Fehler im Tagesgeschäft, Prozesse, die sich verändert haben, während die Konfiguration von damals stehen geblieben ist, und neue Kollegen, die eingearbeitet werden müssen: Wir betreuen weclapp-Umgebungen vollständig – auch solche, die jemand anders eingeführt hat.
Support ist nur so gut wie die Kenntnis des Moduls, um das es geht. Eine Frage zur Fakturierung landet nicht bei jemandem, der Warenwirtschaft gelernt hat. Diese fünf Prüfungen sind abgelegt:
weclapp-Support bezeichnet die Betreuung einer bestehenden weclapp-Umgebung im laufenden Betrieb: Antworten auf Anwenderfragen, Analyse und Behebung von Störungen, Anpassung der Konfiguration an veränderte Prozesse, Schulung neuer Mitarbeiter und die Erschließung von Funktionen, die lizenziert, aber nicht genutzt sind. Angeboten wird er an zwei Stellen, und die Trennung entscheidet, wie schnell Sie eine Antwort bekommen: Der Hersteller verantwortet die Software, Ihr Partner alles, was Sie daraus gemacht haben.
| Anliegen | Hersteller | Wir als Partner |
|---|---|---|
| Fehler im Standard der Software | behebt sie im Produkt | grenzen ein, dokumentieren und melden für Sie |
| Lizenzen, Editionen, Vertrag | Ihr Vertragspartner | beraten, welche Edition Sie brauchen |
| Verfügbarkeit und Betrieb der Cloud | betreibt und aktualisiert | prüfen Auswirkungen auf Ihre Konfiguration |
| Bedienfragen zum Standard | Produktdokumentation und Portal | beantworten sie an Ihrer Umgebung |
| Belegflüsse, Rollen, Rechte, Preislogik | liefert die Bausteine | richten sie auf Ihre Prozesse ein |
| Schnittstellen zu Shop, Versand, DATEV | stellt die Standardschnittstellen | verbinden, pflegen und entwickeln, wo der Standard endet |
| Schulung | Handbuch und Release-Notes | schulen rollenbezogen an Ihrer Umgebung |
| Auswertungen und Datenqualität | liefert die Berichtsbasis | bereinigen Daten und richten Berichte ein |
Den Ausschlag gibt im Alltag nicht die Reihenfolge im Ticketsystem, sondern der Kontext: Wer Ihre Umgebung eingerichtet oder übernommen und dokumentiert hat, muss sich Ihre Prozesse nicht erklären lassen. Sie schildern das Symptom, wir kennen die Stelle, an der es entsteht.
Eine Bestellung bleibt hängen, eine Rechnung wird nicht erzeugt, der Versandstatus kommt nicht zurück. Die Ursache liegt meist nicht in der Software, sondern in einer Konfiguration oder Schnittstelle, die auf einen nicht vorgesehenen Sonderfall trifft.
Ein neuer Vertriebskanal, ein zweites Lager, eine neue Rabattlogik: Die Einstellungen, die zur Einführung richtig waren, bilden das heutige Geschäft nicht mehr ab – erkennbar daran, dass wieder Listen außerhalb des Systems geführt werden.
Wer neu ins Team kommt, lernt weclapp am besten in der eigenen Umgebung – mit Ihren Belegarten, Rollen und Abläufen. Ein Handbuch erklärt die Software, nicht Ihre Konfiguration.
Support endet bei uns nicht bei der Störungsbehebung: Anwenderfragen, Fehleranalyse, Konfigurationsänderungen, Schulung und die Erschließung ungenutzter Funktionen laufen über denselben Ansprechpartner.
Die kurzen Fragen, die sonst liegen bleiben, und die Fehlermeldungen aus dem Betrieb – analysiert bis zur Ursache. Auch dann, wenn noch die Einführung hakt.
Belegflüsse, Rollen und Rechte, Preislogik, Lagerstruktur und Workflows folgen Ihren veränderten Abläufen – nicht umgekehrt.
Rollenbezogen an Ihrer echten Umgebung: Vertrieb, Einkauf, Lager und Buchhaltung lernen die Wege, die sie täglich brauchen.
Workflows, Zahlungsabgleich, Marktplatz- und Versandanbindungen bleiben in vielen Umgebungen unkonfiguriert – sie zu erschließen ist der schnellste Hebel, ohne dass zusätzliche Lizenzkosten entstehen.
Shop, Marktplatz, Versanddienstleister und DATEV brauchen Pflege, sobald sich auf einer Seite etwas ändert. Wo der Standard nicht reicht, entwickeln wir eigene Plugins.
weclapp-Plugins ansehenBerichte sind nur so belastbar wie die Daten darunter: Wir bereinigen Dubletten und inkonsistente Stammdaten und richten die Auswertungen ein, auf die Sie sich stützen wollen.
