E-Rechnung Pflicht 2027: Wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss

Die Pflicht kommt in zwei Stufen. Empfangen müssen alle Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025, ohne Ausnahme. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis zum 31. Dezember 2026 darf jedes Unternehmen statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung schicken, also Papier oder, wenn der Empfänger zustimmt, ein PDF. Mit dem 1. Januar 2027 endet diese Erleichterung für alle, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag. Wer darunter bleibt, hat ein Jahr länger Zeit, ebenso Unternehmen, die Rechnungen über ein EDI-Verfahren austauschen, das nicht dem neuen Format entspricht. Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle inländischen Unternehmen Rechnungen an andere Unternehmen im Inland als E-Rechnung ausstellen, soweit keine Ausnahme greift. Für die Frage, ob Sie schon 2027 betroffen sind, zählt der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Mit dem Selbstcheck auf dieser Seite sehen Sie in einer Minute, welche Stufe für Sie gilt, und können das Ergebnis mit Ihrer Steuerkanzlei abgleichen.

Lag Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr bei höchstens 800.000 €, dürfen Sie Rechnungen für Leistungen im Jahr 2027 weiterhin als sonstige Rechnung ausstellen: auf Papier jederzeit, als PDF oder in einem anderen elektronischen Format nur mit Zustimmung des Empfängers. Für 2027 kommt es also auf den Gesamtumsatz 2026 an. Gemeint ist der Gesamtumsatz im umsatzsteuerlichen Sinn nach § 19 UStG, also die Summe der steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten, nicht der Gewinn und nicht allein der Umsatz mit Geschäftskunden. Verkäufe an Privatkunden zählen deshalb grundsätzlich mit. Wie sich der Wert in Ihrem Fall genau zusammensetzt, etwa bei steuerfreien Umsätzen, klärt Ihre Steuerkanzlei. Zwei Punkte werden dabei oft übersehen. Erstens gilt die längere Frist nur für das Ausstellen; E-Rechnungen empfangen müssen Sie trotzdem seit 2025. Zweitens endet sie am 31. Dezember 2027 ohne weitere Stufe. Wer das Jahr nutzt, um den Ausgang in Ruhe umzustellen, vermeidet den Termindruck zum Jahresende.

Ja, seit dem 1. Januar 2025, und zwar unabhängig von Umsatz und Rechtsform. Die Pflicht betrifft jedes Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer beteiligten Betriebsstätte in Deutschland, auch Kleinunternehmer, Freiberufler, Vermieter und Arztpraxen. Ausnahmen sieht das Gesetz für den Empfang nicht vor. Technisch ist die Hürde niedrig, denn ein E-Mail-Postfach, über das Rechnungen eingehen, reicht formal aus. Ein Lieferant, der Ihnen eine E-Rechnung schickt, braucht dafür nicht Ihre Zustimmung. Die eigentliche Aufgabe beginnt nach dem Eingang. Eine XRechnung ist eine Datei ohne lesbare Ansicht; um sie zu prüfen, brauchen Sie ein Programm, das sie darstellt, etwa Ihr ERP, Ihre Buchhaltungssoftware oder den kostenlosen Viewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal. Zudem muss die Originaldatei acht Jahre unverändert aufbewahrt werden. Wer Eingangsrechnungen heute ausdruckt, abheftet und die Datei anschließend löscht, erfüllt diese Pflicht nicht, auch wenn das Papier vollständig im Ordner liegt.

Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Nicht erfasst sind Rechnungen an Privatkunden und an Kunden im Ausland sowie viele steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, etwa Finanzdienstleistungen oder die Vermietung von Grundstücken; dort ist die Rechnung umsatzsteuerlich meist freiwillig. Weitere Ausnahmen betreffen Fälle, in denen eine Rechnung zwar Pflicht ist, aber keine E-Rechnung sein muss: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern, Leistungen an juristische Personen, die nicht unternehmerisch tätig sind, wie viele Vereine und Behörden, sowie bestimmte Leistungen an Privatleute rund um ein Grundstück. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Vorschriften, beim Bund schon seit 2020. Wichtig für die Praxis: Die 250-€-Grenze gilt je Rechnung und auch bei Barzahlung. Ein Geschäftsessen oder ein Materialeinkauf über diesem Betrag fällt unter die Pflicht, sobald die Übergangsfrist des Ausstellers abgelaufen ist. Wo Sie bei einem Sonderfall unsicher sind, ordnet Ihre Steuerkanzlei ihn ein.

