weclapp-Support: Fehler behoben, Abläufe angepasst

Das hängt vom Anliegen ab. Für Fehler in der Software, Lizenz- und Vertragsfragen sowie die Verfügbarkeit der Cloud ist der Helpdesk des Herstellers zuständig, dazu die Produktdokumentation. Für alles, was Ihre eigene Umgebung betrifft – Konfiguration, Prozesse, Schnittstellen, Auswertungen, Schulung – ist Ihr Partner der schnellere Weg, weil er den Kontext kennt. Staufenberg Advisory nimmt Störungen rund um die Uhr an. Praktisch hilft eine kurze Regel: Betrifft das Anliegen alle Kunden des Herstellers, geht es zum Helpdesk; betrifft es nur Ihre Umgebung, geht es zum Partner. Halten Sie für beide Wege dieselben Angaben bereit, also betroffener Beleg oder Datensatz, Zeitpunkt, betroffene Nutzer und was Sie stattdessen erwartet hätten. Das verkürzt die Bearbeitung deutlich mehr als eine zweite Nachfrage. Bedienfragen zum Standard beantworten wir direkt an Ihrer Umgebung. Bei Lizenzfragen ist weclapp Ihr Vertragspartner; welche Edition Sie brauchen, besprechen Sie mit uns.

Alle Preise stehen offen auf dieser Seite. Es gibt drei Pakete mit festem monatlichen Stundenkontingent – Bronze 189 € mit 1,5 Stunden, Silber 389 € mit 3 Stunden, Gold 599 € mit 5 Stunden – und alternativ das nutzerbasierte Modell zu 39,90 € pro Nutzer und Monat, ab fünf Nutzern buchbar, mit 15 Minuten Kontingent je Nutzer, Verwendbarkeit für Individualentwicklungen und inklusivem Hosting. Die Nutzerangaben bei den Paketen sind Empfehlungen, keine Grenzen. Nicht enthalten ist in beiden Wegen die weclapp-Lizenz, die Sie direkt mit dem Hersteller abschließen; ebenso sind größere Vorhaben wie eine neue Kanalanbindung eigene Projekte und keine Support-Leistung. Wo die Grenze im Einzelfall liegt, sagen wir Ihnen, bevor die Arbeit beginnt. Beim Vergleich mit anderen Anbietern lohnt ein Blick auf zwei Klauseln: ob nicht genutzte Stundenkontingente zum Quartalsende verfallen, wie es bei vielen üblich ist, und ob nach Stunden abgerechnet wird, denn dann steigt die Rechnung mit der Zahl der Störungen.

Wenn Sie Betreuung brauchen und sonst nichts, nehmen Sie ein Paket, denn das ist der günstigere Weg. Das nutzerbasierte Modell richtet sich an Unternehmen, die mehr wollen als Support: Es ist ab fünf Nutzern buchbar und bringt 15 Minuten Kontingent je Nutzer und Monat, das sich auch für Individualentwicklungen einsetzen lässt; das Hosting dieser Entwicklungen ist enthalten statt aufpreispflichtig, und für reguläre Anfragen streben wir eine Antwort am selben Werktag an. Im Erstgespräch rechnen wir beides durch. Als Entscheidungshilfe zählen Sie am besten, wie viele Anfragen im Quartal aus Ihrem Haus kommen und ob darunter Anpassungen sind, die entwickelt werden müssen. Bleibt es bei Bedienfragen und kleinen Korrekturen, genügt ein Paket. Kommen regelmäßig neue Kanäle, Auswertungen oder eigene Erweiterungen dazu, trägt sich das nutzerbasierte Modell. Ein Wechsel zwischen beiden Wegen ist möglich, wenn sich Ihre Lage ändert.

Im nutzerbasierten Modell ist es enthalten. Was wir für Sie entwickeln, muss irgendwo laufen; im Paketmodell berechnen wir diesen Betrieb separat. Im nutzerbasierten Modell lässt sich zudem das Kontingent für die Entwicklung selbst einsetzen. Für Unternehmen mit eigenen Erweiterungen ist das in der Regel der Punkt, an dem sich das Modell rechnet. Zum Betrieb gehört mehr als Rechenzeit: Überwachung, Aktualisierung der eingesetzten Komponenten und die Anpassung, wenn sich auf einer der beiden Seiten eine Schnittstelle ändert. Diese Nachpflege wird bei Erweiterungen am häufigsten übersehen und fällt sonst erst beim ersten Versionswechsel auf. Fragen Sie deshalb zu jedem Angebot für eine Individualentwicklung nach drei Punkten: Wo läuft sie, wer überwacht sie, und wer passt sie an, wenn sich weclapp oder das angebundene System ändert. Wem der Code gehört, regeln wir vor dem Start schriftlich, damit Sie bei einem späteren Partnerwechsel nicht festsitzen.