Sie müssen weclapp nicht mit uns eingeführt haben, damit wir es betreuen – ein großer Teil der Umgebungen in unserer Betreuung ist übernommen.
Tickets bleiben unbeantwortet, jede Kleinigkeit läuft über den Stundenzettel, Prozesskenntnis muss jedes Mal neu aufgebaut werden. Ein Wechsel ist im laufenden Betrieb möglich und kostet weniger Aufwand, als die meisten erwarten.
Das System läuft, doch Konfiguration und Datenmodell tragen die Prozesse nicht: improvisierte Belegarten, zu weit gefasste Rechte, uneinheitliche Stammdaten. Wir bringen die Grundlage in Ordnung, ohne das Erreichte einzureißen.
Läuft weclapp als reine Auftragserfassung, während Automatisierung, Lagerlogik und Anbindungen brachliegen, ist der Rückstand kein Softwareproblem. Wir zeigen, welche Funktionen sich zuerst lohnen.
Wir sehen uns an, was konfiguriert ist, was Behelfslösung ist und wo Risiken liegen. Die Bestandsaufnahme bekommen Sie unabhängig von Ihrer Entscheidung.
Zugänge, Dokumentation und laufende Vorgänge gehen geordnet über; es gibt keinen Tag, an dem niemand zuständig ist.
Was zuerst, was später, was gar nicht – nach Wirkung auf Ihre Abläufe, nicht nach Aufwand für uns.
Ein fester Ansprechpartner, der Ihre Umgebung kennt, und ein Modell im Umfang Ihres tatsächlichen Bedarfs.
Supportbedarf lässt sich nicht an der Unternehmensgröße ablesen. Die drei Pakete bringen ein festes Stundenkontingent für den Monat und sind der günstigere Weg, wenn Sie Betreuung brauchen und sonst nichts. Das nutzerbasierte Modell ist das Modell für Unternehmen, die mehr wollen als Support: Kontingent auch für Individualentwicklungen, Hosting unserer Entwicklungen inklusive statt aufpreispflichtig, und ein Antwortziel am selben Werktag.
Für stabilen Standardbetrieb mit gelegentlichen Fragen.
Für Regelbetrieb mit laufenden Änderungen an Prozessen.
Für hohe Änderungsdynamik und mehrere angebundene Systeme.
Für Unternehmen, die entwickeln lassen und nicht nur betreut werden wollen.
Die Nutzerangaben bei Bronze, Silber und Gold sind Empfehlungen, keine Grenzen – wer mit vier Nutzern ein Bronze-Kontingent ausreichend findet, bekommt Bronze. Die weclapp-Lizenz selbst schließen Sie direkt mit dem Hersteller ab; was eine Einführung kostet, steht auf unserer weclapp-Seite.
Bei unserem früheren Partner kostete jede Rückfrage drei Tage und stand am Monatsende auf der Rechnung. Die Übernahme lief in zwei Wochen, ohne dass im Versand ein Tag gefehlt hat.
Wir hatten weclapp selbst eingeführt – bis die erste Inventur zeigte, dass die Lagerbuchungen nicht sauber waren. Statt alles neu zu machen, wurde die Konfiguration Stück für Stück in Ordnung gebracht.
Uns wurde gesagt, welche Funktionen wir bereits bezahlen und nicht nutzen. Der automatische Zahlungsabgleich allein spart uns jede Woche einen halben Tag in der Buchhaltung.
Das hängt vom Anliegen ab. Für Fehler in der Software, Lizenz- und Vertragsfragen sowie die Verfügbarkeit der Cloud ist der Helpdesk des Herstellers zuständig, dazu die Produktdokumentation. Für alles, was Ihre eigene Umgebung betrifft – Konfiguration, Prozesse, Schnittstellen, Auswertungen, Schulung – ist Ihr Partner der schnellere Weg, weil er den Kontext kennt. Staufenberg Advisory nimmt Störungen rund um die Uhr an. Praktisch hilft eine kurze Regel: Betrifft das Anliegen alle Kunden des Herstellers, geht es zum Helpdesk; betrifft es nur Ihre Umgebung, geht es zum Partner. Halten Sie für beide Wege dieselben Angaben bereit, also betroffener Beleg oder Datensatz, Zeitpunkt, betroffene Nutzer und was Sie stattdessen erwartet hätten. Das verkürzt die Bearbeitung deutlich mehr als eine zweite Nachfrage. Bei Störungen, deren Ursache beim Hersteller liegt, übernehmen wir die Meldung dorthin und bleiben Ihr Ansprechpartner, statt Sie in eine zweite Warteschlange zu schicken.
