ERP für E-Commerce: mehr Bestellungen ohne mehr Handarbeit

Für die meisten Onlinehändler mit einem bis 300 Mitarbeitern ist weclapp die Warenwirtschaft, die Staufenberg Advisory empfiehlt. Das Cloud-ERP verbindet Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung und bindet Shopsysteme, Marktplätze, Lager, Versand und DATEV direkt an. Wichtiger als der Produktname ist die Kette dahinter, denn eine Warenwirtschaft ohne saubere Schnittstellen verschiebt die Handarbeit nur an eine andere Stelle. Bevor Sie über Produkte sprechen, sollten vier Punkte geklärt sein: ob das System Bestände über mehrere Läger und Kanäle führend verwaltet, wie Retouren und Gutschriften in die Bestände zurücklaufen, wie Sets und Varianten abgebildet werden und wer die Schnittstelle zu Ihrem Shop bei einem Release-Wechsel pflegt. Wächst Ihr Sortiment stark, kommen Artikelanlage und Datenpflege hinzu, die im Alltag mehr Arbeitszeit kosten als jede Auswertung. Achten Sie im Erstgespräch darauf, ob ein Anbieter zuerst Ihre Belegflüsse aufnimmt oder über Lizenzmodelle spricht. Welches System zu Ihren Abläufen passt, klärt der kostenlose Prozess-Check.

Ja, die Anbindung von Shopify und Shopware an ein ERP wie weclapp gehört zu unseren häufigsten Projekten. Bestellungen, Kunden, Artikel und Bestände synchronisieren sich automatisch in beide Richtungen, auch bei mehreren Shops parallel. Für Nischen-Shopsysteme ohne fertigen Konnektor entwickeln wir die Schnittstelle über unsere eigene Softwareentwicklungsabteilung. Vor der Einrichtung ist eine Frage zu entscheiden, die sich später schwer drehen lässt: Welches System führt Artikel, Preise und Bestände? In der Regel führt das ERP die Stammdaten, und der Shop bleibt Verkaufsoberfläche, weil zwei schreibende Systeme Differenzen erzeugen, die kaum noch aufzulösen sind. Dazu kommen Regeln für Retouren, Teillieferungen, Gutschriften und den Umgang mit Zahlungsanbietern, weil dort die meisten Sonderfälle entstehen. Ein Angebot, das die Shop-Anbindung pauschal als vorhanden ausweist und diese Regeln nicht nennt, enthält deshalb noch keine Aufwandsschätzung. Wir legen die Regeln vor der Konfiguration fest und testen jeden Kanal mit realen Bestellungen, bevor umgeschaltet wird.

Das ERP übergibt Belege, Erlöskonten und Zahlungszuordnungen strukturiert an DATEV, wo Ihr Steuerberater direkt weiterarbeitet. Rechnungen und Zahlungslisten muss am Monatsende niemand mehr von Hand zusammensuchen. Auf Wunsch übernehmen wir zusätzlich den laufenden Buchhaltungsservice direkt in Ihrem ERP. Vor der Einrichtung klären wir den Kontenrahmen samt Erlöskonten und Steuerschlüsseln, vor allem für Verkäufe ins Ausland, über Marktplätze und mit Zahlungsdienstleistern. Diese Zuordnung stimmen wir mit Ihrem Steuerberater ab und richten sie im System ein. Wie in Ihrem Fall zu buchen ist, beurteilt er, weil das zur Steuerberatung gehört. Wird der Kontenrahmen erst nach dem Go-Live angepasst, müssen Buchungen rückwirkend korrigiert werden, und das kostet ein Vielfaches. Legen Sie außerdem den Umstellungsstichtag auf einen Monats- oder Quartalswechsel, und kontrollieren Sie die ersten Übergaben gemeinsam mit der Kanzlei, damit Korrekturen nicht erst im Jahresabschluss auffallen.

