Microsoft 365 Migration: Exchange-Server, Tenant oder Google Workspace geordnet umziehen – im Parallelbetrieb und mit einem Rückweg für jeden Schritt.

Eine Migration ist ein Projekt mit klarem Ende, deshalb kalkuliert Staufenberg Advisory sie nach Umfang und bei klar umrissenem Vorhaben zum Festpreis, getrennt von der laufenden Betreuung. Den Aufwand bestimmen vor allem fünf Faktoren: das Ausgangssystem, die Zahl und Größe der Postfächer, vorhandene Archive und PST-Dateien, freigegebene Postfächer und Weiterleitungen sowie die Dateien, die zusätzlich nach OneDrive oder SharePoint umziehen. Ein kleines Büro bei einem Mail-Hoster ist ein anderes Vorhaben als ein Exchange-Server mit Fachanwendungen, die selbst E-Mails verschicken. Neben unserer Arbeit fallen Lizenzen an: Microsoft-365-Lizenzen für alle Nutzer im Ziel und bei einem Umzug zwischen zwei Tenants zusätzlich eine Migrationslizenz von Microsoft je Nutzer, die einmalig berechnet wird. Ohne sie lässt Microsoft den mandantenübergreifenden Umzug von Postfächern nicht zu. Einen belastbaren Festpreis nennen wir nach der Bestandsaufnahme, weil erst sie zeigt, welche Sonderfälle in Ihrer Umgebung stecken. Übernehmen wir danach die Betreuung, gilt der Managed-IT-Festpreis ab 19 € pro Nutzer und Monat.

Microsoft hat den Support für Exchange Server 2016 und Exchange Server 2019 im Oktober 2025 beendet. Seitdem gibt es für beide Versionen keine Sicherheitsupdates mehr, und anders als bei Windows bietet Microsoft auch kein kostenpflichtiges Programm für verlängerte Sicherheitsupdates an. Der Server läuft technisch weiter, aber jede neu entdeckte Sicherheitslücke bleibt offen, und das bei einem System, das meist aus dem Internet erreichbar ist und die gesamte Firmenkorrespondenz enthält. Für den Ausweg gibt es zwei Ziele. Entweder ziehen die Postfächer nach Exchange Online in Microsoft 365, dann entfällt der eigene Mailserver ganz. Oder Sie bleiben im eigenen Haus und wechseln auf den Nachfolger Exchange Server Subscription Edition, kurz Exchange SE. Von Exchange 2019 mit Cumulative Update 14 oder 15 ist das ein direktes Upgrade; von Exchange 2016 führt der Weg über einen neuen Server, auf den die Postfächer umziehen. Für Exchange SE verlangt Microsoft Abonnementlizenzen oder Lizenzen mit aktiver Software Assurance.

Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist Exchange Online die einfachere Wahl, weil Betrieb, Updates und Verfügbarkeit des Mailservers an Microsoft übergehen und die E-Mail in dieselbe Umgebung rückt wie Teams, SharePoint und OneDrive. Abgerechnet wird pro Nutzer und Monat, Server-Hardware und deren Erneuerung entfallen. Exchange Server SE ist sinnvoll, wenn E-Mails aus vertraglichen, rechtlichen oder technischen Gründen im eigenen Haus bleiben müssen, etwa weil eine Fachanwendung eng mit dem lokalen Exchange verbunden ist. Dann tragen Sie aber auch weiterhin die Pflichten eines eigenen Servers: Updates zeitnah einspielen, Datensicherung, Hardware, Zertifikate und die Absicherung des Zugangs von außen. Für Exchange SE gilt bei Microsoft der moderne Lebenszyklus ohne festes Supportende, vorausgesetzt, die Installation bleibt aktuell. Ein dritter Weg ist der Hybridbetrieb, bei dem ein Teil der Postfächer online liegt und ein Teil im Haus; er eignet sich vor allem als Übergang bei größeren Umzügen. Staufenberg Advisory rechnet beide Ziele mit Ihren Zahlen durch und empfiehlt erst danach einen Weg.

Eine seriöse Antwort gibt es erst nach der Bestandsaufnahme, weil die Dauer weniger an der Zahl der Mitarbeiter hängt als an Datenmenge, Ausgangssystem und Sonderfällen. Wenige Postfächer bei einem Hoster ziehen deutlich schneller um als ein Exchange-Server mit großen Archiven, freigegebenen Postfächern, öffentlichen Ordnern und Geräten, die per E-Mail scannen oder Rechnungen verschicken. Zeit kostet dabei weniger das Kopieren als die Vorbereitung: Benutzer und Lizenzen im Ziel anlegen, die Domäne bestätigen, Berechtigungen nachbilden und Pilotnutzer testen lassen. Das eigentliche Kopieren läuft im Hintergrund, während Ihr Team im alten System weiterarbeitet, und wird bis zum Stichtag laufend abgeglichen. Am Stichtag selbst sind nur noch die letzten Änderungen zu übertragen und die DNS-Einträge umzustellen; diesen Schritt legen wir außerhalb Ihrer Geschäftszeiten. Danach folgt eine kurze Phase der Nacharbeit, in der Smartphones neu verbunden und Fragen aus dem Team beantwortet werden. Staufenberg Advisory nennt Ihnen nach der Bestandsaufnahme einen Zeitplan mit Stichtag, auf den Sie Ihren Betrieb einstellen können.