Ja. Die Lizenz liegt bei weclapp und nicht beim Partner, deshalb berührt ein Wechsel der Betreuung Ihren Lizenzvertrag nicht. Praktisch geht es um die Übergabe von Zugängen, Dokumentation und laufenden Vorgängen, während das Tagesgeschäft weiterläuft. Sinnvoll ist, vorher vier Dinge zusammenzustellen: die Liste der Administrationszugänge, die Dokumentation der Konfiguration, eine Übersicht der angebundenen Systeme und die offenen Vorgänge mit Stand. Fehlt eines davon, wird es im ersten Arbeitsschritt der Übernahme nachgeholt. Prüfen Sie außerdem, was mit Individualentwicklungen geschieht, die der bisherige Partner gebaut hat: Wem der Code gehört und wo er betrieben wird, steht im Vertrag oder muss geklärt werden. Kündigungsfristen und vertragliche Bindungen im Einzelfall zu beurteilen gehört zur Rechtsberatung; die technische Seite der Übergabe organisieren wir. Erfahrungsgemäß ist die Übergabe in wenigen Wochen erledigt, wenn Zugänge und Dokumentation vorliegen, und deutlich länger, wenn beides erst entstehen muss.

Ja, das ist ein regulärer Teil unserer Arbeit: Bestandsaufnahme, geordnete Übernahme, Optimierungsplan mit Prioritäten. Die Bestandsaufnahme bekommen Sie unabhängig von Ihrer Entscheidung. Angesehen wird dabei, was in Ihrer Umgebung tatsächlich eingerichtet ist: Belegflüsse, Rechte und Rollen, Nummernkreise, Preislogik, die angebundenen Systeme und die Frage, welche Auswertungen heute noch in Tabellen daneben entstehen. Aus den Befunden wird eine Liste mit Aufwand und Wirkung, sodass Sie entscheiden können, was zuerst angefasst wird und was bleiben kann. Für die Übernahme brauchen wir Administrationszugänge, eine Übersicht der angebundenen Systeme und die offenen Vorgänge mit Stand; fehlt Dokumentation, ist deren Erstellung der erste Arbeitsschritt. Bestehende Individualentwicklungen prüfen wir gesondert, denn dort ist zu klären, wem der Code gehört und wo er betrieben wird. Ihr Tagesgeschäft läuft während der Übernahme durchgehend weiter, und wir arbeiten die Liste in der Reihenfolge ab, die Sie festlegen.

Ja, rollenbezogen an Ihrer eigenen Umgebung statt an einem Standardfoliensatz. Schulung ist Teil der Betreuung und lässt sich auch einzeln beauftragen. Geschult wird nach Aufgabe: Der Vertrieb arbeitet mit Angeboten, Preisen und Kundenhistorie, das Lager mit Wareneingang, Kommissionierung und Beständen, die Buchhaltung mit Belegen, Zahlungszuordnung und der Übergabe an DATEV. Jede Rolle bekommt genau die Wege, die sie täglich braucht, mit den eigenen Artikeln und Kunden auf dem Bildschirm. Bewährt hat sich, im Anschluss je Bereich eine Person als erste Ansprechstelle zu benennen: Sie fängt die kurzen Fragen im Alltag auf, und komplexere Fälle kommen gebündelt zu uns. Für neue Mitarbeiter empfiehlt sich eine kurze Einweisung in der ersten Woche und eine zweite Runde nach etwa einem Monat, wenn die eigenen Fragen konkret geworden sind. Sinnvoll ist zusätzlich eine kurze schriftliche Anleitung für die drei häufigsten Abläufe je Rolle; die erstellen wir mit.

Die Cloud nimmt Ihnen den Betrieb der Software ab, nicht die Verantwortung für Ihre Konfiguration. Der Hersteller hält weclapp verfügbar und aktuell; ob Belegflüsse, Rechte, Preislogik und Schnittstellen zu Ihren heutigen Prozessen passen, entscheidet sich in Ihrer Umgebung. Und diese Umgebung verändert sich: Ein neuer Verkaufskanal, eine zusätzliche Gesellschaft, eine geänderte Preislogik oder ein Wechsel im Team führen jedes Mal zu Einstellungen, die nachzuziehen sind. Dazu kommen die Fälle, die keine Störung sind und trotzdem Zeit kosten: eine Auswertung, die anders geschnitten werden soll, ein Beleg, der nicht durchläuft, eine Frage nach dem richtigen Weg im System. Ohne Ansprechpartner dafür entstehen Tabellen neben dem System, und mit ihnen kommt die Handarbeit zurück, die das ERP eigentlich abgelöst hat. Wie viel Betreuung Sie brauchen, hängt deshalb weniger an der Software als daran, wie oft sich Ihr Geschäft verändert.

Hier sind zwei Dinge zu trennen. Störungen nehmen wir rund um die Uhr an, 365 Tage im Jahr und ohne Aufpreis, wobei sich das auf die Annahme bezieht und nicht auf die Lösung. Für reguläre Anfragen streben wir im nutzerbasierten Modell eine Antwort am selben Werktag an und antworten in der Regel spätestens am folgenden; in den Stundenpaketen nennen wir bewusst keine Frist. Am meisten Zeit spart in der Praxis, dass Ihr Ansprechpartner Ihre Umgebung kennt und sich niemand erst in Ihre Prozesse einlesen muss. Erreichbar sind wir per Telefon, per E-Mail, auf Rückrufwunsch und über WhatsApp. Liegt die Ursache beim Hersteller, etwa bei einer Störung der Cloud selbst, grenzen wir den Fall ein, dokumentieren ihn und melden ihn dorthin. Wir bleiben dabei Ihr Ansprechpartner, sodass Sie nicht in einer zweiten Warteschlange landen.