Alle Preise stehen offen auf dieser Seite. Es gibt drei Pakete mit festem monatlichen Stundenkontingent – Bronze 189 € mit 1,5 Stunden, Silber 389 € mit 3 Stunden, Gold 599 € mit 5 Stunden – und alternativ das nutzerbasierte Modell zu 39,90 € pro Nutzer und Monat, ab fünf Nutzern buchbar, mit 15 Minuten Kontingent je Nutzer, Verwendbarkeit für Individualentwicklungen und inklusivem Hosting. Die Nutzerangaben bei den Paketen sind Empfehlungen, keine Grenzen. Nicht enthalten ist in beiden Wegen die weclapp-Lizenz, die Sie direkt mit dem Hersteller abschließen; ebenso sind größere Vorhaben wie eine neue Kanalanbindung eigene Projekte und keine Support-Leistung. Wo die Grenze im Einzelfall liegt, sagen wir vorher und nicht in der Rechnung. Ein Punkt, der jeden Vergleich verschiebt: Nicht genutzte Stundenkontingente verfallen bei vielen Anbietern zum Quartalsende. Prüfen Sie diese Klausel, bevor Sie zeichnen. Bei Abrechnung nach Stunden steigt die Rechnung außerdem mit der Zahl der Störungen.
Wenn Sie Betreuung brauchen und sonst nichts, nehmen Sie ein Paket. Das ist der günstigere Weg, und wir sagen es offen, statt Sie in das größere Modell zu reden. Das nutzerbasierte Modell richtet sich an Unternehmen, die mehr wollen als Support: Das Kontingent lässt sich auch für Individualentwicklungen einsetzen, das Hosting dieser Entwicklungen ist enthalten statt aufpreispflichtig, und für reguläre Anfragen streben wir eine Antwort am selben Werktag an. Im Erstgespräch rechnen wir beides durch. Eine einfache Entscheidungshilfe: Zählen Sie, wie viele Anfragen im Quartal aus Ihrem Haus kommen und ob darunter Anpassungen sind, die entwickelt werden müssen. Bleibt es bei Bedienfragen und kleinen Korrekturen, genügt ein Paket. Kommen regelmäßig neue Kanäle, Auswertungen oder eigene Erweiterungen dazu, trägt sich das nutzerbasierte Modell. Ein Wechsel zwischen beiden Wegen ist möglich, wenn sich Ihre Lage ändert.
Im nutzerbasierten Modell ist es enthalten. Was wir für Sie entwickeln, muss irgendwo laufen – im Paketmodell wird dieser Betrieb separat berechnet, im nutzerbasierten Modell nicht. Für Unternehmen mit eigenen Erweiterungen ist das in der Regel der Punkt, an dem sich das Modell rechnet. Zum Betrieb gehört mehr als Rechenzeit: Überwachung, Aktualisierung der eingesetzten Komponenten und die Anpassung, wenn sich auf einer der beiden Seiten eine Schnittstelle ändert. Genau diese Nachpflege wird bei Erweiterungen am häufigsten übersehen und fällt sonst beim ersten Versionswechsel auf. Fragen Sie deshalb zu jedem Angebot für eine Individualentwicklung nach drei Punkten: Wo läuft sie, wer überwacht sie, und wer passt sie an, wenn sich weclapp oder das angebundene System ändert. Wem der Code gehört, klären wir schriftlich vor dem Start, damit ein späterer Partnerwechsel daran nicht scheitert.
Ja. Die Lizenz liegt bei weclapp, nicht beim Partner – ein Wechsel der Betreuung berührt Ihren Lizenzvertrag nicht. Praktisch geht es um die Übergabe von Zugängen, Dokumentation und laufenden Vorgängen, während das Tagesgeschäft weiterläuft. Sinnvoll ist, vorher vier Dinge zusammenzustellen: die Liste der Administrationszugänge, die Dokumentation der Konfiguration, eine Übersicht der angebundenen Systeme und die offenen Vorgänge mit Stand. Fehlt eines davon, ist genau das der erste Arbeitsschritt der Übernahme. Prüfen Sie außerdem, was mit Individualentwicklungen geschieht, die der bisherige Partner gebaut hat: Wem der Code gehört und wo er betrieben wird, steht im Vertrag oder muss geklärt werden. Kündigungsfristen und vertragliche Bindungen im Einzelfall zu beurteilen gehört zur Rechtsberatung; die technische Seite der Übergabe organisieren wir. Erfahrungsgemäß ist die Übergabe in wenigen Wochen erledigt, wenn Zugänge und Dokumentation vorliegen, und deutlich länger, wenn beides erst entstehen muss.
