SharePoint-Intranet und Dokumentenablage: eine Ablage, in der jeder findet, was er braucht, und nur sieht, was er sehen darf – ohne Fileserver im Nebenraum.

Ein SharePoint-Intranet hat drei Kostenblöcke, und nur einer davon ist wirklich neu. SharePoint selbst ist in den Business- und Enterprise-Abonnements von Microsoft 365 enthalten, dazu gehört Speicher von 1 TB je Organisation plus 10 GB je Lizenz. Reicht das für ein großes Archiv nicht, lässt sich weiterer Speicher hinzubuchen; die Lizenzen können Sie auch über uns beziehen. Der zweite Block ist die einmalige Einrichtung. Ihren Umfang bestimmen die Datenmenge auf dem Fileserver, der Aufwand fürs Aufräumen, die Zahl der Abteilungen und Projekte mit eigener Website, der Zustand der heutigen Berechtigungen und der Umfang der Startseite. Der dritte Block ist die laufende Betreuung, also neue Websites, geänderte Rechte und Mitarbeiter, die kommen und gehen; bei Staufenberg Advisory ist sie Teil des Managed-IT-Pakets. Im Gegenzug entfallen Anschaffung und Wartung eines eigenen Fileservers. Bis zu 75 % der Digitalisierungskosten können über Landes- und Bundesprogramme gefördert werden; wir prüfen Ihre Möglichkeiten und übernehmen den Prozess.

Die Dauer hängt weniger an der Technik als an den Entscheidungen, die vor dem Umzug fallen. Die Übertragung der Daten läuft größtenteils im Hintergrund, während Ihr Team am Fileserver weiterarbeitet. Zeit kosten drei andere Dinge: das Aufräumen alter Ordner, die Abstimmung der neuen Struktur mit den Abteilungen und die Frage, wer künftig worauf zugreifen darf. Je klarer die Zuständigkeiten in Ihrem Haus geregelt sind, desto schneller steht die Struktur. Bewährt hat sich eine Einführung in Etappen: zuerst eine Abteilung mit überschaubarer Ablage, danach die übrigen, zuletzt das Intranet mit Startseite und Neuigkeiten. So lernt das Team SharePoint an echten Dateien kennen, und die Erfahrungen aus der ersten Etappe fließen in die nächste ein. Nach dem Erstgespräch und einer Bestandsaufnahme Ihres Fileservers erhalten Sie von uns einen Zeitplan mit Stichtag für die Umstellung, abgestimmt auf Monatsabschluss, Urlaubszeit und andere Termine, an denen Ihr Betrieb keine zusätzliche Unruhe gebrauchen kann.

Für die meisten Dokumente eines Unternehmens ja, für einige nicht. SharePoint bringt die Grundfunktionen eines Dokumentenmanagements mit: Versionsverlauf, gemeinsames Bearbeiten in Word, Excel und PowerPoint, Spalten für Kunde, Projekt oder Dokumentart, Vorlagen und Aufbewahrungsrichtlinien. Verträge, Angebote, Projektunterlagen, Handbücher und Qualitätsdokumente sind dort gut aufgehoben, zumal die Lizenz meist schon bezahlt ist. Anders liegt der Fall bei Rechnungen und Buchungsbelegen. Sie müssen nach den GoBD unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden, und das Archiv in DATEV oder im ERP deckt diese Anforderung in der Regel mit weniger Aufwand ab als eine eigens abgesicherte Bibliothek. Ein spezialisiertes DMS lohnt sich, wenn Dokumente feste Prüf- und Freigabewege mit Fristen durchlaufen oder wenn Branchenvorgaben eine bestimmte Archivierung verlangen. Staufenberg Advisory legt mit Ihnen fest, welche Dokumentarten wohin gehören, bevor die Struktur steht. Ob Ihr Verfahren den steuerlichen Anforderungen genügt, bestätigt am Ende Ihr Steuerberater.

