Der Assistent beantwortet Standardfragen, legt Termine und Rückrufe an und übergibt an Ihr Team, sobald es persönlich werden muss – rund um die Uhr, an 365 Tagen im Jahr, DSGVO-konform. Eingerichtet in wenigen Tagen, bis zu 75 % gefördert.
Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die eingehende Anrufe selbstständig annimmt, Anliegen im natürlichen Gespräch versteht und daraus Handlungen ableitet: Standardfragen beantworten, Termine vereinbaren, Rückrufe anlegen oder an einen Mitarbeiter übergeben. Anders als ein Anrufbeantworter führt er einen echten Dialog und arbeitet rund um die Uhr. Eingerichtet wird er auf die Rufnummern, Abläufe und den Ton des jeweiligen Unternehmens.
Rechnen Sie kurz mit: Wie viele Anrufe gehen bei Ihnen pro Woche ins Leere – in der Mittagspause, im Kundentermin, nach Feierabend? Die meisten Anrufer sprechen nicht auf den Anrufbeantworter; sie wählen die nächste Nummer.
Der Assistent hebt beim ersten Klingeln ab, klärt das Anliegen und macht aus dem Anruf einen Termin, einen Rückruf oder eine sauber erfasste Anfrage.
Er beantwortet die Fragen, die Ihr Team jeden Tag dutzendfach hört, und nimmt alles andere strukturiert auf. Ihr Team beginnt den Morgen mit fertig vorbereiteten Vorgängen statt mit einer Liste verpasster Anrufe.
Ob besetzt, Feierabend oder Urlaubszeit: Der Assistent hebt immer ab, begrüßt Anrufer mit Ihrem Firmennamen und in Ihrem Ton.
Ihre Anrufer drücken keine Tasten und arbeiten sich durch kein Menü. Sie sagen einfach, worum es geht. Der Assistent versteht natürliche Sprache, fragt nach, wenn etwas unklar ist, und bleibt dabei freundlich und geduldig.
Standardfragen zu Öffnungszeiten, Leistungen oder Abläufen beantwortet der Assistent sofort. Terminanfragen und Rückrufwünsche legt er direkt in Ihren Systemen an, Anliegen erfasst er als strukturierte Notiz.
Sobald ein Anliegen komplex, sensibel oder dringend ist, leitet der Assistent an Ihr Team weiter – im laufenden Gespräch, wenn jemand verfügbar ist, oder als priorisierter Rückruf mit vollständiger Gesprächsnotiz.
Wir rechnen es mit Ihnen durch – kostenlos.
An der Anmeldung klingelt es pausenlos, während vor dem Tresen Patienten warten, und ein großer Teil der Anrufe sind Rezeptwünsche, Terminanfragen und Standardfragen. Der Telefonassistent nimmt genau diese Anrufe ab: Er erfasst Rezept- und Überweisungswünsche, vereinbart Termine und beantwortet die immer gleichen Fragen. Ihr Praxisteam ist wieder für die Patienten da, die vor Ort stehen.
Wer auf dem Dach oder unter der Hebebühne steht, kann nicht abheben, und der Anrufer mit dem Wasserschaden ruft dann eben den nächsten Betrieb an. Der Assistent nimmt jede Anfrage an, erfasst Adresse, Anliegen und Dringlichkeit und legt den Rückruf für den Feierabend an. Sie entscheiden abends in Ruhe, welcher Auftrag zuerst drankommt.
Wer einen Steuerberater, Anwalt oder Dienstleister sucht, ruft selten zweimal an: Der erste erreichbare Anbieter bekommt das Gespräch. Der Assistent nimmt neue Anfragen jederzeit professionell auf, qualifiziert das Anliegen vor und legt den Rückruf terminiert an. So wird Erreichbarkeit zum messbaren Wettbewerbsvorteil.
