts, ein Stand, den ein Angreifer nicht nachträglich verändern kann, und mindestens ein Rücksicherungstest im Jahr mit dokumentierter Dauer. Erst dieser Test macht aus einer Sicherung eine Zusage.
Der wirksamste und günstigste einzelne Schritt, den ein mittelständisches Unternehmen gehen kann. Gestohlene Zugangsdaten sind der Regelfall, nicht die Ausnahme; ein zweiter Faktor macht sie wertlos. Ohne Ausnahmen für Geschäftsführung und Technik, denn genau diese Konten sind das Ziel.
Betriebssysteme, Anwendungen, Firewall und Netzwerkgeräte brauchen eine Regel, wer wann prüft und einspielt, und einen Nachweis darüber. Der überwiegende Teil erfolgreicher Angriffe nutzt Schwachstellen, für die es längst eine Korrektur gab.
Ein Schutzprogramm auf jedem Gerät, dessen Meldungen in einer Konsole auflaufen, die jemand sieht. Der Unterschied zeigt sich am Tag des Vorfalls: Verwaltet ist das betroffene Gerät in Minuten identifiziert, sonst erfährt man vom Vorfall durch den Anruf eines Mitarbeiters.
Zugriff folgt der Aufgabe, nicht der Person, und endet mit ihr. Eintritt, Wechsel und Austritt sind als Ablauf beschrieben, Administratorrechte getrennt vom Arbeitskonto. Das begrenzt den Schaden eines übernommenen Kontos auf den Bereich, für den es gedacht war.
Diese fünf Punkte sind kein Sicherheitskonzept, sondern seine Voraussetzung. Wo darüber hinaus Anforderungen aus NIS2, aus Kundenverträgen oder aus einer Zertifizierung bestehen, führt der Weg über eine Bestandsaufnahme mit Lückenanalyse. Unsere Arbeit ist an ISO 27001 und BSI-Grundschutz angelehnt; ein eigenes ISO-27001-Zertifikat tragen wir nicht, und das benennen wir lieber, als es offen zu lassen. Den vollständigen Überblick finden Sie auf der Seite IT-Sicherheitsberatung.
Die folgenden Werte sind gerundete Größenordnungen für ein Büro mit 25 Arbeitsplätzen, einem Standort und üblicher Ausstattung. Sie ersetzen kein Angebot, machen aber sichtbar, welche Position das Budget tatsächlich bestimmt:
| Position | Größenordnung im Jahr | Was dahinter steckt |
|---|---|---|
| Arbeitsplatz-Lizenzen | 4.000 bis 7.000 € | Microsoft 365 je Nutzer und Monat, je nach Plan rund 13 bis 22 €. Der höhere Plan enthält Geräteverwaltung und Sicherheitsfunktionen, die sonst einzeln beschafft werden. |
| Endgeräte, auf die Nutzungsdauer verteilt | 6.000 bis 10.000 € | 25 Notebooks samt Dock und Bildschirm zu 1.200 bis 1.800 €, verteilt auf vier bis fünf Jahre. |
| Netz, Firewall und WLAN | 1.500 bis 3.500 € | Firewall-Abonnement, Zugangspunkte und Switches. Ohne gültiges Abonnement ist eine Firewall ein Router mit Logo. |
| Cloud-Dienste statt eigener Server | 3.000 bis 9.000 € | Serverdienste, Dateiablage und Fachanwendung. Eine Warenwirtschaft mit Datenbank liegt am oberen Ende, reine Dateiablage am unteren. |
| Backup und Wiederherstellung | 1.200 bis 3.000 € | Sicherung der Cloud-Daten und der verbliebenen lokalen Systeme, mit unveränderlichem Stand und jährlichem Rücksicherungstest. |
| Telefonie | 900 bis 2.400 € | Cloud-Telefonanlage je Nebenstelle, inklusive Rufnummern und Verbindungen, anstelle von Wartung und Ersatzteilen. |
| Laufende Betreuung | 15.000 bis 30.000 € | Fixpreis pro Nutzer und Monat für Betreuung, Überwachung, Sicherheit und Support. Die Korridore stehen im Kostenartikel. |
In der Summe liegt eine solche Umgebung bei rund 32.000 bis 65.000 € im Jahr, und der größte Einzelposten ist nicht die Technik, sondern die Betreuung. Genau deshalb entscheidet Standardisierung über die Kosten: Einheitliche Geräte, ein Verzeichnisdienst, bezogene Dienste statt eigener Server und wenige Sonderlösungen senken nicht die Lizenzrechnung, sondern den Aufwand darüber.
