Wir betreuen Ihre komplette EDV (Rechner, Server, E-Mail, Telefon und Sicherheit) zum Festpreis ab 19 € pro Nutzer und Monat, mit einer Hotline, die Ihr Anliegen rund um die Uhr entgegennimmt. Und wir übernehmen auch dann, wenn Ihr bisheriger Betreuer nichts dokumentiert hat.
Wer nach einem EDV-Dienstleister sucht, hat selten Zeit für lange Auswahlprozesse. Und fast immer steht dieselbe Ursache dahinter: Die EDV hängt an einer einzelnen Person. Daraus ergeben sich drei Anlässe, die wir in dieser Reihenfolge am häufigsten hören:
Jahrzehntelang hat sich eine Person um alles gekümmert: Server, Drucker, E-Mail, Passwörter. Jetzt hört sie auf. Der günstigste Zeitpunkt für die Übernahme ist deshalb der, an dem sie noch im Haus ist: Wir nehmen Ihre EDV gemeinsam mit ihr auf, statt später zu rekonstruieren, was niemand mehr erklären kann.
Auf jedem Rechner läuft eine andere Windows-Version, ein Programm funktioniert nur über einen bestimmten PC, eine Excel-Liste ist in Wahrheit die Datenbank, und ein Gerät darf nie ausgeschaltet werden. Warum, weiß niemand mehr. Wir nehmen diese Landschaft auf, schreiben sie auf und sagen Ihnen, was davon tragfähig ist und was ersetzt gehört.
Zwei Wochen Urlaub, eine Krankheit, ein Wochenende: Hängt die EDV an einer Person, hängt sie an deren Verfügbarkeit. Bei uns steht ein Team aus über 50 Spezialisten dahinter, und eine Hotline nimmt Ihr Anliegen rund um die Uhr entgegen, 365 Tage im Jahr, ohne Aufpreis. Urlaubs- und Krankheitsvertretung ist keine Zusatzleistung, sondern die Folge davon, dass niemand allein zuständig ist.
Ein EDV-Dienstleister betreut die gesamte elektronische Datenverarbeitung eines Unternehmens: Computer, Server, Netzwerk, E-Mail, Programme und Datensicherung. Der Begriff stammt aus den Anfängen der Büro-IT und wird heute meist durch „IT-Dienstleister“ oder „Managed IT Services“ ersetzt. Gemeint ist dieselbe Leistung in moderner Form: laufende Betreuung zum Festpreis statt Reparatur nach Stunden.
Der Begriff „EDV“ (elektronische Datenverarbeitung) stammt aus einer Zeit, in der ein Server im Keller stand, ein Techniker bei Problemen vorbeikam und zwischen zwei Besuchen möglichst nichts kaputtgehen durfte. Genau dieses Modell ist der Grund, warum viele Unternehmen heute unzufrieden sind: Es repariert, wenn etwas ausgefallen ist, statt Ausfälle zu verhindern. Es rechnet nach Stunden ab, sodass jede Störung den Dienstleister Geld verdienen lässt. Und es hängt an einer einzelnen Person, deren Wissen nirgendwo aufgeschrieben ist, ob sie sich nun EDV-Berater, EDV-Systemhaus oder IT-Service nennt.
Moderner EDV-Service heißt heute Managed IT: Ihre Systeme werden permanent überwacht, damit Probleme auffallen, bevor Sie sie bemerken. Updates und Datensicherung laufen automatisch im Hintergrund. Statt einer Einzelperson steht ein Team hinter Ihnen: bei uns über 50 Spezialisten, die seit 2015 mehr als 300 aktive Kunden betreuen. Und statt unkalkulierbarer Stundenrechnungen zahlen Sie einen Festpreis pro Mitarbeiter und Monat. An der Aufgabe hat sich nichts geändert: Ihre EDV soll einfach laufen. Geändert hat sich, wie zuverlässig, wie sicher und wie planbar das geht. Wie diese Betreuung im Detail aussieht, lesen Sie auf unserer Seite Managed IT & IT-Sicherheit.
Wenn Sie Angebote vergleichen, prüfen Sie die Anbieter an diesen acht Punkten – sie trennen zeitgemäßen Service von der Betreuung nach altem Muster:
Eine Hotline, die Störungen rund um die Uhr entgegennimmt, nicht ein Anrufbeantworter bis Montag.
Ein fester Betrag pro Mitarbeiter und Monat, in dem die Betreuung enthalten ist – damit der Dienstleister an stabiler EDV verdient, nicht an Störungen.
