weclapp-Plugins von Staufenberg Advisory: Wir führen weclapp nicht nur ein – wir erweitern es dort, wo der Standard aufhört.

Für weclapp gibt es Plugins für Datenmigration, Buchhaltung, Automatisierung und Datenexport, verfügbar über den weclapp Store und direkt bei Entwicklungspartnern. Staufenberg Advisory bietet zehn eigene Plugins an: Migrations-Assistenten für Lexware/Lexoffice, Sage und Sevdesk, den DATEV Sachkonten Buchungs-Importer, den Invoice Mail-Importer, den Workflow Manager, weclapp to Postversand, Asana Sync, den SQL-Exporter und den Multi-Exporter. Welche davon sich für Sie lohnen, hängt am Anlass: Migrations-Assistenten sind einmalige Werkzeuge für den Umstieg, Importer und Exporter lösen wiederkehrende Handarbeit ab, der Workflow Manager greift dort, wo Abläufe an feste Regeln gebunden sind. Sinnvoll ist deshalb, zuerst die drei Tätigkeiten zu benennen, die im Monat am meisten Zeit kosten, und dann zu prüfen, welches Werkzeug daran ansetzt. Ein Plugin, das keine benannte Tätigkeit ablöst, ist ein zusätzlicher Baustein, der gepflegt werden muss.

Die Lizenzpreise hängen vom Plugin und vom Nutzungsumfang ab und werden auf Anfrage genannt; bezogen werden die Plugins über den weclapp Store oder direkt bei Staufenberg Advisory. Individuelle Erweiterungen werden nach Aufwand kalkuliert, mit Festpreisgarantie bei definiertem Scope. Eine erste Einschätzung, welche Plugins sich für Ihr Setup lohnen, liefert der kostenlose Prozess-Check. Vor der Frage nach dem Preis lohnt eine andere: Was ersetzt das Plugin an Handarbeit, und wie oft fällt diese Arbeit an. Ein Werkzeug, das jeden Monat einen halben Tag Abgleich erspart, rechnet sich anders als eines, das zweimal im Jahr gebraucht wird. Klären Sie außerdem, ob es sich um eine einmalige Aufgabe wie eine Migration oder um einen dauerhaften Baustein handelt; im zweiten Fall gehören Betrieb und Nachpflege in die Rechnung. Fragen Sie deshalb zu jedem Angebot, wer die Erweiterung bei einem Versionswechsel anpasst und wo sie betrieben wird.

Ja, weclapp lässt sich über Plugins, die offene API und individuelle Schnittstellen deutlich über den Standard hinaus erweitern. Typische Anpassungen sind automatisierte Workflows, Belegimporte, Exporte in Drittsysteme und Anbindungen an Branchensoftware. Staufenberg Advisory setzt solche Erweiterungen mit einer eigenen Softwareentwicklungsabteilung um: von fertigen Plugins bis zur Individualentwicklung. Vor jeder Erweiterung steht dabei eine Prüfung, die Geld spart: Lässt sich die Anforderung im Standard über Konfiguration, Belegvorlagen oder Rechte lösen. Häufig ist die Antwort ja, und dann ist das der bessere Weg, weil Standard-Einstellungen Versionswechsel ohne Aufwand überleben. Bleibt eine echte Lücke, ist die nächste Frage, wer die Erweiterung dauerhaft pflegt und wo sie betrieben wird. Beides klären wir vor dem ersten Entwicklungsschritt, damit später kein Baustein ohne Zuständigkeit dasteht. Anpassungen, die niemand mehr benutzt, kosten bei jedem Versionswechsel trotzdem Prüfzeit; deshalb prüfen wir bestehende Erweiterungen regelmäßig mit.

