Teams-Telefonie einrichten lassen: Ihr Team telefoniert dort, wo es ohnehin arbeitet – mit dem passenden Weg ans Telefonnetz und einer Betreuung, die nach der Einrichtung weitergeht.

Die Kosten setzen sich aus mehreren Posten zusammen, und genau deshalb lohnt der Vergleich vor der Entscheidung. Übernimmt Teams die Telefonanlage, braucht jeder telefonierende Nutzer eine Teams-Phone-Lizenz zusätzlich zu seiner Microsoft-365-Lizenz. Dazu kommt der Weg ans Telefonnetz: entweder ein Anrufplan von Microsoft mit Minutenkontingent oder der Vertrag mit einem Telefonanbieter. Für automatische Telefonzentralen und Anrufwarteschleifen stellt Microsoft bei Abonnements mit Teams Phone ein Kontingent kostenloser Ressourcenkonto-Lizenzen bereit. Hinzu kommen Headsets oder Tischtelefone und die einmalige Einrichtung. Bei einer Cloud-Telefonanlage mit Teams-Anbindung zahlen Sie stattdessen die Nutzerlizenz des Anlagen-Anbieters; je nach Anbindung entfällt dann die Teams-Phone-Lizenz. Staufenberg Advisory rechnet beide Wege mit Ihren tatsächlichen Nutzerzahlen durch, die laufende Betreuung ist Teil des Managed-IT-Pakets. Vergleichen Sie am Ende die Jahressumme aller Posten und nicht den Preis einer einzelnen Lizenz, denn erst sie macht zwei Angebote vergleichbar.

Für Telefonate ins öffentliche Telefonnetz braucht jeder Nutzer neben seiner Teams-Lizenz eine Teams-Phone-Lizenz; Microsoft bietet sie als Zusatzlizenz Teams Phone Standard oder im Paket mit einem Anrufplan an. Ohne diese Lizenz telefonieren Mitarbeiter in Teams nur untereinander. Die zweite Voraussetzung ist der Weg ans Telefonnetz, den Microsoft getrennt von der Lizenz behandelt: ein Microsoft-Anrufplan, ein Telefonanbieter über Operator Connect oder Direct Routing über einen Session Border Controller. Für jede automatische Telefonzentrale und jede Anrufwarteschleife kommt ein Ressourcenkonto mit eigener Lizenz hinzu, die bei Abonnements mit Teams Phone in einem kostenlosen Kontingent enthalten ist. Nicht jeder Mitarbeiter muss nach außen telefonieren: Wer nur intern spricht, kommt ohne Teams Phone aus. Einen Sonderfall bilden Cloud-Telefonanlagen mit Teams-Anbindung, bei denen die Anlage des Anbieters telefoniert. Placetel nennt für seine Anbindung über Webex für Placetel ausdrücklich, dass dafür weder Anrufplan noch Teams-Phone-Lizenz nötig sind.

Die Einrichtung folgt immer derselben Reihenfolge, auch wenn die einzelnen Schritte im Teams Admin Center unscheinbar aussehen. Zuerst werden Lizenzen beschafft und den Nutzern zugewiesen, danach wird der Weg ans Telefonnetz eingerichtet, und die Rufnummern werden bereitgestellt oder portiert. Anschließend bekommt jeder Nutzer seine Rufnummer und eine Notfalladresse, und für Empfang, Vertrieb oder Service entstehen automatische Telefonzentralen und Anrufwarteschleifen, jeweils mit eigenem Ressourcenkonto. Es folgen Öffnungszeiten, Feiertage, Ansagen und die Regeln für Anrufe, die niemand annimmt. Zuletzt werden Headsets und Tischtelefone eingebunden und mit Testanrufen in beide Richtungen geprüft. Die meisten Probleme entstehen nicht in der Technik, sondern in der Planung: Eine Portierung scheitert an einer abweichenden Firmierung, oder eine Warteschleife läuft ins Leere, weil niemand festgelegt hat, wohin Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten gehen. Staufenberg Advisory klärt diese Fragen vor der Einrichtung und lässt Ihre bisherige Telefonie laufen, bis alles funktioniert.

In aller Regel ja. Bestehende Rufnummern lassen sich zu Microsoft portieren, wenn Sie einen Anrufplan nutzen, oder zum Telefonanbieter, der Teams über Operator Connect oder Direct Routing anbindet. Bei einer Cloud-Telefonanlage mit Teams-Anbindung ziehen die Nummern zum Anbieter der Anlage. Drei Punkte entscheiden darüber, ob der Termin hält. Erstens müssen Firmenname, Anschrift und Kundennummer im Portierungsauftrag exakt so lauten wie beim bisherigen Anbieter; Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, dass Abweichungen zur Ablehnung führen. Zweitens wird ein Rufnummernblock mit Durchwahlen in der Regel als Ganzes portiert. Drittens wird der alte Vertrag erst gekündigt, wenn der Portierungstermin bestätigt ist, sonst droht der Verlust der Nummer. Für Ihre Kunden ändert sich nichts: Sie wählen dieselbe Nummer wie bisher, und am vereinbarten Tag klingelt sie in Teams. Bis dahin läuft Ihre alte Telefonie unverändert weiter, sodass in der Umstellung kein Anruf verloren geht.