Permanente Überwachung Ihrer Systeme, automatische Updates und geprüfte Datensicherung, statt Feuerwehr-Einsätzen nach dem Ausfall.
Alles über Ihre EDV ist schriftlich festgehalten und gehört Ihnen – Sie sind nie wieder von einer einzelnen Person abhängig.
Ein ehrlicher Rat, ob ein neuer Server überhaupt nötig ist: Unsere Empfehlung hängt nicht daran, dass Sie Hardware kaufen.
Virenschutz, Datensicherung und Multifaktor-Anmeldung als Bestandteil der Betreuung, orientiert an ISO 27001 und BSI-Grundschutz – nicht als Aufpreisliste.
Urlaubs- und Krankheitsvertretung inklusive, Wissen im Unternehmen statt in einem Kopf.
Ein Partner, der auch Ihre Abläufe versteht – von der Telefonanlage bis zur Frage, welche Ihrer Büroarbeiten sich automatisieren lassen.
Alle acht Punkte sind bei uns Standard. Das ist keine Kür, sondern unser Grundverständnis von EDV-Betreuung.
Der klassische EDV-Dienstleister verdient am Verkauf von Hardware – deshalb endet seine Beratung auffallend oft in einem Angebot für einen neuen Server. Wie teuer dieses Muster werden kann, zeigt ein Fall aus unserer Praxis: Ein Mittelständler stand vor einer Investition von 150.000 € in einen neuen Server vor Ort – so lautete die Empfehlung seines langjährigen Betreuers. Unsere Bedarfsanalyse ergab: Diese Investition war nicht nötig. Wir haben stattdessen eine Cloud-Umgebung aufgebaut, die selbst der Hersteller der eingesetzten Branchensoftware zunächst nicht für möglich hielt – ohne einmalige Anschaffung, zu planbaren monatlichen Kosten, und stabiler als die alte Umgebung.
Das ist unser Prinzip Cloud First: Wo nichts dagegen spricht, kommen Ihre Daten und Programme in professionell betriebene Cloud-Umgebungen – mit 99,9 % Verfügbarkeit im Standard-Managed-Service-Paket, täglicher Sicherung und Zugriff aus dem Büro wie von unterwegs. Und wo ein Server vor Ort tatsächlich sinnvoll ist, sagen wir Ihnen auch das – wir verdienen an Ihrer Betreuung, nicht an Ihrer Hardware.
Die häufigste Sorge hören wir in fast jedem Erstgespräch: „Was passiert, wenn der Alte die Unterlagen nicht herausgibt oder gekränkt reagiert?“ Die Antwort hängt davon ab, wo Sie gerade stehen – und in keinem der drei Fälle brauchen wir seine Mitwirkung, um Ihre EDV zu übernehmen. Nur der Aufwand unterscheidet sich.
Der beste Fall, und der Grund, früh anzufangen. Wir nehmen die Umgebung gemeinsam mit ihm auf: Zugänge, Netz, Sonderlösungen, Verträge. Was er in zwanzig Jahren aufgebaut hat, ist danach aufgeschrieben, und er geht ohne offene Punkte.
Kommt vor, und ist kein Hindernis. Wir nehmen Ihr Bestandssystem selbst auf und dokumentieren es nach unserem Standard. Auf die Herausgabe von Unterlagen sind wir nicht angewiesen, und einen Streit darüber müssen Sie nicht führen.
Dann rekonstruieren wir aus dem laufenden System, was niemand mehr erklären kann, und holen fehlende Administratorrechte bei den Anbietern zurück. Das ist der aufwendigste der drei Fälle, aber es ist der, den wir am häufigsten sehen.
Ihre EDV läuft während der Übernahme unverändert weiter, es gibt keinen Stichtag und damit keinen Ausfalltag. Realistisch ist die Übernahme je nach Komplexität in 14 Tagen abgeschlossen, und die ersten drei Monate sind Testzeit mit voller Leistung.
Beim alten Abrechnungsmodell nach Stunden wissen Sie erst am Monatsende, was Ihre EDV-Betreuung gekostet hat. Bei uns wissen Sie es vorher: ab 19 € pro Nutzer und Monat (Basic). Enthalten sind Soforthilfe per Fernzugriff, wenn etwas klemmt, plus permanente Überwachung Ihrer Systeme, damit Probleme auffallen, bevor Sie sie bemerken. Die meisten Kunden liegen mit dem Vollpaket zwischen 49 und 99 € pro Nutzer und Monat, je nach gewählten Bausteinen: von Microsoft 365 über Datensicherung bis zur Telefonanlage.
