Die Funktionslisten der Anbieter ähneln sich bis zur Verwechslung, die Unterschiede liegen woanders: bei der Rufnummern-Portierung, bei der Frage, wer den Support leistet, und bei der Anbindung an Ihre Software. Dieser Artikel ordnet die Anbietertypen ein und nennt die sieben Kriterien, die im Alltag tatsächlich zählen.
Eine Cloud-Telefonanlage ist eine Telefonanlage, die nicht als Gerät im Büro steht, sondern in einem Rechenzentrum betrieben wird und Gespräche über die Internetleitung führt. Mitarbeiter telefonieren unter ihrer Büronummer am Tischtelefon, am Computer oder per App auf dem Smartphone; abgerechnet wird pro Nutzer und Monat.
Der Markt ist unübersichtlich, weil sich die Anbieter über Funktionen abgrenzen, die inzwischen alle anbieten. Warteschleifen, Zeitsteuerung, Ansagen und eine App fürs Smartphone gehören überall zum Standard. Wer den Vergleich darüber führt, vergleicht Marketingtexte.
Die Unterschiede, die im Betrieb spürbar werden, liegen an drei Stellen: Wie zuverlässig läuft die Rufnummern-Portierung, wer ist zuständig, wenn unklar ist, ob die Störung an der Anlage, an der Leitung oder am Endgerät liegt, und wie gut lässt sich die Anlage mit Microsoft 365, CRM und ERP verbinden. Genau diese drei Punkte stehen in den wenigsten Angeboten.
Gehen Sie diese Liste mit jedem Angebot durch. Was hier nicht schriftlich beantwortet wird, wird später zum Streitpunkt:
Können bestehende Rufnummern und ganze Rufnummernblöcke vollständig übernommen werden, und wer führt die Portierung durch? Das ist die Frage, an der Projekte scheitern, nicht die Funktionsliste. Klären Sie außerdem, ob die alte Lösung bis zur Umschaltung aktiv bleibt.
Warteschleifen, Zeitsteuerung nach Öffnungszeiten, Ansagen, Sammelrufe, Vermittlung, Anrufübergabe zwischen Geräten. Fast jeder Anbieter listet diese Punkte, die Unterschiede liegen in der Bedienbarkeit: Wer ändert die Ansage vor einem Brückentag, und wie lange dauert das?
Microsoft 365 und Teams, CRM oder ERP, Kalender für die Erreichbarkeitssteuerung. Eine Anlage, die die Rufnummer des Anrufers nicht mit Ihrem Kundenstamm verknüpft, verschenkt den größten Teil ihres Nutzens.
Wo steht das Rechenzentrum, welche Verfügbarkeit ist zugesagt, und was passiert bei einem Ausfall Ihrer Internetleitung? Eine belastbare Lösung leitet Anrufe dann automatisch auf Mobilgeräte oder eine Ausweichnummer um, ohne dass jemand eingreifen muss.
Betrieb in Deutschland oder der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, Regelungen zu Verbindungsdaten und Gesprächsaufzeichnung. In Unternehmen mit Betriebsrat entscheidet dieser Punkt häufig früher als der Preis.
Die Hotline des Herstellers, ein Partner oder Ihr IT-Dienstleister? Der entscheidende Unterschied zeigt sich in dem Moment, in dem unklar ist, ob die Störung an der Anlage, am Internetanschluss oder am Endgerät liegt. Ein Verantwortlicher für alle drei spart Ihnen die Suche.
Laufzeit, Kündigungsfrist, Mindestabnahme und die Frage, ob Lizenzen monatlich reduziert werden können. Ein Team, das saisonal wächst, braucht ein anderes Vertragsmodell als eines mit konstanter Größe.
