Was kostet weclapp? Lizenz, Einführung und Betreuung im Überblick

weclapp wird pro Nutzer und Monat lizenziert; der Preis hängt von der Produktlinie ab und beginnt laut Herstellerpreisliste bei 39 € für ERP Starter, 86 € für ERP Dienstleistung und 163 € für ERP Handel. Die Lizenz schließen Sie direkt mit weclapp ab. Dazu kommen einmalig die Einführung ab 2.000 € und optional unsere laufende Betreuung ab 39,90 € pro Nutzer und Monat. Für einen Handelsbetrieb mit acht Nutzern liegt das erste Jahr damit bei rund 21.500 €, ab dem zweiten Jahr bei rund 19.500 €. Was die Rechnung im Alltag verschiebt, ist die Nutzerzahl: Klären Sie vorab, wer wirklich einen eigenen Zugang braucht und wer nur Auswertungen liest, und rechnen Sie mit der Nutzerzahl in fünf Jahren statt mit der von heute. Bis zu 75 % der Kosten können gefördert werden.

Die drei Produktlinien unterscheiden sich nicht in der Bedienung, sondern im Funktionsumfang, und sie bauen aufeinander auf. ERP Starter ab 39 € deckt Kontaktmanagement, Angebote, Rechnungen, Berichtswesen und E-Rechnung ab und reicht für kleine Teams, die vor allem Angebote und Rechnungen schreiben. ERP Dienstleistung ab 86 € ergänzt CRM, Projektmanagement mit Leistungsnachweis, Zeiterfassung und den API-Zugriff – gedacht für Consulting, Agenturen und IT-Beratung, also überall dort, wo abrechenbare Zeit das Produkt ist. ERP Handel ab 163 € bringt zusätzlich die Shop- und Marktplatzanbindung und ist damit die Linie für Produktion, E-Commerce und Systemhäuser. Die Auswahl fällt in der Praxis über eine einzige Frage: Verkaufen Sie Ware über Kanäle, die an das System angebunden werden müssen? Wenn ja, führt an ERP Handel kein Weg vorbei, und die Entscheidung ist schnell getroffen.

Pro Nutzer und Monat, nicht pro Unternehmen. Als Nutzer zählt jede Person mit eigenem Zugang, unabhängig davon, wie intensiv sie das System tatsächlich verwendet. Genau deshalb ist die Nutzerplanung der größte Hebel auf Ihrer Rechnung, größer als die Wahl der Produktlinie. Es lohnt sich, vor dem Abschluss durchzugehen, wer wirklich täglich im System arbeitet und wer nur Auswertungen liest oder Belege freigibt. Für einen Teil dieser Fälle gibt es Einzellizenzen, die deutlich günstiger sind: weclapp Projekt ab 19 €, weclapp Buchhaltung ab 39 €, weclapp Lager und weclapp Auftragsmanagement ab 49 €. Ein Lagermitarbeiter braucht selten Zugriff auf das CRM. Ab mehr als zehn Lizenzen verhandelt weclapp Enterprise-Konditionen nach Umfang – fragen Sie danach, bevor Sie zehn Einzelplätze buchen. Die Zuordnung lässt sich später ändern, kostet dann aber einen Abstimmungsschritt mehr als eine saubere Planung am Anfang.

Ja. weclapp stellt einen kostenlosen Testzugang bereit, mit dem sich das System vor jeder Entscheidung im eigenen Tempo ansehen lässt – ohne Zahlungsdaten und ohne dass daraus automatisch ein Vertrag wird. Für einen ersten Eindruck von Oberfläche und Grundlogik reicht das gut aus. Was ein Test nicht leisten kann, ist die Antwort auf die eigentliche Frage: ob Ihre konkreten Abläufe im Standard abbildbar sind oder an welcher Stelle sie es nicht sind. Das zeigt sich erst, wenn echte Artikel, echte Belege und die Anbindung an Shop oder Buchhaltung im Spiel sind. Deshalb ist unser Prozess-Check dem Test vorgelagert und nicht sein Ersatz: Wir nehmen Ihre Abläufe auf und sagen Ihnen vorher, welche davon weclapp automatisiert. Beides zusammen ergibt eine belastbare Entscheidung, der Test allein selten. Nutzen Sie den Testzugang deshalb am besten nach dem Prozess-Check und mit einer konkreten Frage im Kopf, nicht als ersten Schritt ins Unbekannte.