Bei einer Tenant-to-Tenant-Migration ziehen Postfächer und OneDrive-Daten, dazu meist SharePoint-Ablagen und Teams, von einer Microsoft-365-Umgebung in eine andere, typischerweise nach einem Firmenkauf, einer Ausgründung oder einer Umfirmierung. Für Postfächer und OneDrive stellt Microsoft eine mandantenübergreifende Migration bereit, die eine eigene Lizenz je umziehendem Nutzer voraussetzt; ohne sie bricht der Umzug ab. Drei Punkte entscheiden über einen ruhigen Stichtag. Erstens kann eine Domäne immer nur zu einem Tenant gehören. Soll die bisherige Adresse mitkommen, wird sie im alten Tenant entfernt und im neuen bestätigt, und dieser Wechsel muss genau geplant sein, damit keine E-Mail ins Leere läuft. Zweitens werden Teams-Besprechungen zwar übertragen, ihre Links gelten im neuen Tenant aber nicht mehr, sodass die Termine neu angelegt werden müssen. Drittens verweigert Microsoft den Umzug von Postfächern, die unter einer Aufbewahrung stehen; solche Fälle klären wir vorher. Staufenberg Advisory plant diese Schritte mit beiden Seiten und legt fest, welche Adressen ab wann gelten.

Ja, und Microsoft unterstützt den Wechsel mit eigenen Werkzeugen. Aus Google Workspace lassen sich E-Mails samt Regeln, Kalender und Kontakte nach Exchange Online übertragen, auch in mehreren Etappen, sodass nicht alle Mitarbeiter am selben Tag umziehen müssen. Einige Dinge kommen dabei nicht mit: Freigegebene Kalender, Raumbuchungen und Abwesenheitseinstellungen werden nicht übernommen, und je Kontakt ziehen höchstens drei E-Mail-Adressen um. Übertragene Regeln kommen zunächst ausgeschaltet im neuen Postfach an und sollten vor dem Einschalten geprüft werden. Dateien aus Google Drive ziehen mit einem eigenen Werkzeug nach OneDrive und SharePoint, und die Originale in Google Drive bleiben dabei unangetastet. Freigaben auf Dateiebene und ältere Dateiversionen kommen allerdings nur mit, wenn das ausdrücklich eingestellt ist, und Freigabelinks für Externe müssen neu erstellt werden. Staufenberg Advisory erfasst deshalb vorher, wer welche Kalender und Ordner mit wem teilt, und baut diese Struktur in Microsoft 365 nach, bevor die erste Gruppe umzieht.

Nicht automatisch, und genau daran scheitern viele Umzüge, die als einfacher Postfachwechsel geplant waren. Bei klassischen Mail-Hostern läuft der Umzug in der Regel über IMAP, und eine IMAP-Migration überträgt laut Microsoft nur die Elemente aus dem Posteingang und den übrigen Mail-Ordnern. Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben bleiben zurück und müssen gesondert übertragen werden, etwa per Export aus dem bisherigen Programm und Import in Outlook. Dazu kommen Grenzen: Je Postfach zieht Microsoft höchstens 500.000 Elemente um, und eine einzelne E-Mail darf nicht größer als 35 MB sein. Sehr volle Postfächer oder große Anhänge brauchen deshalb einen eigenen Weg. Praktisch gehen wir so vor: Wir legen Benutzer und Postfächer in Microsoft 365 an, kopieren die E-Mails vorab, übertragen Kalender und Kontakte in einem eigenen Schritt und stellen erst danach den MX-Eintrag um. Ihre Domäne kann dabei bei IONOS oder Strato registriert bleiben; lediglich die DNS-Einträge zeigen danach auf Microsoft 365.

Das Risiko besteht, aber es lässt sich mit Vorbereitung klein halten. E-Mails gehen bei Umzügen meist auf drei Wegen verloren: durch eine zu frühe Umstellung der Zustellung, durch übersehene Archive und lokale PST-Dateien oder durch Aufbewahrungsrichtlinien, die während der Migration Elemente verschieben, sodass diese hinterher als fehlend erscheinen. Microsoft empfiehlt deshalb ausdrücklich, Archivierungs- und Aufbewahrungsrichtlinien vor dem Umzug abzuschalten. Staufenberg Advisory sichert den Bestand vor dem ersten Schritt und prüft, ob sich die Sicherung zurückspielen lässt. Während der Umstellung bleibt das alte System erreichbar und wird weiter abgeglichen, sodass auch E-Mails, die kurz vor dem Stichtag eintreffen, im neuen Postfach ankommen. Nach dem Umzug vergleichen wir die Zahl der Elemente zwischen altem und neuem Postfach. Fehlt etwas, holen wir es aus dem alten System oder aus der Sicherung nach. Erst wenn Sie den Umzug abgenommen haben, wird das alte System abgeschaltet, und bis dahin bleibt jeder Schritt umkehrbar.