Bevor Sie einzelne Anbieter vergleichen, entscheiden Sie die Kategorie. Damit fällt die Hälfte des Marktes weg:
| Anbietertyp | Stärke | Grenze | Passt für |
|---|---|---|---|
| Spezialisierte Cloud-Anbieter | Voller Anlagenumfang, schnelle Einrichtung, gute Teams-Anbindung | Betreuungsqualität hängt am Partner | Büros mit 5 bis 250 Arbeitsplätzen und klassischen Telefonabläufen |
| Netzbetreiber | Leitung und Telefonie aus einer Hand, hohe Verfügbarkeitszusagen | Umfangreiche Verträge, längere Vorlaufzeiten bei Änderungen | Unternehmen, die einen einzigen Vertragspartner für alles wollen |
| Telefonie über Microsoft Teams | Ein Werkzeug für Chat, Video und Telefon | Anlagenfunktionen begrenzt, zusätzliche Lizenzen und ein Netzzugang nötig | Organisationen, in denen Teams bereits die zentrale Arbeitsumgebung ist |
| Selbst betriebene Anlagensoftware | Große Funktionsbreite, volle Kontrolle, günstige Lizenzen | Betrieb, Aktualisierung und Sicherheit liegen bei Ihnen | Unternehmen mit eigener IT oder festem Betreuungsvertrag |
Kostenlos, unverbindlich und mit einer klaren Empfehlung – auch dann, wenn die günstigere Lösung ausreicht.
Die folgenden Einschätzungen stammen aus eigenen Projekten. Tarife und Funktionsumfang ändern sich laufend, die grundsätzliche Ausrichtung der Anbieter dagegen selten:
Deutscher Anbieter mit Betrieb in Deutschland und einem Funktionsumfang, der auf klassische Büroanforderungen zugeschnitten ist: Warteschleifen, Zeitsteuerung, Ansagen, Fax-Ersatz, Videokonferenzen und die Anbindung an Microsoft Teams. Vertrieb und Betreuung laufen überwiegend über Partner. Das ist zugleich Stärke und Grenze: Mit einem eingearbeiteten Partner ist die Einrichtung schnell erledigt, ohne Partner sind Sie stärker auf sich gestellt. Offengelegt: Staufenberg Advisory ist Placetel-Partner. Wir nennen den Anbieter hier, weil er für den deutschen Mittelstand zu den ausgereiftesten Lösungen zählt, empfehlen ihn aber nicht in jedem Fall.
Ebenfalls deutscher Anbieter, bekannt für nachvollziehbare Tarifmodelle und eine Selbstverwaltung, die tatsächlich bedienbar ist. Für kleine Teams, die ihre Telefonie selbst konfigurieren wollen und mit überschaubaren Anlagenfunktionen auskommen, ist das eine sehr wirtschaftliche Wahl. Wer komplexe Vermittlungslogik über mehrere Standorte und Abteilungen abbilden will, prüft besser eine Lösung mit tieferem Anlagenkern.
Der Netzbetreiber liefert Anschluss und Telefonie aus einer Hand, mit den Verfügbarkeitszusagen und der Flächenpräsenz, die man von einem Konzern erwartet. Für Unternehmen, die ohnehin dort ihre Anschlüsse haben und Wert auf einen einzigen Vertragspartner für Leitung und Telefonie legen, ist das schlüssig. Die Kehrseite ist konzerntypisch: Vertragsstrukturen sind umfangreich, und Änderungen an der Konfiguration brauchen mehr Vorlauf als bei kleineren Anbietern.
Wenn in Ihrem Unternehmen ohnehin alles über Teams läuft, ist die naheliegende Frage, ob Teams gleich die Telefonie übernimmt. Technisch geht das, braucht aber zusätzlich einen Anbieter für die Anbindung ans Telefonnetz. Rechnen Sie die Lizenzkosten dafür mit ein und prüfen Sie die klassischen Anlagenfunktionen genau: Warteschleifen, Zeitsteuerung und komfortable Vermittlung sind der Punkt, an dem reine Teams-Telefonie in der Praxis am häufigsten nachgerüstet werden muss.