Wir betreuen Unternehmen ab 2 Arbeitsplätzen und nach oben offen. Es gibt keine einmalige Anschaffung und keine versteckten Posten, sondern planbare monatliche Kosten, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen. Und der Einstieg ist abgesichert: drei Monate Testzeit. Sind Sie nicht überzeugt, beenden Sie die Zusammenarbeit zum Monatsende.
„Dokumentation“ ist ein Wort, das jeder Anbieter benutzt. Damit Sie prüfen können, was wir darunter verstehen, steht hier die Liste selbst – sechs Punkte, die wir bei jeder Übernahme abarbeiten:
| Was wir aufnehmen | Warum es im Ernstfall zählt |
|---|---|
| Zugänge und Administratorrechte | Wer ist Administrator bei Microsoft 365, am Router, beim Virenschutz, beim Telefonanbieter? Fehlt ein einziges Administratorkonto, lässt sich später nichts mehr ändern, ohne den Anbieter einzuschalten – mit Nachweis der Berechtigung, die Sie dann erst wieder herstellen müssen. |
| Netz- und Serverübersicht | Welche Geräte hängen im Netz, welcher Server macht was, wohin zeigen die Laufwerksfreigaben. Ohne diese Übersicht ist jede Störung eine Suche, und jede Änderung ein Risiko. |
| Branchensoftware und ihre Verträge | Wer ist Vertragspartner, welche Version läuft, wer ist berechtigt, beim Hersteller Support anzufordern. Bei älteren Fachanwendungen ist das oft die einzige Person, die den Hersteller je gesprochen hat. |
| Datensicherung samt Rücksicherungstest | Wir prüfen nicht, ob eine Sicherung läuft, sondern ob sie sich zurückspielen lässt. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine Annahme und keine Sicherung. |
| Lizenzen und Verlängerungstermine | Welche Lizenz läuft wann aus, auf wen ist sie ausgestellt, über welches Konto wird sie bezahlt. Erfahrungsgemäß der Punkt, an dem nach einem Ausscheiden zuerst etwas stillsteht. |
| Sonderlösungen und Provisorien | Der Rechner, der nie ausgeschaltet werden darf. Das Skript, das nachts läuft. Der Drucker, der nur über einen bestimmten Arbeitsplatz funktioniert. Genau diese gewachsenen Eigenheiten stehen in keiner Dokumentation und sind der Grund, warum eine Übernahme ohne Aufnahme schiefgeht. |
Unser EDV-Betreuer hat das über zwanzig Jahre allein gemacht, und mit seinem Ruhestand wäre das ganze Wissen weg gewesen. Staufenberg Advisory hat alles aufgenommen und dokumentiert, solange er noch im Haus war. Heute liegt das Wissen über unsere Systeme bei uns und nicht mehr in einem einzelnen Kopf.
Unser alter Betreuer hat sich irgendwann schlicht nicht mehr gemeldet, Unterlagen gab es keine. Die Übernahme lief trotzdem: Das Bestandssystem wurde aufgenommen und dokumentiert, nach rund zwei Wochen war der Wechsel abgeschlossen. Im Tagesgeschäft haben wir davon nichts gespürt.
Wir hatten fest mit einem Angebot für einen neuen Server gerechnet. Stattdessen wurde erst einmal nüchtern durchgerechnet, und am Ende stand der Umzug in die Cloud zu einem festen monatlichen Betrag. Zum ersten Mal hatte ich nicht das Gefühl, dass mir jemand Hardware verkaufen will.
Klassische EDV-Betreuung wird meist nach Stunden abgerechnet und ist dadurch schwer planbar. Bei Staufenberg Advisory zahlen Sie einen Festpreis ab 19 € pro Nutzer und Monat (Basic); die meisten Kunden liegen mit dem Vollpaket zwischen 49 und 99 € pro Nutzer und Monat. Darin ist die laufende Betreuung enthalten; Störungen kosten nicht extra. Der Vergleich zweier Angebote scheitert dabei selten am Preis, sondern am Umfang: Zwei Angebote mit demselben Betrag pro Nutzer können sich in den Jahreskosten um den Faktor zwei unterscheiden, weil das eine Überwachung, geprüfte Datensicherung und Sicherheitsarbeit enthält und das andere sie zusätzlich berechnet. Lassen Sie sich deshalb enthaltene und zusätzlich berechnete Leistungen getrennt aufschreiben. Nicht enthalten sind bei uns Projekte wie Migrationen oder Standortanbindungen; die kalkulieren wir nach Umfang und bei definiertem Vorhaben zum Festpreis. Der Einstieg ist über drei Monate Testzeit abgesichert.
