Wir analysieren Ihre Abläufe, automatisieren die Zeitfresser und bauen die Software, die Ihnen fehlt, bis zu 75 % gefördert, umgesetzt von Beratern mit Konzern- und Mittelstandserfahrung.
KI-Automatisierung beginnt nicht bei der Technik, sondern bei einer nüchternen Frage: Welche Aufgaben erledigt Ihr Team jede Woche nach demselben Muster? Die Digitalisierung im Mittelstand scheitert selten am Willen. Sie scheitert daran, dass niemand die Zeit hat, die eigenen Abläufe infrage zu stellen. Vielleicht erkennen Sie sich in einer dieser Situationen wieder:
Bestellungen kommen per E-Mail, wandern von Hand in die Warenwirtschaft und noch einmal in die Buchhaltung. Jeder Übertrag kostet Zeit, und jeder Übertrag kann schiefgehen.
Anfragen, Belege, Rückfragen und Newsletter landen im selben Eingang, und Ihr Team sortiert von Hand, was das System längst zuordnen könnte.
Während Ihr Team im Termin sitzt, klingelt das Telefon ins Leere – und die Anfrage von Montag wird am Donnerstag beantwortet.
Genau solche Abläufe automatisieren wir: nicht als Zukunftsvision, sondern als konkretes Projekt mit messbarem Effekt – von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb.
Jede Vertiefungsseite führt Sie in 30 Minuten zur passenden Erstberatung. Wählen Sie den direkten Weg zu Ihrem Thema.
Der niedrigschwellige Einstieg: KI-Strategie, sichere Einführung, Richtlinien und Schulung.
Zur SeiteKein verlorener Anruf mehr: Der Assistent nimmt jeden Anruf an und legt Termine an.
Zur SeiteWir bauen, was Standardsoftware nicht kann, und betreiben es auf Wunsch für Sie.
Zur SeiteBerichte auf Knopfdruck mit Power BI, Tableau oder Snowflake, statt Monatsende-Excel.
Zur SeiteProzessautomatisierung bedeutet, wiederkehrende Geschäftsabläufe von Software statt von Hand erledigen zu lassen – etwa das Verbuchen von Rechnungen, das Beantworten von Standardanfragen oder die Übertragung von Daten zwischen Systemen. Künstliche Intelligenz erweitert diese Automatisierung um Aufgaben, die Verstehen erfordern: Texte lesen, Anliegen einordnen, Antworten formulieren. Für Unternehmen heißt das weniger Routinearbeit, weniger Fehler – und Prozesse, die auch abends und am Wochenende weiterlaufen.
Ob Sie uns als KI-Agentur, Digitalisierungsberatung oder Umsetzungspartner einordnen, ist am Ende zweitrangig. Entscheidend ist der Blickwinkel: Wir schauen zuerst auf Ihre Geschäftsprozesse und erst danach auf Werkzeuge. Prozessautomatisierung, die sich rechnet, entsteht nicht dadurch, dass man überall künstliche Intelligenz hineinschreibt, sondern dadurch, dass man den richtigen Prozess auswählt, ihn sauber automatisiert und das Ergebnis dauerhaft betreibt. Deshalb priorisieren wir jeden Anwendungsfall ehrlich nach Aufwand und Nutzen – und sagen Ihnen auch, welche Idee sich nicht lohnt.
Diese Haltung kommt aus der Praxis: Seit 2015 haben wir mit über 50 Spezialisten mehr als 350 Projekte umgesetzt – vom Fünf-Mann-Betrieb bis zum Konzern. Diese Erfahrung übertragen wir auf den Mittelstand: pragmatisch, förderfähig und ohne Projektlaufzeiten, die Ihr Tagesgeschäft lähmen.
Jeder dieser zwölf Anwendungsfälle stammt aus realen Projekten – meist reichen zwei oder drei davon, um spürbar Zeit und Kosten zu gewinnen.