Eine Anlagensoftware, die Sie selbst oder ein Dienstleister betreibt, wahlweise in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum. Die Lizenzierung ist häufig günstig, der Funktionsumfang groß, und Sie behalten die Kontrolle über die Konfiguration. Der Preis dafür ist Betriebsverantwortung: Aktualisierungen, Sicherheit und Erreichbarkeit liegen bei Ihnen oder bei Ihrem Partner. Für Unternehmen ohne eigene IT-Mannschaft ist das nur mit einem Betreuungsvertrag sinnvoll.
Die Gesamtkosten setzen sich aus drei Blöcken zusammen. Der Lizenzpreis pro Nutzer ist der sichtbarste, aber nicht immer der größte:
Der Korridor am deutschen Markt, abhängig vom Funktionsumfang. Am unteren Ende stehen einfache Nebenstellen ohne Anlagenlogik, am oberen Ende Arbeitsplätze mit Warteschleifen, Auswertungen, Aufzeichnung und Teams-Anbindung. Die meisten Büroarbeitsplätze liegen im mittleren Bereich.
Konfiguration der Anlage, Rufnummern-Portierung, Endgeräte und Schulung. Bei Staufenberg Advisory ist das Teil des Projekts und wird vorab beziffert; bei Direktabschluss über einen Anbieter erledigen Sie diesen Teil in der Regel selbst.
Flatrates ins deutsche Festnetz sind meist enthalten, Mobilfunk und Auslandsgespräche werden abgerechnet. Tischtelefone kosten je nach Modell einmalig einen niedrigen dreistelligen Betrag; wer per Headset und App telefoniert, spart diesen Posten vollständig.
Auswertungen für Anrufzentralen, Gesprächsaufzeichnung, mehrstufige Sprachmenüs und Lizenzen für Fax-Ersatz sind fast überall Aufpreispositionen. Dazu kommen Endgeräte, wenn Sie an Tischtelefonen festhalten, und Zuschläge für kurze Reaktionszeiten im Supportvertrag.
Der wirksamste Hebel ist die ehrliche Zuordnung von Lizenztypen: Nicht jeder Arbeitsplatz braucht den vollen Funktionsumfang. In einem Büro mit dreißig Arbeitsplätzen brauchen typischerweise fünf bis acht Personen die volle Ausstattung, der Rest kommt mit einer einfachen Nebenstelle aus. Diese Aufteilung sauber zu machen, spart mehr als jede Preisverhandlung.
Für nahezu alle Unternehmen ist die Cloud-Lösung heute die wirtschaftlichere Wahl. Die Ausnahme sind Standorte ohne verlässliche Internetanbindung und Umgebungen mit besonderen Auflagen, die den Betrieb im eigenen Haus vorschreiben. Wie die Umstellung bei uns abläuft, steht auf der Seite Cloud-Telefonanlage.
Rufnummern, Nebenstellen, Ansagen, Öffnungszeiten, Homeoffice-Anteil und die Frage, was an der jetzigen Lösung stört. Ohne diese Liste ist kein Angebot vergleichbar.
Ein konkreter Vorschlag mit fester Kalkulation pro Nutzer, inklusive der Einschätzung, welche Funktionen Sie tatsächlich brauchen und welche nur den Preis erhöhen.
Anlage konfigurieren, Endgeräte vorbereiten, Anbindung an Microsoft 365 und Ihre Software herstellen. Das geschieht parallel zum laufenden Betrieb der alten Lösung.
Der Schritt mit dem längsten Vorlauf: Je nach bisherigem Anbieter dauert die Portierung mehrere Wochen. Die alte Lösung bleibt bis zur Umschaltung aktiv.
Eine kurze Einweisung pro Team, dann die Umschaltung zu einem Zeitpunkt, den Sie bestimmen. Erfahrungsgemäß ist ein Freitagnachmittag die ruhigste Variante.
Wir übernehmen Auswahl, Einrichtung, Rufnummern-Portierung und die laufende Betreuung – als Teil Ihrer IT, mit einer Hotline für alles.
Die technische Einrichtung dauert Tage, die Rufnummern-Portierung Wochen. Wer den Vertrag mit dem alten Anbieter bereits gekündigt hat, bevor die Portierung beauftragt ist, riskiert genau das, was niemand will: eine Lücke in der Erreichbarkeit. Kündigen Sie erst, wenn der Portierungstermin bestätigt ist.