Das hängt weniger an der Technik als an Ihren Anrufabläufen und an der Frage, wer die Telefonie im Alltag pflegt. Teams als Telefonanlage passt, wenn Teams ohnehin der zentrale Arbeitsplatz ist, Anrufe überwiegend direkt bei einzelnen Mitarbeitern ankommen und Ihre Microsoft-365-Umgebung sauber verwaltet wird. Eine VoIP-Telefonanlage, ob in der Cloud oder im eigenen Haus, ist im Vorteil, wenn viel vermittelt wird: Empfang mit Zentrale, Gruppen nach Reihenfolge, Zeitpläne für mehrere Standorte, Auswertungen für den Kundenservice. Dazwischen liegt ein häufig übersehener Mittelweg, die Cloud-Telefonanlage mit Teams-Anbindung: Die Anlage behält ihre Logik, telefoniert wird trotzdem in Teams. Ob sich eine bestehende Anlage im eigenen Haus noch lohnt, entscheidet vor allem der Pflegeaufwand, denn Updates, Sicherheit und Erreichbarkeit liegen dort bei Ihnen oder Ihrem Dienstleister. Staufenberg Advisory betreut Microsoft 365 und ist Placetel-Partner; deshalb rechnen wir beide Wege mit Ihren Zahlen durch, bevor wir eine Empfehlung geben.

Ja, Microsoft sieht dafür Direct Routing vor. Dabei verbindet ein zertifizierter Session Border Controller die vorhandene Telefonie mit Teams, und Microsoft beschreibt diesen Weg ausdrücklich für Unternehmen, die vorhandene Infrastruktur einbinden oder besondere Anforderungen an die Integration haben. Die Mitarbeiter, die in Teams telefonieren sollen, brauchen dafür eine Teams-Phone-Lizenz. Ob sich der Aufwand lohnt, hängt am Zustand der Anlage. Wird sie gepflegt, ist sie noch nicht am Ende ihrer Laufzeit und trägt sie Abläufe, die Teams nicht ohne Weiteres abbildet, ermöglicht eine Anbindung die Umstellung in Etappen. Steht dagegen ohnehin eine Erneuerung an, ist der Wechsel auf Teams-Telefonie oder auf eine Cloud-Telefonanlage mit Teams-Anbindung meist der einfachere Weg, weil ein zusätzliches Gerät mit eigener Pflege entfällt. Wir nehmen die vorhandene Anlage deshalb zuerst auf, mit Rufnummern, Ansagen, Gruppen und angeschlossenen Sondergeräten, und entscheiden erst danach mit Ihnen, ob sie angebunden oder abgelöst wird.

Ja, und für viele Unternehmen ist das der eigentliche Grund für den Umstieg. Die Büronummer klingelt am Laptop und in der Teams-App auf dem Smartphone, laufende Gespräche lassen sich zwischen beiden Geräten übergeben, und nach außen erscheint die Firmennummer statt der privaten. Für gute Sprachqualität entscheidet im Homeoffice meist nicht die Bandbreite, sondern das Headset: Freisprechen über das eingebaute Laptop-Mikrofon ist die häufigste Ursache für Beschwerden über schlechte Verständlichkeit. Einen Punkt sollten Sie bewusst regeln, den Notruf. Teams ordnet jedem Nutzer eine Notfalladresse zu und kann den aktuellen Standort des Geräts einbeziehen; damit das im Homeoffice stimmt, muss die Standortfreigabe eingerichtet und die Adresse gepflegt sein. Wir legen das bei der Einführung fest und prüfen es, bevor das Team umgestellt wird. Wer zusätzlich unterwegs arbeitet, nutzt dieselbe App auf dem Smartphone, und die Erreichbarkeit hängt dann an keinem einzelnen Gerät mehr.

Ja. Teams Phone enthält automatische Telefonzentralen, die Anrufer per Menü weiterleiten, und Anrufwarteschleifen mit Begrüßung, Wartemusik und Verteilung auf die nächste freie Person. Für Geschäftszeiten, Abende und Feiertage lassen sich in der Zentrale eigene Wege und Ansagen hinterlegen. Warteschleifen selbst kennen keine Feiertage; Microsoft empfiehlt deshalb, ihnen eine Zentrale vorzuschalten. Jede Zentrale und jede Warteschleife braucht ein eigenes Ressourcenkonto mit Lizenz, wofür Abonnements mit Teams Phone ein kostenloses Kontingent enthalten. Der Unterschied zu einer klassischen Telefonanlage zeigt sich im Alltag an anderer Stelle: bei der bequemen Vermittlung durch einen Empfang und bei der Auswertung, wie viele Anrufer warten oder aufgelegt haben. Erweiterte Einblicke in Warteschleifen über die Warteschlangen-App setzt Microsoft mit Teams Premium als zusätzlicher Lizenz voraus. Wer viel vermittelt, prüft deshalb auch eine Cloud-Telefonanlage mit Teams-Anbindung. Staufenberg Advisory richtet beides ein und empfiehlt den Weg nach Ihrem tatsächlichen Anrufaufkommen.