Erreichbarkeit & Kommunikation
In vielen Betrieben klingelt das Telefon öfter, als jemand abheben kann, und jeder verpasste Anruf ist eine verlorene Anfrage. Ein KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf an, beantwortet Standardfragen und legt Termine oder Rückrufe an – rund um die Uhr. Ihr Team telefoniert nur noch dort, wo es wirklich gebraucht wird.
Mehr zum KI-TelefonassistentenZentrale Postfächer wachsen schneller, als Ihr Team sie leeren kann. Eingänge werden automatisch erkannt und zugeordnet, Standardfälle direkt beantwortet. Ihr Team sieht nur noch, was wirklich Aufmerksamkeit braucht.
Kunden erwarten schnelle Antworten, doch der Service kommt nicht hinterher. Aus Ihrem eigenen Wissen entstehen Antwortentwürfe, die Ihre Mitarbeiter prüfen und versenden. Die Antwortzeit sinkt von Tagen auf Minuten, ohne dass die Qualität leidet.
Backoffice & Verwaltung
Belege abtippen, prüfen und kontieren kostet Ihre Buchhaltung jeden Monat Tage. Eingehende Belege werden automatisch erkannt, geprüft, vorkontiert und an Ihr ERP oder DATEV übergeben. Ihre Buchhaltung kontrolliert nur noch, statt zu erfassen.
Neue Kunden anlegen heißt heute oft: Unterlagen anfordern, nachfassen, ablegen. Fehlende Dokumente werden automatisch angefordert, geprüft und abgelegt; der Vorgang startet, sobald alles vollständig ist. Ein Muster, das wir für Bestandskunden bereits produktiv betreiben.
Bestellungen, Lieferscheine und Formulare kommen als PDF oder E-Mail an und werden von Hand übertragen – ein ständiger Fehlerherd. Die Daten landen stattdessen geprüft und vollständig direkt im richtigen System. Übertragungsfehler verschwinden, Durchlaufzeiten sinken.
Wer einstellt, verliert Stunden mit dem Sichten von Unterlagen. Eingehende Bewerbungen werden zusammengefasst und nach Ihren Kriterien priorisiert. Sie sprechen schneller mit den richtigen Kandidaten.
Vertrieb & Marketing
Systematische Neukundenansprache scheitert im Alltag fast immer an der Zeit. Zielkunden werden recherchiert, Ansprachen personalisiert erstellt und Follow-ups automatisch nachgehalten. Ihr Vertrieb startet jede Woche mit vorbereiteten Kontakten statt mit einer leeren Liste.
Zwischen Anfrage und Angebot vergehen oft Tage, und häufig gewinnt der schnellste Anbieter. Aus der Anfrage entsteht ein kalkuliertes, geprüftes Angebot, das Ihr Team nur noch freigibt. Sie antworten, während der Wettbewerb noch rechnet.
Woran Abschlüsse scheitern, bleibt in den meisten Vertriebsteams Bauchgefühl. Vertriebs- und Servicetelefonate werden automatisch ausgewertet, und Ihr Team bekommt konkrete Hinweise, was Abschlüsse verhindert. Aus jedem Gespräch wird ein Lerneffekt für das ganze Team.
Daten & Systeme
Am Monatsende kopiert jemand Zahlen aus mehreren Systemen in eine Excel-Datei, jedes Mal aufs Neue. Kennzahlen fließen stattdessen automatisch in einen stets aktuellen Report. Entscheidungen basieren auf Zahlen von heute, nicht von vor vier Wochen.
Mehr zu Business Intelligence & ReportingShop, ERP, Lager, Buchhaltung und Branchensoftware kennen einander nicht, also überträgt Ihr Team die Daten von Hand. Schnittstellen verbinden die Systeme, ohne manuelle Zwischenschritte.
Mehr zu Individualsoftware & SchnittstellenSiehe auch: Cloud-ERP & E-Commerce
Wir rechnen es Ihnen vor – kostenlos.
Hinter dem Katalog stehen vier Leistungsbereiche. Jeder funktioniert als eigener Einstieg, und alle greifen ineinander.