Anrufaufzeichnung, Auswertungen für Anrufzentralen, mehrstufige Sprachmenüs: Jede dieser Funktionen hat ihren Preis pro Nutzer. Prüfen Sie ehrlich, wer sie bedienen wird. In einem Büro mit fünfzehn Arbeitsplätzen bleiben komplexe Sprachmenüs meist ungenutzt und verärgern nur die Anrufer.
Telefonie über die Datenleitung braucht eine stabile Verbindung und eine Priorisierung im Netzwerk. Wer eine Cloud-Anlage auf eine überlastete Leitung ohne Priorisierung setzt, bekommt abgehackte Gespräche und schiebt die Schuld auf den Anbieter. Die Prüfung der Leitung gehört in die Bestandsaufnahme.
Fällt die Leitung aus, müssen Anrufe automatisch auf Mobilgeräte oder eine hinterlegte Nummer laufen. Diese Regel ist in fünf Minuten eingerichtet und wird trotzdem regelmäßig vergessen, weil sie im Normalbetrieb niemandem auffällt.
Eine neue Telefonanlage verändert Alltagsgewohnheiten: Weiterleiten, Übergeben, Anrufe am Laptop annehmen. Eine Einweisung von einer Stunde pro Team vor der Umschaltung verhindert die meisten Rückfragen der ersten Woche.
Wir haben drei Angebote verglichen und uns anfangs am Preis pro Nutzer festgebissen. Entschieden hat am Ende die Frage, wer die Portierung übernimmt und wen wir anrufen, wenn etwas klemmt. Diese beiden Punkte standen in keinem der Angebote.
Unser Fehler war, die Internetleitung für selbstverständlich zu halten. Nach der Priorisierung im Netzwerk waren die Aussetzer weg – die Anlage konnte nichts dafür. Bei der Bestandsaufnahme wäre das aufgefallen, wenn wir eine gemacht hätten.
Für uns war entscheidend, dass die alte Anlage weiterlief, bis alle Nummern portiert waren. Wir haben an einem Freitagnachmittag umgeschaltet, und am Montag hat niemand im Team gemerkt, dass etwas anders ist – außer dass jetzt auch das Homeoffice erreichbar ist.
Es gibt keine beste Cloud-Telefonanlage, sondern eine, die zu Ihren Abläufen passt. Für Büros mit klassischen Telefonabläufen und 5 bis 250 Arbeitsplätzen sind spezialisierte Cloud-Anbieter wie Placetel oder sipgate meist die wirtschaftlichste Wahl. Läuft in Ihrem Unternehmen ohnehin alles über Microsoft Teams, lohnt die Prüfung von Teams Phone. Netzbetreiber sind sinnvoll, wenn Sie Leitung und Telefonie bei einem Vertragspartner bündeln wollen. Entscheidend sind Portierung, Support-Zuständigkeit und die Anbindung an Ihre Software, nicht die Länge der Funktionsliste. Eine vierte Frage kommt in der Praxis regelmäßig zu kurz und ist im Alltag die wichtigste: Wer verwaltet die Anlage, wenn ein Mitarbeiter dazukommt, eine Warteschleife geändert oder eine Ansage getauscht werden soll? Bei Selbstverwaltung muss jemand im Haus dafür zuständig sein und bleiben. Wird die Anlage über einen Partner betreut, ist die Änderung ein Anruf. Beides funktioniert, aber die Entscheidung darüber gehört vor die Auswahl des Anbieters und nicht danach.