In der Lizenz nicht: Was die Produktlinie enthält, ist auf der Herstellerpreisliste nachlesbar, und Aktualisierungen sind ohne Projektaufwand enthalten. Zwei Posten fehlen aber regelmäßig in Vergleichsrechnungen, und beide sind real. Der erste sind Schnittstellen zu Shop, Marktplätzen, Versanddienstleistern und Payment; je nach Anbindung fallen dafür einmalige oder laufende Kosten an, die zum Angebotszeitpunkt oft noch niemand beziffern kann, weil noch nicht feststeht, welche davon wirklich gebraucht werden. Der zweite ist die interne Arbeitszeit für die Aufbereitung der Stammdaten. Sie steht in keinem Angebot und ist in vielen Projekten trotzdem der größte Einzelposten. Wir benennen beides vor Projektbeginn, auch wenn es die Summe unattraktiver macht – eine Zahl, die später um diese Posten wächst, kostet mehr Vertrauen als sie am Anfang spart. Wie hoch beide Posten in Ihrem Fall ausfallen, schätzen wir im Prozess-Check mit ab, damit die Summe von Anfang an vollständig ist.

Ja, und zwar früher, als die meisten vermuten. Mit ERP Starter ab 39 € pro Nutzer und Monat gibt es keine Einstiegshürde in Form einer Serverbeschaffung oder einer großen Einmalinvestition; die Kosten sind planbar und wachsen mit der Zahl der Nutzer. Sinnvoll wird ein ERP nicht ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl, sondern ab dem Punkt, an dem dieselbe Information mehrfach erfasst wird – im Shop, in der Warenwirtschaft und noch einmal für die Buchhaltung. Dieser Punkt ist bei einem Handelsbetrieb mit drei Personen oft früher erreicht als bei einem Dienstleister mit fünfzehn. Wir arbeiten ab zwei Arbeitsplätzen und nach oben ohne Grenze. Ob sich der Wechsel in Ihrem Fall rechnet, sagen wir Ihnen im kostenlosen Prozess-Check, und zwar auch dann, wenn die Antwort nein lautet. Ein ERP, das sich für Ihre Größe noch nicht trägt, empfehlen wir nicht – das ist der Grund, warum wir kaum Projekte abbrechen.

Der Wechsel kostet dasselbe wie eine Neueinführung, also ab 2.000 € einmalig für ein Standard-Setup, plus die laufende Lizenz. Der Unterschied liegt nicht im Preis, sondern im Aufwand der Datenübernahme: Aus einem gewachsenen System kommen Artikelstämme mit Dubletten, uneinheitlichen Einheiten und Positionen, die seit Jahren niemand verkauft hat. Diese Bereinigung ist der Posten, der einen Wechsel von einer Neueinführung unterscheidet, und sie liegt zu einem erheblichen Teil bei Ihnen. Für die verbreiteten Ausgangssysteme haben wir den Weg dokumentiert und rechnen ihn im Prozess-Check konkret durch – unter anderem für Lexware, Sage, JTL, Billbee, Xentral, Odoo und plentymarkets. Ihr bisheriges System läuft während des Projekts parallel weiter; es gibt keinen Tag, an dem Ihr Tagesgeschäft stillsteht. Sinnvoll ist ein Umstieg zum Beginn eines Geschäftsjahres oder wenigstens eines Quartals, damit keine Buchungsperiode über zwei Systeme verteilt liegt und Ihre Kanzlei nicht doppelt abstimmen muss.