Für Unternehmen, die wissen wollen, wo sich KI wirklich lohnt: Management-Workshop mit priorisierter Roadmap, Team-Schulungen für sichere KI-Arbeitsplätze und eine KI-Richtlinie samt DSGVO-Rahmen.
KI-Beratung & WorkshopsJeder Anruf wird angenommen, Standardfragen werden beantwortet, Termine und Rückrufe angelegt, rund um die Uhr, eingerichtet in wenigen Tagen.
KI-TelefonassistentWir entwickeln Webanwendungen, Portale, interne Tools und Schnittstellen und betreiben sie danach. Entwicklung und Betrieb aus einer Hand, statt Projektübergabe und Abschied.
Individualsoftware & SchnittstellenIhre Zahlen aus allen Systemen in einem aktuellen Dashboard: Datenanbindung, Kennzahlen-Definition mit dem Fachbereich, Umsetzung und Betrieb.
Business Intelligence & ReportingDer häufigste Einwand gegen Automatisierungsprojekte ist das Budget – meistens zu Unrecht: Bis zu 75 % Ihrer Digitalisierungskosten können gefördert werden, über Landes- und Bundesprogramme. Wir prüfen Ihre Möglichkeiten, stellen die Anträge und sitzen dabei am Steuer. Sie geben das Thema komplett ab.
Das gilt für Prozessautomatisierung genauso wie für Workshops, Individualsoftware oder Reporting-Projekte. Ob und in welcher Höhe Ihr Vorhaben förderfähig ist, klären wir im Erstgespräch.
Wir sehen uns Ihre Abläufe an und identifizieren die Aufgaben, die am meisten Zeit kosten – inklusive Ihrer drei größten Zeitfresser, kostenlos im Erstgespräch. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, was automatisierbar ist und was nicht.
Nicht jede Idee verdient ein Projekt. Wir sortieren die Anwendungsfälle danach, was bei geringem Aufwand den größten Effekt bringt. Daraus entsteht eine Roadmap, die sich von der ersten Umsetzung an selbst trägt.
Wir automatisieren den ersten Prozess integriert in die Systeme, die Sie bereits nutzen, etwa Microsoft 365, Ihr ERP oder DATEV. Ihr Team arbeitet weiter wie gewohnt, nur ohne die Routine.
Automatisierungen sind keine Einmalprojekte: Wir überwachen den Betrieb, passen an, wenn sich Ihre Prozesse ändern, und bauen Schritt für Schritt weitere Anwendungsfälle aus. Sie haben einen Partner, der bleibt.
Danach entscheiden Sie – mit einer ehrlichen Einschätzung, was automatisierbar ist und was nicht.
Einen Digitalisierungspartner zu vergleichen ist schwer, solange alle dasselbe versprechen. Deshalb machen wir den Unterschied an überprüfbaren Punkten fest:
Ein Auszug aus den Unternehmen, für die wir Prozesse, Schnittstellen und Software umgesetzt haben.
Bestellungen kamen bei uns per E-Mail und wurden von Hand in die Warenwirtschaft und noch einmal in die Buchhaltung übertragen. Heute landen die Daten geprüft im richtigen System, ohne dass jemand abtippt. Meine Mitarbeiter haben dadurch jede Woche Stunden zurück.
Unsere Buchhaltung hat Belege abgetippt, geprüft und kontiert, jeden Monat aufs Neue. Inzwischen werden die Belege automatisch erkannt und vorkontiert, und das Team kontrolliert nur noch. Die Monatsabschlüsse sind seitdem spürbar entspannter.
Wir hätten das Thema aus Budgetgründen wieder verschoben. Dann wurde geprüft, was förderfähig ist: Am Ende trug die Förderung 75 % der Kosten, und den Antrag mussten wir nicht einmal selbst stellen. Ohne diesen Schritt würde unser Postfach heute noch von Hand sortiert.
