Microsoft-Schulungen für Teams, SharePoint und Copilot: Ihr Team übt an der eigenen Umgebung und nutzt danach, wofür Sie die Lizenzen bezahlen.

Den Preis bestimmen vor allem vier Größen: die Zahl der Teilnehmer und Gruppen, das Format, die Zahl der Themen und der Aufwand, die Schulung auf Ihre Umgebung zuzuschneiden. Eine Einweisung für alle Mitarbeiter bei der Einführung kalkuliert sich anders als ein Workshop für wenige Key-User, und eine Schulung vor Ort enthält Anfahrt, die online entfällt. Staufenberg Advisory nennt Ihnen nach dem kostenlosen Erstgespräch einen Festpreis für den vereinbarten Umfang, statt nach Stunden abzurechnen. Vergleichen Sie Angebote zuerst danach, was enthalten ist, und erst dann nach dem Tagessatz. Wird an Ihrer eigenen Umgebung geübt oder an einer Musterfirma? Gibt es Unterlagen, die zu Ihrer Ablage passen? Wer beantwortet die Fragen, die zwei Wochen später im Alltag auftauchen? Eine günstige Standardschulung, nach der Ihr Team weiter Anhänge verschickt, ist am Ende teurer als eine, die die Arbeitsweise ändert. Ob sich die Schulung über Landes- und Bundesprogramme fördern lässt, je nach Programm mit bis zu 75 % der Kosten, prüfen wir im selben Gespräch und übernehmen den Antrag.

Bei einer Microsoft-Schulung bestimmen vor allem die Zahl der Produkte und das Format den Umfang. Teams, SharePoint und Copilot in einem einzigen Termin zu behandeln, ist möglich, überfordert aber Gruppen, die mit Microsoft 365 gerade erst beginnen. Sinnvoller ist dann die Reihenfolge Teams und Ablage zuerst, Copilot danach, denn Copilot arbeitet mit dem, was in der Ablage liegt, und trifft in einer geordneten Ablage deutlich besser. Eine Einweisung bei der Einführung beschränkt sich auf die Handgriffe für den ersten Tag. Eine Teamschulung geht die Arbeitsweise einer ganzen Abteilung durch, ein Key-User-Workshop zusätzlich Ablagestruktur, Freigaben und die Fragen, die Kollegen später stellen werden. Für Copilot planen wir mehr Übungszeit ein als für die übrigen Themen, weil treffende Anweisungen erst durch Wiederholung an eigenen Vorgängen entstehen. Nach dem Erstgespräch schlagen wir Ihnen vor, wie viele Termine welcher Länge Ihre Gruppen brauchen, und legen sie so, dass der Betrieb weiterläuft. Für verteilte Teams teilen wir die Inhalte auf mehrere Online-Termine auf, zwischen denen das Gelernte im Alltag erprobt wird.

Entscheidend ist weniger der Ort als die Frage, ob die Teilnehmer an ihren eigenen Geräten und in ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung üben. Vor Ort spielt seine Stärke aus, wenn eine Abteilung gemeinsam ihre Arbeitsweise umstellt: Im selben Raum lassen sich Regeln für Kanäle und Ablage gleich vereinbaren, und auch zurückhaltende Kollegen trauen sich eher, nachzufragen. Online passt zu Teams, die über mehrere Standorte oder das Homeoffice verteilt sind, weil niemand anreist und sich die Inhalte auf kürzere Termine aufteilen lassen. Für Teams-Besprechungen hat die Online-Schulung einen Nebeneffekt: Die Teilnehmer erleben das Werkzeug genau so, wie sie es später nutzen. Staufenberg Advisory schult vor Ort bei Ihnen in Hessen, von unseren Standorten in Neustadt (Hessen) und Frankfurt am Main aus, und online für Unternehmen in ganz Deutschland. Häufig ist eine Mischung sinnvoll: ein Workshop vor Ort mit den Key-Usern, danach Online-Termine für die übrigen Mitarbeiter, die im Alltag von den Key-Usern begleitet werden.

Eine Copilot-Schulung lohnt sich vor allem dann, wenn Lizenzen bereits gekauft sind oder kurz vor dem Kauf stehen, denn eine ungenutzte Lizenz kostet jeden Monat. Copilot liefert gute Ergebnisse erst, wenn Nutzer ihm sagen, auf welche Unterlagen er sich stützen soll und was am Ende herauskommen muss, und wenn sie wissen, wofür er sich eignet: Entwürfe in Word, Zusammenfassungen langer E-Mail-Verläufe in Outlook, Auswertungen und Formeln in Excel, die Nachbereitung von Besprechungen in Teams. Ebenso wichtig sind die Grenzen. Microsoft weist selbst darauf hin, dass die Antworten nicht garantiert zutreffen und vor der Weitergabe geprüft werden sollten. Hinzu kommt der Unterschied zwischen den Varianten: Der Copilot Chat ist in passenden Microsoft-365-Abonnements enthalten und arbeitet mit dem Web sowie mit Inhalten, die Sie hochladen oder gerade geöffnet haben. Erst mit der Copilot-Lizenz greift Copilot selbstständig auf Ihre E-Mails, Dateien und Besprechungen zu. Eine Schulung klärt, was Ihr Team mit seiner Lizenz tatsächlich nutzen kann, und übt es an eigenen Aufgaben. Danach zeigt sich, für welche Rollen sich weitere Lizenzen rechnen.