Der Assistent ist die halbe Lösung – die andere Hälfte ist die Telefonanlage dahinter. Wir liefern beides zusammen: eine moderne Cloud-Telefonanlage und den KI-Telefonassistenten, der darauf jeden Anruf annimmt. Eine Kombination, die kein reiner Telefonanlagen-Anbieter und keine reine KI-Firma spielen kann: Einrichtung, Betrieb und Weiterentwicklung aus einer Hand – mit einer Hotline, die Sie rund um die Uhr erreichen.
Ein Telefonassistent verarbeitet personenbezogene Daten – deshalb gehört der Datenschutz bei uns zur Einrichtung, nicht zur Nachbesserung.
Für sensible Bereiche wie Arztpraxen und Kanzleien stimmen wir die Einrichtung zusätzlich auf die besonderen Vertraulichkeitspflichten ab.
Gemeinsam legen wir fest, welche Anrufe der Assistent übernehmen soll: Terminanfragen, Standardfragen, Rückrufwünsche, Notfall-Weiterleitungen. So entsteht ein klares Regelwerk: was der Assistent erledigt und was sofort an Ihr Team geht.
Wir hinterlegen Ihr Wissen: Öffnungszeiten, Leistungen, typische Fragen und Ihre gewünschte Ansprache. Der Assistent lernt, wie Ihr Unternehmen klingt.
Bevor ein Kunde mit dem Assistenten spricht, testen wir gemeinsam die typischen und die schwierigen Fälle – erst wenn Sie zufrieden sind, geht er an Ihre Rufnummer.
Nach dem Start werten wir regelmäßig aus, welche Anliegen der Assistent löst und wo er übergeben musste, und schärfen ihn nach. Der Assistent wird mit jedem Monat besser, als Teil des laufenden Betriebs.
Wir rechnen mit Ihnen durch, wie viele Anrufe Sie heute verlieren, und zeigen, wie der Assistent sie auffängt.
Dieselbe Rufnummer, dieselben Anrufer – der Unterschied liegt darin, was aus jedem Anruf wird:
An unserer Anmeldung klingelte es pausenlos, während vor dem Tresen Patienten warteten. Der Assistent nimmt Rezeptwünsche und Terminanfragen jetzt selbstständig auf, und das Team ist wieder für die Menschen da, die vor Ort stehen. Diese Entlastung möchte ich nicht mehr hergeben.
Auf der Baustelle geht bei uns niemand ans Telefon, und genau dann rufen die Kunden an. Heute geht kein Anruf mehr verloren: Abends sehe ich jede Anfrage mit Adresse, Anliegen und Dringlichkeit und entscheide in Ruhe, welcher Auftrag zuerst drankommt.
Wer eine Kanzlei nicht erreicht, ruft selten ein zweites Mal an. Der Assistent nimmt neue Anfragen auch abends professionell auf und legt den Rückruf terminiert an, mit vollständiger Gesprächsnotiz. Wir gehen in jedes Gespräch vorbereitet hinein.
Ein KI-Telefonassistent wird mit einer einmaligen Einrichtung und einem monatlichen Betrieb kalkuliert. Die Höhe hängt vom Anrufvolumen und den gewünschten Anwendungsfällen ab, deshalb nennt Staufenberg Advisory konkrete Preise nach dem kostenlosen Erstgespräch. Den Einrichtungsaufwand bestimmt weniger die Technik als die Zahl der Anliegen, die der Assistent selbst abschließen soll, und die Frage, ob er dabei in Kalender, CRM oder Praxissoftware schreiben muss. Prüfen Sie in jedem Angebot drei Posten: das enthaltene Gesprächsvolumen, die Kosten für spätere Änderungen am Gesprächsleitfaden und die laufende Auswertung, ohne die der Assistent auf dem Stand des ersten Tages bleibt. Zur Einordnung: Die monatlichen Kosten liegen in der Regel deutlich unter denen einer zusätzlichen Telefonkraft. Bis zu 75 % der Einführungskosten können über Landes- und Bundesprogramme gefördert werden; eine Bewilligung ist damit nicht zugesagt, und der Antrag muss vor Beginn der Maßnahme stehen.