Die Nutzer-Lizenzen liegen am deutschen Markt zwischen etwa 5 und 30 € pro Nutzer und Monat, je nach Funktionsumfang. Dazu kommen einmalig die Einrichtung samt Rufnummern-Portierung, gegebenenfalls Endgeräte und die verbrauchsabhängigen Gesprächskosten für Mobilfunk und Ausland. Bei Staufenberg Advisory sind Einrichtung und laufende Betreuung Teil des Managed-IT-Pakets; was das für Ihre Mitarbeiterzahl bedeutet, rechnen wir im kostenlosen Erstgespräch vor. Beim Vergleich von Angeboten lohnt der Blick auf drei Positionen, die den Monatspreis relativieren. Erstens die Zahl der parallelen Gespräche, die eine Lizenz erlaubt – manche Tarife rechnen sie getrennt ab. Zweitens die Vertragslaufzeit, die bei sehr günstigen Nutzerpreisen häufig 24 Monate beträgt. Drittens die Gesprächskosten in Mobilfunknetze, die bei telefonintensiven Betrieben den Lizenzpreis übersteigen können. Rechnen Sie deshalb über zwölf Monate und nicht pro Nutzer, und nehmen Sie eine typische Monatsrechnung Ihres heutigen Anschlusses als Vergleichsgrundlage.
Beide sind deutsche Anbieter mit Betrieb in Deutschland, sie zielen aber auf unterschiedliche Situationen. sipgate ist stark, wenn ein kleines Team seine Telefonie selbst verwalten will und mit überschaubaren Anlagenfunktionen auskommt. Placetel bietet den tieferen Anlagenkern mit Warteschleifen, Zeitsteuerung und Teams-Anbindung und wird überwiegend über Partner eingerichtet und betreut. Als Placetel-Partner haben wir hier eine offengelegte Präferenz; bei Teams mit unter zehn Personen und einfachen Abläufen empfehlen wir trotzdem regelmäßig die schlankere Lösung. Die Entscheidung lässt sich auf eine Frage zuspitzen: Brauchen Sie Anlagenlogik? Damit ist gemeint, was passiert, wenn niemand abnimmt – Warteschleife, Weiterleitung nach Zeitplan, andere Ansage außerhalb der Öffnungszeiten, Gruppenrufe nach Reihenfolge. Wer diese Abläufe braucht, ist mit dem tieferen Anlagenkern besser bedient. Wer im Wesentlichen erreichbar sein will und eine Mobilbox akzeptiert, zahlt für den Rest mit und verwaltet Funktionen, die niemand nutzt.
Ja, bestehende Rufnummern lassen sich in aller Regel vollständig portieren, einzelne Nummern ebenso wie ganze Rufnummernblöcke. Wichtig ist die Reihenfolge: Erst die Portierung beauftragen und den Termin bestätigen lassen, dann den alten Vertrag kündigen. Staufenberg Advisory übernimmt den kompletten Portierungsprozess mit dem bisherigen Anbieter; für Ihre Kunden ändert sich nichts. Drei Stolpersteine sind uns dabei so oft begegnet, dass sie zur Standardprüfung gehören. Erstens muss der Anschlussinhaber im Portierungsauftrag genau so heißen wie im alten Vertrag – eine geänderte Firmierung oder ein Rechtsformwechsel lässt die Portierung scheitern. Zweitens werden Rufnummernblöcke in der Regel vollständig portiert; einzelne Nummern herauszulösen ist nicht überall möglich. Drittens braucht ein Umzug an einen anderen Standort mitunter eine eigene Prüfung, weil Ortsnetzkennzahlen an das Vorwahlgebiet gebunden sind. Wir prüfen diese drei Punkte vor dem Auftrag, weil eine gescheiterte Portierung den Termin um Wochen verschiebt.
Die Anlage selbst läuft im Rechenzentrum weiter, eingehende Anrufe gehen also nicht verloren. Voraussetzung ist eine hinterlegte Ausweichregel, die Anrufe bei fehlender Verbindung automatisch auf Mobilgeräte oder eine Ersatznummer leitet. Diese Regel wird bei der Einrichtung festgelegt und sollte einmal getestet werden, statt im Ernstfall zum ersten Mal zu greifen. Wichtig ist die Unterscheidung: Eingehende Anrufe sind über die Ausweichregel abgesichert, ausgehende brauchen ein zweites Netz – in der Praxis das Mobilfunknetz über die App auf dem Smartphone, die dieselbe Rufnummer nach außen zeigt. Wer auf Erreichbarkeit angewiesen ist, sollte zusätzlich eine Ausweichverbindung für den Standort prüfen, etwa über Mobilfunk. Und ein Notruf verdient eigene Aufmerksamkeit: Er ist von der hinterlegten Standortadresse abhängig, die deshalb bei jedem Umzug nachgezogen werden muss – auch bei einem Umzug innerhalb desselben Ortes. Diese Angabe gehört in die Übergabe an den Betrieb.