Für den Vergleich zwischen Investition und laufendem Aufwand, und für die Frage, ob eine Modernisierung im laufenden Betrieb finanzierbar ist. Meist lautet die Antwort ja, weil die Cloud-Variante die Anschaffung durch monatliche Kosten ersetzt und ein Teil der Digitalisierungskosten über Landes- und Bundesprogramme gefördert werden kann. Die Abrechnungsmodelle der Betreuung rechnen wir im Artikel Was kostet ein IT-Dienstleister? gegeneinander.
Die Reihenfolge ist keine Geschmacksfrage. Wer sie umkehrt und mit neuen Geräten beginnt, zahlt für dieselbe Arbeit zweimal, weil jedes Gerät nach der Ordnung der Identitäten erneut eingerichtet wird.
Vor jeder Beschaffung steht die Inventur: Geräte, Dienste, Lizenzen, Zugänge, Verträge, Abhängigkeiten. Sie kostet wenige Tage, verändert technisch nichts und verhindert den häufigsten Fehler: eine Investition in den Teil, der gar nicht das Problem war.
Der erste Eingriff mit unmittelbarer Wirkung. Solange nicht erprobt ist, dass Daten zurückkommen, ist jeder weitere Schritt eine Wette. Diese Station ist auch dann richtig, wenn die Modernisierung im Übrigen verschoben wird.
Konten aufräumen, Rollen festlegen, Administratorrechte trennen, zweiten Faktor durchsetzen, Austritte als Ablauf beschreiben. Ohne Hardware, ohne Ausfallzeit, mit dem größten Sicherheitsgewinn pro eingesetztem Euro.
Firewall, Segmentierung, WLAN und die Internetanbindung samt Rückfallebene. Diese Station gehört vor jede Verlagerung, denn eine Umgebung außerhalb des Hauses ist nur so gut wie der Weg dorthin.
Jetzt entscheidet sich, was von der eigenen Hardware verschwindet und was bleibt. Verlagert wird in Abschnitten, mit Parallelbetrieb je Bereich, damit an keinem Tag jemand ohne Zugriff auf seine Daten arbeitet.
Zum Schluss die sichtbaren Dinge, und ausdrücklich zum Schluss: Neue Notebooks vor geordneten Identitäten bedeuten, dass jedes Gerät zweimal eingerichtet wird.
Was sich zusammen erledigen lässt: Station drei und vier greifen ineinander, weil zweiter Faktor und Übergang nach außen dieselben Zugänge betreffen. Ebenso gehören Endgerätewechsel, die Umstellung der Telefonie und die Neuordnung der Druckdienste in ein Zeitfenster, weil die Mitarbeiter dann eine Umstellung erleben und nicht drei. Nie zusammenlegen sollten Sie die Verlagerung von Serverdiensten mit dem Austausch der Endgeräte: Sobald zwei Veränderungen als Ursache in Frage kommen, dauert jede Klärung doppelt so lange.
Läuft die Umgebung dokumentiert, mit erprobtem Backup und aktuellem Patchstand, ist eine Modernisierung eine Frage der Wirtschaftlichkeit und nicht der Dringlichkeit. Dann planen Sie den Zeitpunkt und tauschen zum Ende der Nutzungsdauer.
Steht eine ERP-Einführung, ein Wechsel der Branchensoftware oder ein Zusammenschluss an, ändern sich die Anforderungen an die Infrastruktur mit dem Projekt. Vorher zu beschaffen bedeutet, zweimal zu entscheiden.
Eine Modernisierung braucht auf Ihrer Seite Entscheidungen, Freigaben und eine Person, die Fragen beantwortet. Fehlt diese Kapazität in einer Hochphase, ist ein späterer Start dem halb durchgeführten Projekt vorzuziehen. Wir sagen das auch dann, wenn es den Auftrag verschiebt.