Ja, das ist ein regulärer Teil unserer Arbeit: Bestandsaufnahme, geordnete Übernahme, Optimierungsplan mit Prioritäten. Die Bestandsaufnahme bekommen Sie unabhängig von Ihrer Entscheidung. Angesehen wird dabei, was in Ihrer Umgebung tatsächlich eingerichtet ist: Belegflüsse, Rechte und Rollen, Nummernkreise, Preislogik, die angebundenen Systeme und die Frage, welche Auswertungen heute noch in Tabellen daneben entstehen. Aus den Befunden wird eine Liste mit Aufwand und Wirkung, sodass Sie entscheiden können, was zuerst angefasst wird und was bleiben kann. Für die Übernahme brauchen wir Administrationszugänge, eine Übersicht der angebundenen Systeme und die offenen Vorgänge mit Stand; fehlt Dokumentation, ist deren Erstellung der erste Arbeitsschritt. Bestehende Individualentwicklungen prüfen wir gesondert, denn dort ist zu klären, wem der Code gehört und wo er betrieben wird. Ihr Tagesgeschäft läuft während der Übernahme durchgehend weiter, und wir arbeiten die Liste in der Reihenfolge ab, die Sie festlegen.
Ja, rollenbezogen an Ihrer eigenen Umgebung statt an einem Standardfoliensatz. Schulung ist Teil der Betreuung und lässt sich auch einzeln beauftragen. Geschult wird nach Aufgabe: Der Vertrieb arbeitet mit Angeboten, Preisen und Kundenhistorie, das Lager mit Wareneingang, Kommissionierung und Beständen, die Buchhaltung mit Belegen, Zahlungszuordnung und der Übergabe an DATEV. Jede Rolle bekommt genau die Wege, die sie täglich braucht, mit den eigenen Artikeln und Kunden auf dem Bildschirm. Bewährt hat sich, im Anschluss je Bereich eine Person als erste Ansprechstelle zu benennen: Sie fängt die kurzen Fragen im Alltag auf, und komplexere Fälle kommen gebündelt zu uns. Für neue Mitarbeiter empfiehlt sich eine kurze Einweisung in der ersten Woche und eine zweite Runde nach etwa einem Monat, wenn die eigenen Fragen konkret geworden sind. Sinnvoll ist zusätzlich eine kurze schriftliche Anleitung für die drei häufigsten Abläufe je Rolle; die erstellen wir mit.
Die Cloud nimmt Ihnen den Betrieb der Software ab, nicht die Verantwortung für Ihre Konfiguration. Der Hersteller hält weclapp verfügbar und aktuell; ob Belegflüsse, Rechte, Preislogik und Schnittstellen zu Ihren heutigen Prozessen passen, entscheidet sich in Ihrer Umgebung. Und genau die verändert sich: Ein neuer Verkaufskanal, eine zusätzliche Gesellschaft, eine geänderte Preislogik oder ein Wechsel im Team führen jedes Mal zu Einstellungen, die nachzuziehen sind. Dazu kommen die Fälle, die keine Störung sind und trotzdem Zeit kosten: eine Auswertung, die anders geschnitten werden soll, ein Beleg, der nicht durchläuft, eine Frage nach dem richtigen Weg im System. Wer dafür niemanden hat, löst es mit Tabellen daneben. Das ist der Punkt, an dem die Handarbeit zurückkommt, die das ERP eigentlich abgelöst hat. Wie viel Betreuung Sie brauchen, hängt deshalb weniger an der Software als daran, wie oft sich Ihr Geschäft verändert.
Hier sind zwei Dinge zu trennen. Störungen nehmen wir rund um die Uhr an, 365 Tage im Jahr und ohne Aufpreis – das ist die Annahme, keine Lösungszusage. Für reguläre Anfragen streben wir im nutzerbasierten Modell eine Antwort am selben Werktag an und antworten in der Regel spätestens am folgenden; in den Stundenpaketen nennen wir bewusst keine Frist. Den größten Unterschied macht in der Praxis ohnehin, dass Ihr Ansprechpartner Ihre Umgebung kennt und sich niemand erst in Ihre Prozesse einlesen muss. Damit das funktioniert, brauchen wir bei der Meldung wenige, aber konkrete Angaben: betroffener Beleg oder Datensatz, Zeitpunkt, betroffene Nutzer und was Sie stattdessen erwartet hätten. Liegt die Ursache beim Hersteller, etwa bei einer Störung der Cloud selbst, übernehmen wir die Meldung dorthin und bleiben Ihr Ansprechpartner, statt Sie in eine zweite Warteschlange zu schicken.
Innerhalb kurzer Zeit meldet sich ein geschulter Ansprechpartner – je nach Thema auch der Geschäftsführer persönlich. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten. Sie nehmen eine Einschätzung zu Machbarkeit und Zeitrahmen sowie konkrete Optimierungsvorschläge mit – eine fertige Erstberatung, die Sie theoretisch auch zu Ihrem bisherigen Dienstleister tragen könnten. Wir liefern zuerst Wert, dann reden wir über Zusammenarbeit.