Ja, gerade für kleine Teams, weil keine Anlage gekauft und gewartet werden muss und nur die tatsächlich genutzten Lizenzen bezahlt werden. Ein Fünf-Personen-Büro bekommt damit Funktionen, die früher Großunternehmen vorbehalten waren: Warteschleifen, Zeitsteuerung, Homeoffice-Anbindung und professionelle Ansagen. Wächst das Team, wachsen die Lizenzen mit, und beim Schrumpfen ebenso – das ist der eigentliche Vorteil gegenüber einer gekauften Anlage, die für die maximale Ausbaustufe bezahlt wird. Für ein Fünf-Personen-Büro fällt außerdem ein Posten weg, der bei gekauften Anlagen regelmäßig unterschätzt wird: Wartung und Erneuerung. Eine Anlage im Haus braucht Aktualisierungen, jemanden, der sie einspielt, und nach einigen Jahren einen Nachfolger. Bei fünf Arbeitsplätzen lohnt sich für diese Arbeit keine eigene Zuständigkeit, und genau deshalb bleibt sie in kleinen Betrieben erfahrungsgemäß liegen, bis ein Ausfall sie erzwingt. Genau das entfällt bei einer Anlage aus dem Rechenzentrum.
Nicht zwingend. Viele Teams telefonieren über Headset am Computer oder per App auf dem Smartphone und verzichten vollständig auf Tischtelefone. Wer klassische Geräte bevorzugt, kann kompatible IP-Telefone weiterverwenden. Klassische ISDN- und Analogtelefone lassen sich nur über Zusatzgeräte einbinden und lohnen sich in der Regel nicht mehr. Zwei Sonderfälle sind trotzdem zu bedenken, weil sie im Betrieb überraschen. Erstens Geräte, die kein Telefon sind, aber am Anschluss hängen: Türsprechstellen, Aufzugsnotruf, Alarmanlagen und Frankiermaschinen. Sie werden bei einer Umstellung regelmäßig vergessen und brauchen entweder einen Adapter oder eine eigene Lösung. Zweitens vorhandene IP-Telefone: Weiterverwenden ist möglich, verlangt aber die Freigabe des Anbieters für das Modell. Wir nehmen diese Geräte vor der Umstellung auf, statt sie am Umschalttag zu entdecken. Ein Aufzugsnotruf, der nach der Umstellung nicht funktioniert, ist kein Schönheitsfehler.
Die technische Einrichtung ist meist innerhalb weniger Tage abgeschlossen. Den Zeitplan bestimmt die Rufnummern-Portierung, die je nach bisherigem Anbieter mehrere Wochen Vorlauf braucht. Rechnen Sie insgesamt mit vier bis acht Wochen von der Entscheidung bis zur Umschaltung. Ihre alte Lösung bleibt in dieser Zeit aktiv; einen Tag ohne Telefon gibt es nicht. Zwei Hinweise zur Reihenfolge, weil hier die meisten Verzögerungen entstehen. Erstens: Kündigen Sie den alten Vertrag erst, wenn der Portierungstermin bestätigt ist – eine Kündigung ohne bestätigte Portierung führt im schlechtesten Fall zum Verlust der Rufnummer. Zweitens: Der Umschalttag sollte kein Montag und kein Tag vor einem Feiertag sein, damit bei Rückfragen alle Beteiligten erreichbar sind. Wir legen den Termin bewusst auf einen Vormittag in der Wochenmitte und begleiten die Umschaltung, bis der erste Anruf in beide Richtungen nachweislich durchgegangen ist.
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