Inhaltlich meinen beide Begriffe dasselbe: die Betreuung der Computer, Server, Programme und Netzwerke eines Unternehmens. „EDV“ (elektronische Datenverarbeitung) ist der ältere Begriff; heute spricht die Branche von IT-Dienstleistern oder Managed IT Services, und statt vom EDV-Berater von IT-Beratung. Der eigentliche Unterschied liegt in der Arbeitsweise: Moderne Anbieter überwachen Systeme vorbeugend und arbeiten zum Festpreis, statt Ausfälle nach Stunden zu reparieren. Hinter dem Begriffswechsel steckt deshalb mehr als Mode: Er markiert eine andere Interessenlage. Wer nach Stunden abrechnet, verdient an der Störung; wer einen Festpreis je Arbeitsplatz erhält, verdient am besten, wenn nichts ausfällt, und investiert entsprechend in Überwachung und Standardisierung. Der zweite Unterschied ist die Zuständigkeit: Klassische EDV-Betreuung hing meist an einer Person, moderne Betreuung an einem Team mit dokumentierter Umgebung. Für Sie zählt vor allem der zweite Punkt, denn er entscheidet über Urlaub, Krankheit und Ruhestand.
Er hält die komplette IT eines Unternehmens am Laufen: Er überwacht Server und Rechner permanent, spielt Updates ein, sichert Daten, schützt vor Angriffen und hilft den Mitarbeitern bei Problemen, per Fernzugriff und vor Ort. Dazu kommen Themen wie Microsoft 365, Cloud-Umgebungen und die Telefonanlage. Gute Anbieter beraten außerdem, welche Abläufe sich digitalisieren und automatisieren lassen. Zwei Aufgaben gehören ebenfalls dazu, werden aber selten genannt, weil man sie nicht sieht: die Dokumentation Ihrer Umgebung und die regelmäßige Prüfung, ob sich die Datensicherung tatsächlich zurückspielen lässt. Beides fällt niemandem auf, solange alles läuft, und beides entscheidet den Ernstfall. Ein moderner Dienstleister weist diese Arbeiten deshalb nach, üblicherweise in einem kurzen Bericht je Monat oder Quartal. Fehlt dieser Nachweis über längere Zeit, zahlen Sie erfahrungsgemäß für Bereitschaft, die nicht stattfindet – fordern Sie ihn ein, bevor Sie kündigen.
Ja, das ist sogar der Normalfall. Wir nehmen Ihr Bestandssystem selbst auf und dokumentieren es nach unserem Standard, bevor Ihr bisheriger Betreuer aufhört; auf dessen Mitwirkung sind wir nicht angewiesen. Ihr System läuft während der Übernahme unverändert weiter, realistisch ist der Wechsel in 14 Tagen abgeschlossen. Aufgenommen werden dabei sechs Dinge: Zugänge und Administratorrechte, die Netz- und Serverübersicht, die Verträge zu Ihrer Branchensoftware, die Datensicherung samt Rücksicherungstest, Lizenzen mit ihren Verlängerungsterminen und die gewachsenen Sonderlösungen, die in keiner Dokumentation stehen. Der letzte Punkt ist der aufwendigste und der wichtigste: der Rechner, der nie ausgeschaltet werden darf, das Skript, das nachts läuft, der Drucker, der nur über einen bestimmten Arbeitsplatz funktioniert. Genau daran scheitern Übernahmen ohne Aufnahme. Die fertige Dokumentation gehört anschließend Ihnen und bleibt bei Ihnen im Haus, auch wenn Sie sich später gegen uns entscheiden. Damit sind Sie beim nächsten Wechsel nicht wieder auf die Mitwirkung eines Dienstleisters angewiesen.
Vergleichen Sie Anbieter an vier Punkten: Festpreis pro Mitarbeiter statt Stundenabrechnung, zugesagte Störungsannahme rund um die Uhr, verpflichtende Dokumentation Ihrer Systeme und ein Team statt einer einzelnen Person. Lassen Sie sich außerdem den Wechselprozess erklären. Ein guter Anbieter beschreibt Ihnen konkret, wie er Ihr System übernimmt, ohne dass ein Ausfalltag entsteht. Wer stattdessen zuerst über neue Hardware spricht, berät nicht, sondern verkauft. Zwei weitere Fragen trennen erfahrungsgemäß gute von schlechten Angeboten. Erstens: Wem gehört die Dokumentation Ihrer Systeme? Sie muss bei Ihnen liegen und dort bleiben, sonst sind Sie beim nächsten Wechsel wieder von der Mitwirkung eines Dienstleisters abhängig. Zweitens: Was kostet ein Wechsel weg von diesem Anbieter? Klären Sie das, solange Sie noch nicht gewechselt haben – nach der Unterschrift ist es keine Verhandlung mehr, sondern eine Rechnung. Ein Anbieter, der diese Frage ausweichend beantwortet, hat sie für sich schon entschieden.
