Microsoft 365 Betreuung für Unternehmen: einmal sauber eingerichtet und danach von jemandem verwaltet, der Ihre Umgebung kennt – von E-Mail und Teams bis zu Laptops und Besprechungsräumen.

Die Kosten bestehen aus zwei getrennten Posten: den Lizenzen von Microsoft und der Betreuung durch einen Dienstleister. Die Lizenzen richten sich nach dem gewählten Microsoft-365-Plan und werden pro Nutzer und Monat berechnet; welcher Plan für wen reicht, prüfen wir vorher Rolle für Rolle, denn nicht jeder Mitarbeiter braucht das umfangreichste Paket. Die Betreuung rechnet Staufenberg Advisory im Managed-IT-Festpreis ab: ab 19 € pro Nutzer und Monat im Basic-Paket, die meisten Kunden liegen mit dem Vollpaket zwischen 49 und 99 € pro Nutzer und Monat, je nach Bausteinen wie Datensicherung oder Geräteverwaltung. Einmalige Vorhaben wie die erste Einrichtung, der Umzug von einem eigenen Exchange-Server oder die Ausstattung von Besprechungsräumen rechnen wir getrennt als Projekt ab; steht der Umfang fest, gilt ein Festpreis. Vergleichen Sie Angebote über die Jahressumme aus Lizenzen und Betreuung, denn ein niedriger Stundensatz verrät nichts darüber, wie viele Stunden am Ende anfallen. Wir betreuen ab zwei Arbeitsplätzen, und die ersten drei Monate gelten als Testzeit.

Ein Microsoft-365-Dienstleister richtet die Umgebung ein und übernimmt danach die laufende Verwaltung: neue und ausscheidende Mitarbeiter, Lizenzen, Postfächer, Teams und Freigaben, Sicherheitseinstellungen, Datensicherung und die Geräte, mit denen gearbeitet wird. Daneben berät er bei Entscheidungen, etwa welcher Lizenzplan passt, ob sich Microsoft 365 Copilot lohnt oder wie ein Fileserver abgelöst wird. Einen guten Anbieter erkennen Sie an drei Dingen. Erstens bleiben die Administratorrechte bei Ihnen: Ihr Unternehmen besitzt ein eigenes Administratorkonto, und Sie wissen, wer sonst noch Zugriff hat. Zweitens ist Ihre Umgebung dokumentiert, sodass ein Wechsel des Ansprechpartners nicht bei null beginnt. Drittens betreut er Microsoft 365 im Zusammenhang mit dem Rest Ihrer IT, denn Anmeldeprobleme haben ihre Ursache oft am Gerät oder im Netzwerk. Staufenberg Advisory betreut Microsoft 365 als Teil der Managed-IT-Betreuung, in Hessen auch vor Ort und bundesweit aus der Ferne, mit einer Hotline, die Störungen rund um die Uhr annimmt.

Ja. Staufenberg Advisory vertreibt Microsoft-365-Lizenzen als CSP, also über das Cloud-Solution-Provider-Programm von Microsoft, und Sie können Ihre Lizenzen direkt über uns beziehen. Der praktische Vorteil liegt in den kurzen Wegen: Kommt ein Mitarbeiter hinzu oder scheidet jemand aus, passen wir Konto und Lizenz in einem Schritt an, statt dass Sie selbst im Microsoft-Portal bestellen und kündigen. Vor dem Bezug prüfen wir, welcher Plan für welche Rolle genügt. Microsoft 365 Business Premium ist laut Microsoft für Unternehmen mit bis zu 300 Benutzern konzipiert und enthält neben den Office-Anwendungen auch Intune für die Geräteverwaltung und den bedingten Zugriff. Wer am Empfang oder in der Produktion nur E-Mail und Teams nutzt, kommt oft mit einem kleineren Plan aus, und gemischte Pläne innerhalb eines Unternehmens sind üblich. Beziehen Sie Ihre Lizenzen heute direkt bei Microsoft oder über einen anderen Anbieter, betreuen wir Ihre Umgebung trotzdem; ein Wechsel des Lizenzbezugs ist keine Voraussetzung für die Zusammenarbeit.

Microsoft 365 bringt starke Sicherheitsfunktionen mit, doch viele davon wirken erst, wenn sie eingerichtet sind. Die wichtigste Einzelmaßnahme ist die Mehrfaktor-Anmeldung: Neben dem Kennwort bestätigt jeder Nutzer seine Anmeldung zusätzlich, etwa über eine App auf dem Smartphone, und ein gestohlenes Kennwort allein wird damit wertlos. Bedingter Zugriff geht einen Schritt weiter und arbeitet mit Regeln: Wer auf Firmendaten zugreifen will, muss sich mit zweitem Faktor anmelden, ein verwaltetes und aktuelles Gerät nutzen oder darf sich aus bestimmten Ländern gar nicht anmelden. Veraltete Anmeldeverfahren, die keinen zweiten Faktor kennen, lassen sich ganz sperren. Dafür ist eine Lizenz für Microsoft Entra ID P1 nötig, die in Microsoft 365 Business Premium enthalten ist. Ohne diese Lizenz bietet Microsoft allen Kunden die sogenannten Sicherheitsstandards als festen Grundschutz. Unabhängig von der Lizenz trennen wir Administratorkonten von den Arbeitskonten und prüfen regelmäßig, wer welche Rechte besitzt. Staufenberg Advisory richtet diese Einstellungen bei der Übernahme ein und hält sie im laufenden Betrieb aktuell.