Umzüge verändern Verkabelung, Anbindung und Netzaufbau vollständig. Steht ein Wechsel in den nächsten zwölf Monaten an, gehört die Infrastrukturplanung in das Umzugsprojekt.
Was nie wartet: ein Backup ohne erprobte Wiederherstellung, ein Zugang von außen ohne zweiten Faktor und ein Betriebssystem ohne Herstellersupport. Diese drei Punkte kosten wenig im Vergleich zu dem, was ihr Fehlen kostet.
Unsere IT war über fünfzehn Jahre gewachsen, und der Server stand im Aktenschrank neben der Buchhaltung. Statt eines Angebots für neue Hardware bekamen wir zuerst eine Aufnahme des Bestands. Verlagert wurde danach in Abschnitten, und die Fertigung hat keinen Tag stillgestanden.
Die unangenehmste Erkenntnis kam am ersten Tag: Unser Backup lief seit Jahren fehlerfrei, ließ sich aber nicht vollständig zurückholen. Das wurde vor allem anderen in Ordnung gebracht, mit einem Rücksicherungstest, dessen Dauer wir jetzt kennen. Vorher hätte ich diese Frage nicht beantworten können.
Wir hatten drei Standorte mit drei getrennten Netzen und einer Telefonanlage, die nur einer bedienen konnte. Heute arbeiten alle in derselben Umgebung, und neue Mitarbeiter sind am ersten Tag arbeitsfähig. Für uns ist vor allem der Wegfall der Sonderlösungen entscheidend gewesen.
Alle technischen Grundlagen, auf denen die Arbeit läuft: Internetanbindung, Netzwerk und WLAN, Firewall und Netztrennung, Identitäten samt Verzeichnisdienst, Endgeräte und ihre Verwaltung, Server oder bezogene Cloud-Dienste, Datenablage, Backup mit erprobter Wiederherstellung, Telefonie sowie Drucken und Scannen. Fachanwendungen wie ERP oder Warenwirtschaft setzen darauf auf und laufen nie besser als die Schichten darunter. Diese Reihenfolge erklärt einen Effekt, der in Unternehmen regelmäßig zu Fehlschlüssen führt: Wenn das ERP langsam ist, liegt die Ursache häufiger in der Internetanbindung, im WLAN oder in einem überlasteten Server als in der Anwendung selbst. Deshalb steht am Anfang jeder Beschwerde über eine Software die Frage, was unter ihr läuft. Zwei Bestandteile fehlen in den meisten Aufstellungen und sind später die teuersten: die Dokumentation der Umgebung und die Liste der Zugänge samt Administratorrechten. Ohne beides ist jede Änderung ein Risiko und jeder Anbieterwechsel eine Rekonstruktion.
Für ein Büro mit 25 Arbeitsplätzen an einem Standort liegt die Summe aus Lizenzen, Endgeräten, Netz und Firewall, Cloud-Diensten, Backup, Telefonie und laufender Betreuung erfahrungsgemäß bei rund 32.000 bis 65.000 € im Jahr. Der größte Posten ist die Betreuung, nicht die Technik, und die Spanne folgt vor allem der Frage, wie viel außerhalb des Standards betrieben wird. Staufenberg Advisory betreut Managed-IT-Umgebungen ab 19 € pro Nutzer und Monat, mit Störungsannahme rund um die Uhr ohne Aufpreis. Für die eigene Planung ist die Aufteilung wichtiger als die Gesamtsumme: Etwa die Hälfte entfällt üblicherweise auf Betreuung und Lizenzen, also auf laufende Kosten, die andere Hälfte auf Endgeräte und Netztechnik, die über vier bis sieben Jahre abgeschrieben werden. Rechnen Sie deshalb über fünf Jahre statt über ein Geschäftsjahr. Der wirksamste Hebel ist dabei Standardisierung, nicht der Einkaufspreis.