Für die meisten Betriebe unter 200 Arbeitsplätzen ist der externe Dienstleister die wirtschaftlichere Wahl: Ein eigener IT-Mitarbeiter kostet inklusive Lohnnebenkosten ein Vielfaches, ist bei Urlaub und Krankheit nicht ersetzbar und kann nicht alle Themen von Sicherheit bis Cloud abdecken. Ein Anbieter wie Staufenberg Advisory stellt für einen Festpreis ab 19 € pro Nutzer und Monat ein ganzes Team mit allen Spezialisierungen, und das Wissen über Ihre Systeme liegt dokumentiert im Unternehmen statt in einem einzelnen Kopf. Der Kostenvergleich ist dabei nur die eine Hälfte der Rechnung. Die andere ist die Erreichbarkeit: Eine eigene Stelle deckt Bürozeiten ab, kein Wochenende und keine Nacht, und eine Rufbereitschaft für eine einzelne Person ist nicht dauerhaft tragfähig. Ab etwa 200 Arbeitsplätzen ändert sich das Bild, und dann ergänzen sich beide Wege: Die interne IT hält die Nähe zum Geschäft und die Fachanwendungen, der externe Partner bringt Spezialwissen, Bereitschaft rund um die Uhr und die Vertretung bei Ausfall.
Ja, Staufenberg Advisory betreut Unternehmen ab 2 Arbeitsplätzen und arbeitet bundesweit; der Schwerpunkt für Vor-Ort-Einsätze liegt in Hessen. Da moderne EDV-Betreuung zum größten Teil aus der Ferne funktioniert, spielt die Entfernung im Alltag kaum noch eine Rolle. Aus der Ferne erledigt werden Störungsbehebung, Einrichtung neuer Arbeitsplätze, Aktualisierungen, Datensicherung und Überwachung. Vor Ort wird es bei drei Dingen: neuer Verkabelung und Netzwerktechnik, dem Austausch von Geräten und der ersten Aufnahme einer gewachsenen Umgebung, bei der es hilft, die Anlage einmal selbst gesehen zu haben. Für Kunden außerhalb Hessens bündeln wir solche Termine statt sie einzeln zu fahren, damit keine Anfahrtskosten für Kleinigkeiten entstehen. Die Störungsannahme läuft standortunabhängig rund um die Uhr, an 365 Tagen im Jahr und ohne Aufpreis. Nach unten gibt es dabei keine Mindestgröße: Wir betreuen ab zwei Arbeitsplätzen, und für sehr kleine Betriebe ist das Basic-Paket mit sauber eingerichteter Datensicherung oft der richtige Zuschnitt.
Nein. Cloud First heißt bei uns: Wir prüfen zuerst, ob die Cloud für Sie die bessere und günstigere Lösung ist. Umgestellt wird nur, was sich für Sie rechnet, und im Tempo, das zu Ihrem Betrieb passt. Ihre bestehende Umgebung betreuen wir ab dem ersten Tag, so wie sie ist. Es gibt sogar Fälle, in denen ein Server vor Ort die richtige Antwort bleibt, und wir sagen das offen: bei Maschinen und Produktionsanlagen mit Echtzeitanforderungen, bei Fachsoftware, für die der Hersteller nur den lokalen Betrieb freigibt, bei vertraglichen Vorgaben zum Ort der Datenverarbeitung und bei großen Datenmengen, die vor Ort entstehen. Dann bleibt ein klar umrissener Bestand im Haus, während E-Mail, Dateiablage, Verwaltung und Telefonie außerhalb betrieben werden. Diese Grenze halten wir schriftlich fest und prüfen sie bei jeder Erneuerung erneut, statt sie über Jahre fortzuschreiben.
IT-Notfall? Jetzt anrufen – Hotline 24/7.
Innerhalb kurzer Zeit meldet sich ein geschulter Ansprechpartner – je nach Thema auch der Geschäftsführer persönlich. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten. Sie nehmen eine Einschätzung zu Machbarkeit und Zeitrahmen sowie konkrete Optimierungsvorschläge mit – eine fertige Erstberatung, die Sie theoretisch auch zu Ihrem bisherigen Dienstleister tragen könnten. Wir liefern zuerst Wert, dann reden wir über Zusammenarbeit.