Ja. weclapp übergibt Belege, Erlöskonten und Zahlungszuordnungen strukturiert an DATEV; zusätzlich importiert der DATEV Sachkonten Buchungs-Importer von Staufenberg Advisory Buchungsdaten inklusive Validierung zurück nach weclapp. Damit arbeiten ERP und Steuerberater in beide Richtungen mit denselben Zahlen. Damit die Übergabe von Anfang an trägt, ist ein Punkt vorab zu klären: der Kontenrahmen samt Erlöskonten und Steuerschlüsseln, insbesondere bei Auslandsverkäufen, Marktplatzumsätzen und Zahlungsdienstleistern. Diese Zuordnung stimmen wir mit Ihrem Steuerberater ab und richten sie ein; wie in Ihrem Fall zu buchen ist, beurteilt er, denn das gehört zur Steuerberatung und nicht zur Systemeinrichtung. Sinnvoll ist außerdem, die Umstellung auf einen Monats- oder Quartalswechsel zu legen und die ersten Übergaben gemeinsam mit der Kanzlei zu kontrollieren, damit Korrekturen nicht erst im Jahresabschluss auffallen. Wer den Kontenrahmen erst nach dem Go-Live anfasst, korrigiert Buchungen rückwärts, und das kostet ein Vielfaches.

Die Migrations-Assistenten übertragen Finanz-, Kunden- und Lieferantendaten inklusive Historien strukturiert in weclapp, bereinigt und validiert statt als roher CSV-Import. Das Altsystem bleibt parallel nutzbar, bis das neue System produktiv ist. Der Wechsel gelingt so ohne Datenverlust und ohne Stillstand im Tagesgeschäft. Zwei Punkte entscheiden Sie vorab: welche Historie mitkommt, also vollständige Belegjahre oder nur offene Posten und Salden, und zu welchem Stichtag umgestellt wird. Ein Monats-, besser ein Geschäftsjahreswechsel hält Vergleichszahlen sauber und senkt den Aufwand. Die Bereinigung doppelter Kunden, alter Artikel und nicht mehr genutzter Konten findet vor der Übernahme statt, weil sie sich danach nicht nachholen lässt. Wie lange Altdaten aufzubewahren sind und in welcher Form, beurteilt Ihr Steuerberater; die technischen Auszüge dafür stellen wir bereit. Wer ohne Blick in Ihren Datenbestand einen Migrationspreis nennt, schätzt nicht, sondern rät; wir sichten ihn vor dem Angebot.

Ja, die weclapp-Shopify-Anbindung gehört zu den Standard-Schnittstellen: Bestellungen, Kunden und Bestände synchronisieren sich automatisch in beide Richtungen. Gleiches gilt für Shopware, WooCommerce, Amazon, Lager, Versand und Payment. Details dazu stehen auf unserer weclapp-Produktseite. Vor der Einrichtung ist eine Frage zu entscheiden, die sich später schwer drehen lässt: Welches System führt Artikel, Preise und Bestände. In der Regel führt das ERP die Stammdaten, der Shop bleibt Verkaufsoberfläche; zwei schreibende Systeme erzeugen Differenzen, die kaum noch aufzulösen sind. Dazu gehören Regeln für Retouren, Teillieferungen und Gutschriften, weil dort die meisten Sonderfälle entstehen. Diese Punkte legen wir vor der Konfiguration fest und testen jeden Kanal mit echten Bestellungen, bevor umgeschaltet wird. Bei mehreren Shops parallel klären wir zusätzlich, welche Preis- und Bestandslogik je Kanal gilt. Angebote, die eine Shop-Anbindung pauschal als vorhanden ausweisen, ohne diese Regeln zu benennen, sind noch keine Aufwandsschätzung.

Individuelle weclapp-Schnittstellen entwickeln spezialisierte Partner mit eigener Softwareentwicklung – nicht jeder Implementierungspartner kann das. Staufenberg Advisory baut Anbindungen an Branchensoftware, Nischen-Shopsysteme und interne Tools über die eigene Entwicklungsabteilung und betreibt sie im laufenden Betrieb weiter. Wenn Sie Anbieter vergleichen, sind drei Fragen entscheidend: Wird im eigenen Haus entwickelt oder weitervergeben, wer pflegt die Schnittstelle bei einem Versionswechsel auf einer der beiden Seiten, und wem gehört der entstandene Code. Klären Sie außerdem, wo die Schnittstelle betrieben wird und wer für ihre Verfügbarkeit zuständig ist; eine Anbindung ohne benannten Betreiber fällt beim ersten Ausfall auf Sie zurück. Vor jeder Entwicklung prüfen wir, ob die Anforderung im Standard oder über ein fertiges Plugin lösbar ist, denn das ist meist der günstigere und pflegeleichtere Weg. Und wem der entstandene Code gehört, halten wir vor dem Start schriftlich fest, damit ein späterer Partnerwechsel daran nicht scheitert.