Die Kosten hängen davon ab, wie viele Prozesse Sie automatisieren und wie viele Systeme beteiligt sind. Deshalb nennt Staufenberg Advisory Preise nach dem kostenlosen Erstgespräch, nicht vorher. Sie erhalten zuerst eine Potenzialanalyse mit konkreter Aufwandseinschätzung, bevor Sie sich festlegen. Bis zu 75 % der Kosten können über Landes- und Bundesprogramme gefördert werden; den Förderprozess übernehmen wir komplett.
Am besten eignen sich wiederkehrende Abläufe mit klaren Regeln: Rechnungs- und Belegverarbeitung, E-Mail-Bearbeitung, Angebotserstellung, Kunden-Onboarding, Datenübertragung zwischen Systemen und die telefonische Erreichbarkeit. Als Faustregel gilt: Was Ihr Team mehrmals pro Woche nach demselben Muster erledigt, lässt sich in der Regel automatisieren.
Beginnen Sie mit dem Prozess, der bei geringem Umsetzungsaufwand die meiste Zeit bindet – in der Praxis sind das meist die Belegverarbeitung, die E-Mail-Bearbeitung oder die telefonische Erreichbarkeit. Wichtiger als die Technik ist die Rechnung: eingesparte Stunden pro Woche gegen den Aufwand der Umsetzung. Eine Priorisierung nach Aufwand und Nutzen verhindert, dass Sie mit dem spektakulärsten statt mit dem wirtschaftlichsten Anwendungsfall starten.
Starten Sie nicht mit einem Werkzeug, sondern mit einer Bestandsaufnahme: Wo verliert Ihr Team jede Woche Zeit? Ein Workshop oder eine Potenzialanalyse priorisiert die Anwendungsfälle nach Aufwand und Nutzen; danach setzen Sie den ersten, überschaubaren Anwendungsfall um. Genau dafür gibt es unsere KI-Beratung & Workshops als Einstieg.
Bis zu 75 % der Kosten für Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte können über Landes- und Bundesprogramme gefördert werden. Welche Programme für Ihr Unternehmen infrage kommen, hängt von Standort, Größe und Vorhaben ab. Staufenberg Advisory prüft Ihre Möglichkeiten, stellt die Anträge und steuert den Prozess. Sie geben das Thema komplett ab.
Erste Automatisierungen sind typischerweise in wenigen Wochen produktiv, etwa ein KI-Telefonassistent oder eine automatische Belegverarbeitung. Entscheidend ist die Priorisierung: Wir starten mit dem Anwendungsfall, der bei geringem Aufwand den größten Effekt bringt. Größere Vorhaben mit mehreren Systemen planen wir in Etappen, von denen jede für sich Nutzen liefert.
Achten Sie auf drei Dinge: nachweisbare Umsetzungserfahrung statt reiner Konzepte, eine ehrliche Priorisierung, die auch von Anwendungsfällen abrät, und ein Betriebsmodell, das nach dem Projekt weiterläuft. Fragen Sie konkret, wer die Automatisierung nach dem Go-live überwacht und weiterentwickelt. Staufenberg Advisory setzt seit 2015 Digitalisierungsprojekte um und übernimmt Betrieb und Ausbau dauerhaft. Genau daran sollten Sie jeden Anbieter messen.
Nein. Gerade in Unternehmen mit 10 bis 200 Mitarbeitern rechnet sich Automatisierung schnell, weil dieselben Handgriffe täglich anfallen und selten jemand die Zeit hat, sie zu hinterfragen. Staufenberg Advisory betreut über 300 Unternehmen – vom Fünf-Mann-Betrieb bis zum Konzern – und die Förderprogramme richten sich gezielt an den Mittelstand.
Innerhalb kurzer Zeit meldet sich ein geschulter Ansprechpartner – je nach Thema auch der Geschäftsführer persönlich. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten. Sie nehmen eine Einschätzung zu Machbarkeit und Zeitrahmen sowie konkrete Optimierungsvorschläge mit – eine fertige Erstberatung, die Sie theoretisch auch zu Ihrem bisherigen Dienstleister tragen könnten. Wir liefern zuerst Wert, dann reden wir über Zusammenarbeit.