Moderne Telefonassistenten sprechen natürlich, mit flüssiger Betonung und ohne Roboterstimme. Die meisten Anrufer empfinden das Gespräch als angenehm und zügig. Trotzdem geben wir dem Assistenten keine falsche Identität: Anrufer erfahren transparent, dass sie mit einem digitalen Assistenten sprechen. Diese Offenheit kostet keine Akzeptanz. Wer weiß, mit wem er spricht, formuliert kürzer und klarer, und das Gespräch wird für beide Seiten schneller. Grenzen gibt es dennoch: Starker Dialekt, laute Umgebung oder eine schwache Mobilfunkverbindung erschweren das Verstehen, ebenso mehrere Anliegen in einem Satz. Für diese Fälle legen wir vorab fest, wann der Assistent nachfragt und wann er direkt an einen Mitarbeiter übergibt. Hinterlegt wird außerdem Ihre Ansprache: Anrede, Firmenname und die Begriffe Ihrer Branche. Ein Assistent, der Ihre Leistungen falsch benennt, fällt Anrufern schneller auf als eine synthetische Stimme. Diese Formulierungen prüfen wir vor dem Livegang gemeinsam mit Ihnen, Satz für Satz.
Der Assistent erkennt, wenn ein Anliegen seine Grenzen überschreitet, und übergibt an Ihr Team: im laufenden Gespräch, wenn jemand erreichbar ist, oder als priorisierter Rückruf mit vollständiger Gesprächsnotiz. Ihr Mitarbeiter sieht dann sofort, wer angerufen hat, worum es geht und was bereits geklärt wurde. Welche Anliegen zu dieser Gruppe gehören, entscheiden Sie und nicht die Technik: Vor dem Livegang legen wir fest, welche Stichworte, Beschwerden oder Notfälle sofort zu einem Menschen führen, und hinterlegen dafür Rufnummern und Zeitfenster. Diese Regeln sind der wichtigste Teil der Einrichtung, weil sie bestimmen, wie Ihr Unternehmen am Telefon wirkt. Ebenso wichtig ist der umgekehrte Blick: Zeigt die Auswertung, dass ein Anliegen regelmäßig übergeben wird, nehmen wir es in den Leitfaden auf. So verschiebt sich die Grenze mit jedem Monat zu Ihren Gunsten. Umgekehrt gilt: Was der Assistent nicht sicher beantworten kann, soll er nicht versuchen. Eine falsche Auskunft kostet mehr als eine Übergabe.
Ja, wenn er richtig eingerichtet ist: mit transparenter Information der Anrufer, vertraglich geregelter Datenverarbeitung, dokumentierten Speicherfristen und Datenerfassung nur im nötigen Umfang. Genau so setzt Staufenberg Advisory jeden Assistenten auf – bei Bedarf abgestimmt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Für Arztpraxen und Kanzleien berücksichtigen wir zusätzlich die besonderen Vertraulichkeitspflichten. Zu klären ist dabei regelmäßig, ob Gespräche aufgezeichnet oder nur als Notiz gespeichert werden, wo die Verarbeitung stattfindet, wie lange Daten aufbewahrt werden und wer im Haus darauf zugreifen darf. Die Beurteilung Ihres konkreten Falls, etwa bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten, gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung. Wir liefern die technische Grundlage und eine Dokumentation der getroffenen Einstellungen, mit der die Verarbeitung nachvollziehbar bleibt. Erfahrungsgemäß ist der Verzicht auf Aufzeichnungen der einfachste Weg, den Umfang der Verarbeitung klein zu halten. Fragen Sie jeden Anbieter, wo die Sprachverarbeitung technisch stattfindet; diese Auskunft gehört in Ihre Dokumentation.