Eine Teams-Schulung für Mitarbeiter eignet sich für jedes Unternehmen, in dem Teams installiert ist, aber noch nicht als gemeinsamer Arbeitsplatz genutzt wird. Typisch sind drei Gruppen. Erstens Mitarbeiter, die Teams bisher nur für Videokonferenzen öffnen und alles andere weiter per E-Mail erledigen. Zweitens Abteilungen, in denen jeder seine eigene Ablage pflegt und Dateien als Anhang verschickt, obwohl derselbe Ordner längst im Kanal liegt. Drittens Führungskräfte und Teamleiter, die festlegen sollen, wofür Kanäle, Chats und Besprechungen im Haus genutzt werden, und dafür selbst eine klare Vorstellung brauchen. Für Mitarbeiter mit viel Kundenkontakt kommt die Zusammenarbeit mit Externen hinzu, etwa Gäste in Besprechungen oder Dateien, die nach außen geteilt werden. Die Größe des Unternehmens spielt dabei eine geringe Rolle: Wir schulen vom Start-up über den Mittelstand bis zum Konzern. Entscheidend ist, dass die Gruppe im Alltag zusammenarbeitet, denn dann können die Übungen aus genau diesem Alltag stammen und sitzen nach der Schulung, statt wieder vergessen zu werden.

Eine Microsoft-Schulung bringt Ihrem Team die Bedienung bei: wie man in Teams zusammenarbeitet, Dateien in SharePoint und OneDrive ablegt und teilt und Copilot in Word, Excel, Outlook und Teams für die eigenen Aufgaben einsetzt. Sie ist an Ihre Microsoft-365-Umgebung gebunden und beantwortet die Frage, wie eine Funktion im Arbeitsalltag sitzt. Eine KI-Schulung setzt eine Ebene darüber an. Sie behandelt den Umgang mit KI-Werkzeugen im Allgemeinen, ob ChatGPT, Claude oder Copilot, dazu Datenschutz, die Grenzen generativer KI und die Frage, was Art. 4 der KI-Verordnung zur KI-Kompetenz der Mitarbeiter vorsieht. Beides ergänzt sich: Wer Copilot einführt, braucht die Bedienung und einen sicheren Rahmen. Wir bieten beide Formate an und stimmen sie so aufeinander ab, dass sich die Inhalte nicht doppeln. Häufig beginnt ein Unternehmen mit der KI-Schulung für alle und vertieft Copilot danach in den Abteilungen, die viel in Outlook, Word und Excel arbeiten. Was die KI-Schulung im Einzelnen umfasst, beschreibt unsere Seite zur KI-Schulung für Mitarbeiter.

In einer SharePoint-Schulung für Anwender geht es um die Ablage im Alltag, nicht um die Einrichtung von Websites. Die Teilnehmer lernen, wo welche Datei hingehört: Entwürfe und persönliche Unterlagen ins eigene OneDrive, alles, woran mehrere arbeiten, auf die SharePoint-Website der Abteilung oder des Projekts, die zu jedem Team in Teams ohnehin im Hintergrund besteht. Sie üben, Dateien per Link statt als Anhang zu teilen, und erfahren, für wen ein Link gilt: für bestimmte Personen, für alle im Unternehmen oder, wenn freigeschaltet, auch für Externe. Dazu kommt das gemeinsame Bearbeiten, das funktioniert, sobald die Datei in OneDrive oder SharePoint liegt und im aktuellen Format gespeichert ist, sowie der Versionsverlauf, mit dem sich eine überschriebene Fassung selbst zurückholen lässt. Ein Teil der Schulung gilt der Suche, denn eine Ablage ist nur so gut, wie sich Dateien darin wiederfinden lassen. Liegt das eigentliche Problem in der Struktur selbst, ordnen wir zuerst die Ablage neu und schulen danach auf die neue Ordnung.

Eine Einführung gelingt, wenn Technik, Regeln und Schulung gemeinsam geplant werden statt nacheinander. Bei Teams heißt das: Vor dem Start steht fest, welche Teams und Kanäle es gibt, wer neue anlegen darf und was weiterhin per E-Mail läuft. Ohne diese Regeln entstehen schnell Teams mit ähnlichen Namen, und bald weiß niemand mehr, wo etwas liegt. Bei Copilot kommt eine Voraussetzung hinzu, die oft übersehen wird: Copilot arbeitet mit allem, was der jeweilige Nutzer öffnen darf. Zu weit gefasste Freigaben in SharePoint und Teams werden deshalb vor dem Start eingegrenzt, sonst taucht in einer Zusammenfassung auf, was nicht für alle gedacht war. Danach folgen eine kurze Einweisung für alle, eine vertiefende Schulung für die Abteilungen und Key-User als erste Ansprechpartner im Haus. Staufenberg Advisory richtet Microsoft 365 ein, setzt die Berechtigungen und schult Ihr Team, sodass Einrichtung und Schulung zueinander passen. Fragen aus dem Alltag beantwortet anschließend die laufende Betreuung, ohne dass Ihr Team dafür einen zweiten Dienstleister braucht.