Über die Laufzeit gerechnet gewinnt für die meisten mittelständischen Unternehmen die Cloud, weil die Anschaffung entfällt, Wartung und Erneuerung beim Anbieter liegen und die Kapazität monatlich angepasst wird. Der Vergleich darf aber nicht bei Kaufpreis gegen Monatsbetrag stehen bleiben: Zum eigenen Server gehören Wartung, Ersatzteile, Strom, Klimatisierung, Zugänge von außen und nach fünf bis sieben Jahren die nächste Investition in gleicher Höhe. Zwei weitere Posten tauchen in kaum einer Gegenüberstellung auf, entscheiden aber im Ernstfall: die Zeit, die eine Wiederherstellung nach einem Ausfall braucht, und die Frage, wer sie durchführt, wenn die zuständige Person nicht verfügbar ist. Bei der Cloud liegt beides beim Anbieter, im eigenen Haus bei Ihnen. Umgekehrt gehört zur Ehrlichkeit die Gegenrechnung: Bei sehr großen Datenmengen, die vor Ort entstehen, kann die Übertragung teurer werden als die Speicherung, und dann kippt der Vergleich.
In vier Fällen: bei Echtzeitanforderungen zu Maschinen und Produktionsanlagen, bei Spezialsoftware, für die der Hersteller nur den lokalen Betrieb freigibt, bei regulatorischen oder vertraglichen Vorgaben zum Ort der Datenverarbeitung und bei großen Datenmengen, die vor Ort entstehen. Dann bleibt ein klar umrissener Bestand im Haus, während Verwaltung, E-Mail, Dateiablage und Telefonie außerhalb betrieben werden. Dieser gemischte Betrieb ist in der Praxis der häufigste Fall und ausdrücklich kein Kompromiss aus Unentschlossenheit, sondern die Folge einer nüchternen Prüfung je Anwendung. Wichtig ist dabei nur eines: Die Grenze muss dokumentiert sein. Wo niemand aufschreibt, welcher Dienst wo läuft und welche Abhängigkeiten dazwischen bestehen, entsteht über Jahre genau die gewachsene Landschaft, die später niemand mehr anfassen will. Wir legen diese Grenze deshalb schriftlich fest und prüfen sie bei jeder Erneuerung erneut, statt sie fortzuschreiben.
Endgeräte werden üblicherweise nach vier bis fünf Jahren ersetzt, Netzwerkkomponenten, Firewalls und Server nach fünf bis sieben. Wichtiger als der Kalender sind drei Auslöser, die keinen Aufschub dulden: das Ende des Herstellersupports für ein Betriebssystem, eine Wiederherstellung, die nicht erprobt ist, und Zugänge von außen ohne zweiten Faktor. Alle drei haben dieselbe Eigenschaft: Sie verursachen keinen Ausfall, bis sie einen verursachen, und dann ist der Schaden vollständig. Deshalb sind sie keine Modernisierungsprojekte, sondern Instandhaltung. Beim Rest hilft eine einfache Regel: Ersetzen Sie gestaffelt statt gesammelt. Wer alle Geräte im selben Jahr kauft, muss sie im selben Jahr ersetzen, und das trifft die Liquidität. Ein Viertel des Bestands pro Jahr verteilt die Last, hält den Altersdurchschnitt stabil und macht die IT-Kosten über Jahre planbar statt sprunghaft. Der Altersdurchschnitt ist damit auch die einfachste Kennzahl für den Zustand Ihrer Ausstattung.
Mit einer Aufnahme des Bestands, nicht mit einer Beschaffung. Erst wenn Geräte, Dienste, Lizenzen, Zugänge und Abhängigkeiten dokumentiert sind, lässt sich sagen, welcher Baustein tatsächlich bremst. Danach folgen Backup, Identitäten und Multifaktor-Anmeldung, dann Netz und Übergang nach außen, erst zuletzt Serverdienste und Endgeräte. Diese Reihenfolge verhindert, dass Sie zweimal für dieselbe Aufgabe zahlen. Der Grund ist einfach: Wer zuerst Geräte kauft und danach die Identitäten ordnet, richtet jedes Gerät zweimal ein. Und wer Serverdienste verlagert, bevor das Backup erprobt ist, hat im Zweifelsfall keinen Rückweg. Die Bestandsaufnahme selbst ist dabei keine große Sache: Für eine Umgebung mit 25 bis 50 Arbeitsplätzen ist sie eine Frage von Tagen, und sie ist unabhängig davon nützlich, ob Sie modernisieren – spätestens beim nächsten Anbieterwechsel brauchen Sie sie ohnehin, und dann ist sie unter Zeitdruck deutlich teurer zu erstellen.