Ja, Arztpraxen gehören zu den häufigsten Einsatzfällen: Ein großer Teil der Anrufe sind Rezeptwünsche, Terminanfragen und Standardfragen, die der Assistent vollständig übernehmen kann. Die Anmeldung wird spürbar entlastet, und die Praxis bleibt auch bei besetzter Leitung und außerhalb der Sprechzeiten erreichbar. Wichtig ist eine Einrichtung, die die besonderen Vertraulichkeitspflichten im Gesundheitswesen berücksichtigt. Zwei Punkte entscheiden über den Nutzen. Erstens muss geregelt sein, was als Notfall gilt und wohin er geführt wird: Diese Anrufe bearbeitet der Assistent nicht, er leitet sie weiter. Zweitens hängt die Entlastung daran, ob Termine und Rezeptwünsche in Ihr Praxisverwaltungssystem gelangen oder nur als Liste ankommen. Klären Sie deshalb früh, welche Schnittstellen Ihr System zulässt. Bleibt nur der Weg über eine Liste, arbeitet der Assistent weiterhin zuverlässig, nimmt Ihrem Team aber einen Arbeitsschritt weniger ab. Sprechen Sie beide Punkte mit Ihrem Softwarehaus ab, bevor die Einrichtung beginnt.
In den meisten Fällen ja: Ihre Rufnummern bleiben unverändert, der Assistent wird in Ihre bestehende Telefonie eingebunden. Wo die vorhandene Anlage technisch an Grenzen stößt, kombinieren wir den Assistenten mit einer modernen Cloud-Telefonanlage aus einer Hand. Entscheidend ist, ob sich Anrufe gezielt weiterleiten lassen, etwa nach Uhrzeit, bei besetzter Leitung oder nach einer bestimmten Zahl von Klingelzeichen. Ältere Anlagen im eigenen Haus können das oft nur eingeschränkt oder verlangen einen Eingriff durch Ihren bisherigen Wartungsdienstleister. Dessen Verfügbarkeit gehört deshalb in die Planung. Prüfen Sie außerdem, wie lange Ihr aktueller Telefonvertrag noch läuft und ab wann eine Rufnummernmitnahme möglich wäre, falls ein Wechsel sinnvoll ist. Ein Anlagenwechsel ist dabei keine Voraussetzung, sondern nur dann eine Option, wenn die vorhandene Technik im Weg steht. Was bei Ihnen möglich ist, klären wir im Erstgespräch, gemeinsam mit einem Blick auf die bestehende Anlage.
Bei Staufenberg Advisory dauert die Einrichtung in der Regel wenige Tage: Anwendungsfälle definieren, Assistent mit Ihren Informationen einrichten, gemeinsam testen, live gehen. Aufwendiger wird es nur, wenn viele Systeme angebunden werden sollen. Auch dann sprechen wir über Wochen, nicht über Monate. Was den Termin tatsächlich bestimmt, ist die Vorarbeit bei Ihnen: Wir brauchen Ihre Öffnungs- und Sprechzeiten, die häufigsten Fragen mit den Antworten, die heute am Telefon gegeben werden, und die Festlegung, wer bei Übergaben erreichbar ist. Diese Angaben liegen selten schriftlich vor und sind der übliche Grund für Verzögerungen. Planen Sie zusätzlich eine Testphase ein, in der Ihr Team selbst anruft und schwierige Fälle durchspielt. Erst danach geht der Assistent an Ihre Rufnummer. Wir empfehlen, mit wenigen Anliegen zu starten und den Umfang nach den ersten Auswertungen zu erweitern.
Innerhalb kurzer Zeit meldet sich ein geschulter Ansprechpartner – je nach Thema auch der Geschäftsführer persönlich. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten. Sie nehmen eine Einschätzung zu Machbarkeit und Zeitrahmen sowie konkrete Optimierungsvorschläge mit – eine fertige Erstberatung, die Sie theoretisch auch zu Ihrem bisherigen Dienstleister tragen könnten. Wir liefern zuerst Wert, dann reden wir über Zusammenarbeit.