Der wichtigste Grundsatz lautet: Rechte gehören an Gruppen, nicht an Personen. Jede SharePoint-Website kennt die Rollen Besitzer, Mitglieder und Besucher. Gehört eine Website zu einem Team in Microsoft Teams, steuert die Mitgliedschaft im Team den Zugriff, und Microsoft empfiehlt, die Berechtigungen dann auch dort zu verwalten. Wer eine neue Stelle antritt, kommt in die passende Gruppe, wer ausscheidet, wird entfernt, und niemand muss Ordner für Ordner nachsehen. Abweichende Rechte auf einzelnen Ordnern oder Dateien sind möglich, sollten aber die Ausnahme bleiben; Microsoft nennt für solche eindeutigen Berechtigungen in einer Bibliothek einen empfohlenen Richtwert von 5.000. Vertrauliches wie Personal- oder Gehaltsunterlagen gehört auf eine eigene Website, auf der die Freigabe nach außen abgeschaltet ist. Mit Microsoft 365 Copilot hat das Thema zusätzliches Gewicht bekommen: Copilot zeigt jedem Nutzer alles, worauf er mindestens Leserechte hat. Eine zu großzügige Freigabe, die bisher niemandem aufgefallen ist, wird damit plötzlich sichtbar.

Ja, und in manchen Fällen ist das sogar die richtige Entscheidung. Ein Fileserver bleibt sinnvoll, wenn eine Fachanwendung ihre Daten auf einem Netzlaufwerk erwartet, wenn Programme wie CAD-Software mit sehr großen, untereinander verknüpften Dateien arbeiten oder wenn eine Maschine direkt auf eine Freigabe schreibt. Für die übrige Ablage spricht wenig für den eigenen Server: Er braucht Hardware, Updates, Datensicherung und einen sicheren Zugang von außen, und mancher Server im Büroschrank läuft auf einem Betriebssystem am Ende seines Supports. Für Windows Server 2016 etwa endet der erweiterte Support am 12. Januar 2027. Wir arbeiten nach dem Prinzip Cloud First, prüfen aber jede Freigabe einzeln. Häufig ist das Ergebnis eine Aufteilung: Dokumente, Verträge und Projektunterlagen ziehen nach SharePoint, die Daten einer Fachanwendung bleiben dort, wo die Anwendung sie braucht, und der Server wird kleiner oder später ganz abgelöst. Nach dem Umzug bleibt der alte Fileserver eine Zeit lang schreibgeschützt erreichbar, damit niemand eine Datei vermisst.

Für ein Intranet auf SharePoint in den meisten Fällen nicht. SharePoint bringt mit Kommunikationswebsites alles mit, was ein Intranet in einem mittelständischen Unternehmen braucht: eine Startseite mit Neuigkeiten, Seiten für Abteilungen und Themen, Ansprechpartner, Termine sowie Links zu Formularen und Anwendungen. Gestaltet wird mit fertigen Bausteinen im Browser, ohne Programmierung, und Hub-Websites verbinden die einzelnen Bereiche über eine gemeinsame Navigation. Eine Intranet-Agentur oder ein SharePoint-Entwickler lohnt sich, wenn Sie ein eigenes Design weit über Farben und Logo hinaus wünschen oder Funktionen brauchen, die SharePoint nicht mitbringt. Über den Erfolg entscheidet ohnehin weniger die Gestaltung als die Pflege: Ein Intranet lebt davon, dass jemand im Haus regelmäßig Neuigkeiten veröffentlicht. Staufenberg Advisory richtet Struktur, Startseite und Berechtigungen ein, zeigt Ihren Redakteuren in einer kurzen Einweisung, wie sie Inhalte selbst pflegen, und betreut das Intranet danach zusammen mit Ihrer übrigen Microsoft-365-Umgebung.

Eine gute Ablagestruktur folgt den Zuständigkeiten, nicht der Geschichte des Fileservers. Am Anfang steht die Frage, wer mit welchen Dokumenten arbeitet: Jede Abteilung und jedes größere Projekt erhält eine eigene Website mit klar benannten Besitzern, abteilungsübergreifende Themen wie Qualitätsmanagement oder Vorlagen bekommen eine gemeinsame. Innerhalb einer Website trennen Bibliotheken die Dokumentarten, etwa Verträge, Angebote und Protokolle. Ordner bleiben flach; was früher die fünfte Ordnerebene war, wird zur Spalte wie Kunde, Jahr oder Status, nach der sich filtern lässt. Dazu kommen wenige, verbindliche Regeln: wie Dateien benannt werden, wo Entwürfe liegen, wann etwas ins Archiv wandert und wer eine neue Website anlegen darf. Persönliche Arbeitsdateien gehören in OneDrive, alles, was andere brauchen, in SharePoint. Microsoft selbst rät, Websites über Hubs zu verbinden, statt Unterwebsites zu verschachteln. Wir entwerfen diese Struktur gemeinsam mit Ihnen und halten sie so fest, dass auch neue Mitarbeiter sie auf Anhieb verstehen.