Für einen Onlineshop setzt sich der Preis aus drei Teilen zusammen: der weclapp-Lizenz, die Sie direkt beim Hersteller buchen, der weclapp-Einführung durch Staufenberg Advisory ab 2.000 € einmalig und der laufenden Betreuung ab 39,90 € pro Nutzer und Monat. Wie umfangreich die Einführung wird, hängt von der Zahl Ihrer Kanäle, den Schnittstellen und dem Zustand Ihrer Daten ab; ein konkretes Angebot bekommen Sie nach dem kostenlosen Prozess-Check. Rechnen Sie in Ihren Vergleich auch die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter für Datenbereinigung, Tests und Schulung ein, außerdem Schnittstellen, für die es keinen Standardkonnektor gibt, und die Betreuung nach dem Go-Live. Dem stehen Ausgaben gegenüber, die künftig entfallen und heute nicht als Systemkosten erscheinen, etwa einzelne Zusatzwerkzeuge und die Handarbeit an Beständen und Belegen. Belastbar wird der Vergleich, wenn Sie beide Seiten über drei bis fünf Jahre rechnen. Fragen Sie bei Betreuungsangeboten nach, ob ungenutzte Stunden zum Quartalsende verfallen, wie es bei vielen Modellen üblich ist. Bis zu 75 % der Kosten lassen sich über Förderprogramme abdecken, und den Antrag begleiten wir.

Ein Multichannel-ERP führt Bestellungen, Bestände und Preise aus allen Verkaufskanälen (eigener Shop, Amazon, weitere Marktplätze, B2B) in einem zentralen System zusammen. Es verhindert Überverkäufe durch einen Bestandsabgleich in Echtzeit und verarbeitet jeden Auftrag nach denselben Regeln, egal aus welchem Kanal er kommt. weclapp ist ein solches Multichannel-ERP für Unternehmen von einem bis 300 Mitarbeitern. Mehr als die Zahl der Kanäle zählt, dass Bestände und Preise in einem führenden System liegen und Shops und Marktplätze sie von dort zugewiesen bekommen. Nur so lassen sich Reservierungen, Sicherheitsbestände und eine kanalweise Preislogik sauber abbilden. Überverkäufe entstehen meist dort, wo nicht geregelt ist, wer den Bestand ändern darf. Klären Sie zusätzlich, wie Retouren, Teillieferungen und Gutschriften je Kanal zurücklaufen, denn dort entstehen die meisten Sonderfälle und damit die meiste Handarbeit. Diese Regeln legen wir vor der Konfiguration fest.

Ja. Staffelpreise, Kundengruppen, individuelle Konditionen, EDI-Belegaustausch mit Handelsketten und B2B-Bestellprozesse bildet dieselbe Systemkette ab, und weclapp deckt B2C und B2B parallel ab. Großhändler profitieren besonders von der EDI-Anbindung, die über Partner wie Prokuros zu Handelsketten wie Kaufland, EDEKA oder OBI führt. Im Projekt geht es bei B2B vor allem um Regeln: welche Preisstufe bei welcher Menge gilt, wie Sonderpreise und Aktionen, Rahmenverträge und Teillieferungen behandelt werden und welche Kunden auf Rechnung kaufen dürfen. Diese Logik nehmen wir vor der Konfiguration auf, weil sie später jeden Auftrag betrifft. Wird die B2B-Preislogik erst nach dem Go-Live nachgezogen, pflegen Sie Konditionen anschließend an zwei Stellen, meist in einer Tabelle neben dem System. Bei EDI kommt hinzu, dass jede Handelskette eigene Vorgaben zu Belegarten, Fristen und Kennzeichnung macht. Die Abstimmung mit dem jeweiligen Partner planen wir deshalb als eigenen Projektschritt ein.

Eine typische Einführung dauert zwei bis sechs Monate, und Ihr Shop verkauft in dieser Zeit ohne Unterbrechung weiter. Das Altsystem bleibt produktiv, bis die neue Kette mit realen Bestellungen getestet und abgenommen ist, und danach stellen wir kontrolliert um, ohne Verkaufsstopp und ohne Datenverlust. Wo Ihr Projekt in dieser Spanne landet, bestimmen vor allem die Datenlage und die Zeit, die Ihr Team einbringen kann. Entscheidungen zu Artikelstruktur, Nummernkreisen und Belegvorlagen trifft jemand aus Ihrem Haus, der dazu befugt ist, und dafür vereinbaren wir feste Termine. Länger dauert es meist, wenn Daten erst während der Migration bereinigt werden müssen oder Zugänge zu angebundenen Systemen fehlen. Den Umstieg legen wir in eine ruhige Woche, im Handel also nicht in die Wochen vor dem Weihnachtsgeschäft. Einen verlässlichen Umschalttermin kann erst nennen, wer Ihre Daten gesehen hat.