Microsoft Intune ist die Geräteverwaltung von Microsoft und arbeitet vollständig aus der Cloud, ohne eigenen Server. Als MDM-Lösung, kurz für Mobile Device Management, verwaltet Intune Computer, Tablets und Smartphones mit Windows, macOS, iOS und Android: Einstellungen, Programme, Updates, Verschlüsselung und die Bedingungen, unter denen ein Gerät auf Firmendaten zugreifen darf. Geht ein Firmenhandy oder ein Laptop verloren, lässt es sich aus der Ferne zurücksetzen. Für private Smartphones gibt es einen zweiten Weg: Intune sichert dann ausschließlich die dienstlichen Apps ab und entfernt beim Austritt eines Mitarbeiters gezielt die Firmendaten, ohne private Fotos oder Nachrichten anzutasten. Ob sich das lohnt, entscheidet weniger die Unternehmensgröße als die Frage, wie viele Geräte außerhalb des Büros unterwegs sind und was darauf liegt. Spätestens mit Homeoffice, Diensthandys oder Kundendaten auf Laptops ist eine Geräteverwaltung kein Luxus mehr. In Microsoft 365 Business Premium ist Intune bereits enthalten, sodass oft nur die Einrichtung fehlt.

Für Microsoft Teams Rooms braucht ein Raum drei Dinge: ein für Teams zertifiziertes Raumsystem mit Touch-Konsole, die passende Konferenzraum-Technik aus Bildschirm, Kamera, Mikrofonen und Lautsprechern sowie ein eigenes Ressourcenkonto mit Teams-Rooms-Lizenz. Microsoft bietet zwei Lizenzen an. Teams Rooms Basic gibt es für bis zu 25 Räume ohne zusätzliche Kosten, und sie deckt das Wesentliche ab: Besprechungen per Fingertipp starten, Bildschirminhalte teilen, das Whiteboard nutzen. Teams Rooms Pro ergänzt unter anderem zwei Bildschirme, intelligente Audio- und Videofunktionen und die Fernverwaltung der Geräte; ab dem 26. Raum ist sie vorgeschrieben. Praktisch für Termine mit Kunden: Auch Einladungen zu Zoom- und Webex-Besprechungen lassen sich mit beiden Lizenzen direkt im Raum annehmen. Bei der Besprechungsraum-Ausstattung bestimmt vor allem die Raumgröße, wie viele Mikrofone und welche Kamera nötig sind. Staufenberg Advisory plant die Ausstattung mit Ihnen, richtet Raumsystem und Konto ein und hält die Geräte danach im laufenden Betrieb aktuell, ohne dass Ihr Team sich darum kümmern muss.

Ja, wir empfehlen sie jedem Unternehmen. Microsoft hält die Plattform verfügbar, schützt aber nicht vor Fehlern, die innerhalb Ihrer eigenen Umgebung passieren: einer versehentlich gelöschten Projektablage, einem verschlüsselten OneDrive nach einem Angriff oder einem Postfach, das nach dem Austritt eines Mitarbeiters zu früh entfernt wurde. Die Bordmittel haben feste Fristen. Endgültig gelöschte E-Mails hält Exchange Online standardmäßig 14 Tage vor, höchstens 30 Tage. Aus den Papierkörben von SharePoint lassen sich Dateien bis zu 93 Tage nach dem Löschen zurückholen. Fällt der Fehler erst später auf, etwa beim Jahresabschluss oder bei einer Prüfung, ist der alte Stand verloren. Eine eigene Datensicherung kopiert Postfächer, OneDrive und SharePoint einschließlich der Dateien aus Teams regelmäßig an einen getrennten Ort und bewahrt ältere Stände deutlich länger auf. Staufenberg Advisory richtet diese Sicherung im Rahmen der Betreuung ein und spielt daraus regelmäßig zur Probe zurück, denn erst eine gelungene Rücksicherung zeigt, dass die Sicherung im Ernstfall taugt.

Ja. Microsoft 365 wird zum größten Teil über Verwaltungsoberflächen in der Cloud betreut, deshalb spielt die Entfernung für die laufende Arbeit kaum eine Rolle. Neue Benutzer, Lizenzänderungen, Freigaben, Sicherheitsregeln, die Geräteverwaltung mit Intune und die Datensicherung erledigen wir bundesweit per Fernzugriff, ohne dass jemand anreisen muss. Vor Ort sind wir vor allem in Hessen, wo unsere drei Standorte liegen, darunter der Hauptsitz in Neustadt (Hessen) und das Büro in Frankfurt am Main. Einsätze im Haus lohnen sich bei der ersten Aufnahme Ihrer Umgebung, bei der Ausstattung von Besprechungsräumen mit Teams Rooms und bei der Übergabe vieler neuer Geräte auf einmal. Außerhalb Hessens legen wir solche Termine zusammen oder richten neue Laptops über Intune so ein, dass sie sich nach der ersten Anmeldung beim Mitarbeiter selbst konfigurieren. Die Störungsannahme ist unabhängig vom Standort rund um die Uhr erreichbar, an 365 Tagen im Jahr und ohne Aufpreis. Staufenberg Advisory betreut Unternehmen ab zwei Arbeitsplätzen, vom Start-up über den Mittelstand bis zum Konzern.