Die Bestandsaufnahme ist eine Sache von Tagen, Backup und Identitäten sind je nach Ausgangslage in wenigen Wochen geordnet. Die Verlagerung von Dateiablage und Serverdiensten dauert bei 25 bis 50 Arbeitsplätzen üblicherweise zwei bis vier Monate, weil sie in Abschnitten mit Parallelbetrieb erfolgt. Ein Stichtag, an dem alles gleichzeitig umgestellt wird, ist ausdrücklich nicht das Vorgehen. Staufenberg Advisory führt solche Modernisierungen seit 2015 durch und legt die Abschnitte vorab fest, damit jeder Rückweg offen bleibt. Was den Zeitplan in der Praxis bestimmt, sind nicht die Umstellungen, sondern zwei andere Dinge: die Verfügbarkeit Ihrer Fachanwendungen, deren Hersteller mitunter eigene Freigaben und Termine verlangen, und Zeiten, in denen nicht umgestellt werden darf – Inventur, Jahresabschluss, Hochsaison. Diese Sperrzeiten nehmen wir vor der Planung auf, weil sie sich nicht verschieben lassen. Rechnen Sie außerdem mit einer Nachlaufphase von zwei bis vier Wochen, in der Anwender Fragen haben und Kleinigkeiten nachgezogen werden. Sie ist eingeplant und kein Zeichen eines Fehlers.
Sie ist anders angreifbar. Ein Rechenzentrum bietet Redundanz, physische Sicherheit und einen Patchstand, den kein Serverschrank im Büro erreicht. Dafür verschiebt sich das Risiko auf die Konten: Wer Zugangsdaten übernimmt, braucht keinen Zugang zum Gebäude. Mit Multifaktor-Anmeldung, einem Rechtekonzept nach Rollen und einem unabhängigen Backup der Cloud-Daten ist eine Cloud-Umgebung in der Regel deutlich besser geschützt als eigene Hardware im Haus. Der dritte Punkt in dieser Aufzählung wird am häufigsten übersehen: Ein Cloud-Anbieter sichert seine Infrastruktur, nicht Ihre Inhalte gegen eigene Fehler. Eine gelöschte Ablage oder eine verschlüsselte Datei ist auch in der Cloud gelöscht oder verschlüsselt, und die Aufbewahrungsfristen der Anbieter sind kürzer, als die meisten annehmen. Ein eigenes Backup der Cloud-Daten ist deshalb kein Misstrauen gegen den Anbieter, sondern die Absicherung gegen den Fall, den er vertraglich gar nicht abdeckt.
In einer Praxis hängt der Tagesablauf an Technik, für die niemand zuständig ist: Praxisverwaltungssystem, TI-Anbindung, Geräte, Patientendaten. Der Artikel zeigt, was Managed IT in einer Praxis konkret abdeckt, was sie kostet und welche Pflichten aus Schweigepflicht und DSGVO dazukommen.
Artikel lesenDATEV-Umfeld, Mandantendaten, Fristen: Kanzlei-IT verträgt weder Ausfälle noch Experimente. Der Artikel ordnet ein, welche Aufgaben sich sinnvoll auslagern lassen, was in der Kanzlei bleiben muss und woran Sie einen kanzleitauglichen Dienstleister erkennen.
Artikel lesenStundensatz, Pauschale oder Fixpreis pro Nutzer: Die Abrechnungsmodelle unterscheiden sich stärker als die Leistungen dahinter. Der Artikel zeigt die üblichen Preiskorridore, ein Rechenbeispiel über 25 Arbeitsplätze und die Warnsignale eines überteuerten Vertrags.
Artikel lesenIT-Notfall? Jetzt anrufen – Hotline 24/7.
Innerhalb kurzer Zeit meldet sich ein geschulter Ansprechpartner – je nach Thema auch der Geschäftsführer persönlich. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten. Sie nehmen eine Einschätzung zu Machbarkeit und Zeitrahmen sowie konkrete Optimierungsvorschläge mit – eine fertige Erstberatung, die Sie theoretisch auch zu Ihrem bisherigen Dienstleister tragen könnten. Wir liefern zuerst Wert, dann reden wir über Zusammenarbeit.