Nein. Seit 2025 zählt als E-Rechnung nur eine Rechnung, deren Inhalt in einem strukturierten Format vorliegt und sich automatisch verarbeiten lässt. Ein einfaches PDF ist zwar elektronisch, aber nicht strukturiert: Eine Software kann Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze daraus nur erraten, nicht zuverlässig auslesen. Es gilt deshalb als sonstige Rechnung, genau wie Papier. Während der Übergangsfristen bleibt das PDF erlaubt, wenn Ihr Kunde dem Format zustimmt; danach genügt es zwischen inländischen Unternehmen nicht mehr. Verwechslungsgefahr besteht beim Format ZUGFeRD, denn es sieht aus wie ein PDF. Der Unterschied steckt in der eingebetteten XML-Datei mit den Rechnungsdaten, die ein einfaches PDF nicht hat. Bei ZUGFeRD-Rechnungen sind diese Daten führend; weichen sie von der sichtbaren Ansicht ab, gilt der strukturierte Teil. Ob eine Datei ein echtes ZUGFeRD ist, erkennen Sie am eingebetteten Anhang oder daran, dass Ihre Buchhaltungssoftware die Rechnung ohne Abtippen übernimmt. Ein PDF aus der Textverarbeitung wird nicht dadurch zur E-Rechnung, dass es so heißt.

Eine Geldbuße droht nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht: Wer entgegen der Pflicht keine E-Rechnung ausstellt, begeht nach dem aktuellen Wortlaut des Umsatzsteuergesetzes keine Ordnungswidrigkeit. Folgenlos bleibt es trotzdem nicht, und die Folgen treffen zuerst Ihre Kunden. Eine sonstige Rechnung, die als E-Rechnung hätte ausgestellt werden müssen, ist keine ordnungsgemäße Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Das Bundesfinanzministerium lässt Auswege offen, etwa eine nachträgliche Berichtigung durch eine E-Rechnung, aber jeder davon bedeutet Aufwand und Rückfragen. Ihr Kunde hat zudem einen zivilrechtlichen Anspruch darauf, eine E-Rechnung zu erhalten. Rechnen Sie deshalb damit, dass Geschäftskunden mit eigener Buchhaltungsabteilung nach Ablauf Ihrer Frist eine korrigierte Rechnung verlangen, bevor sie zahlen. Für Ihre Liquidität ist das die spürbarere Folge als jede Vorschrift. Wer seinen Rechnungsausgang rechtzeitig umstellt, vermeidet diese Schleife und kommt Kunden entgegen, die ihre Eingangsrechnungen ohnehin automatisch verarbeiten wollen.

Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht nach 2027. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber seit 2025 wie jedes andere inländische Unternehmen, denn für den Empfang gibt es keine Ausnahme. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, gilt die Pflicht zum Ausstellen unter den übrigen Voraussetzungen ab diesem Zeitpunkt auch für ihn. Bei Vereinen kommt es auf die Tätigkeit an. Soweit ein Verein unternehmerisch tätig ist, gelten für diesen Bereich dieselben Regeln wie für jedes Unternehmen: Er muss E-Rechnungen empfangen und nach Ablauf der Fristen auch ausstellen, sofern keine Ausnahme greift. Für den nichtunternehmerischen Bereich gilt beides nicht. Rechnungen an einen Verein, der nicht als Unternehmer handelt, dürfen weiterhin als Papier oder PDF gehen. Wo die Grenze zwischen beiden Bereichen in Ihrem Verein verläuft, ist eine steuerliche Frage, die Ihre Steuerkanzlei beantwortet. Die technische Seite, also ein Postfach und eine Software zum Lesen der Dateien, lässt sich unabhängig davon schon heute einrichten.

Für den Empfang allein entstehen oft kaum Kosten, weil ein Postfach genügt und viele Buchhaltungsprogramme E-Rechnungen bereits lesen können. Teuer wird es, wenn der Eingang zwar funktioniert, aber jemand jede XML-Datei öffnet, prüft und von Hand bucht. Für das Ausstellen hängt der Aufwand davon ab, ob Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen schon erzeugen kann. Ist die Funktion vorhanden, geht es um Einrichtung, Stammdaten und Tests mit echten Belegen; fehlt sie, steht ein Update, eine Schnittstelle oder ein neues System an. Staufenberg Advisory bietet beide Wege an: die Umstellung im bestehenden System zum Festpreis bei definiertem Umfang oder die E-Rechnung als Teil einer ERP-Einführung, die bei weclapp ab 2.000 € einmalig beginnt. Planen Sie außerdem interne Zeit für die Pflege der Kundenstammdaten und für Absprachen mit Ihrer Steuerkanzlei ein. Bis zu 75 % der Digitalisierungskosten lassen sich über Landes- und Bundesprogramme fördern, den Antrag übernehmen wir. Eine Einschätzung für Ihren Fall erhalten Sie im kostenlosen Prozess-Check, in dem wir Ihren Rechnungsweg von der Bestellung bis zum Archiv durchgehen.