Sie haben sich für weclapp entschieden und wollen wissen, was jetzt auf Sie zukommt. Diese Seite beantwortet das mit Zahlen statt Versprechen: fünf Schritte von der Prozessaufnahme bis zum Go-Live, ein Standard-Setup in vier bis acht Wochen, Einführung ab 2.000 € einmalig.
Eine weclapp-Einführung ist das Projekt, in dem die Abläufe eines Unternehmens in der Cloud-ERP-Software weclapp abgebildet, die vorhandenen Daten übernommen und die angrenzenden Systeme wie Onlineshop, Lager, Versand und Buchhaltung angebunden werden. Sie endet mit dem Go-Live, also dem Tag, an dem das Unternehmen sein Tagesgeschäft vollständig in weclapp abwickelt. Je nach Zahl der Vertriebswege und Schnittstellen dauert eine Einführung vier Wochen bis sechs Monate.
Zu trennen sind dabei zwei Dinge, die im Gespräch oft durcheinandergeraten. Die Lizenz schließen Sie direkt mit weclapp ab und zahlen sie pro Nutzer und Monat – sie gehört Ihnen und bleibt bestehen, wenn Sie den Partner wechseln. Die Einführung ist die Dienstleistung darum herum, und nur sie ist Gegenstand dieser Seite. Was das System selbst kann und was die Lizenz kostet, steht auf weclapp im Überblick und im Detail auf Was kostet weclapp?.
Der wichtigste Hebel im gesamten Projekt ist eine Haltungsfrage: Wie weit bleiben Sie im Standard? Jede Abweichung kostet einmal in der Einführung und danach bei jeder Aktualisierung erneut. Wir gehen deshalb jede Sonderlogik einzeln durch, statt sie ungeprüft zu übernehmen.
Vom ersten Gespräch bis zum Tag, an dem Ihr Tagesgeschäft vollständig in weclapp läuft. Der erste Schritt kostet nichts und verpflichtet zu nichts.
Wir nehmen Ihre Abläufe auf, von der Anfrage bis zur Rechnung, und benennen die Stellen, an denen heute doppelt erfasst wird. Sie bekommen eine Liste der Prozesse, die weclapp abbilden muss, und eine ehrliche Einschätzung zu Aufwand und Zeitrahmen – unabhängig davon, ob Sie danach mit uns weiterarbeiten.
Wir übersetzen Ihre Prozesse in die weclapp-Konfiguration: Workflows, Rollen, Belegflüsse, Lagerlogik, Nummernkreise. Hier fällt die Entscheidung, wo Sie dem Standard folgen und wo Ihr Geschäft wirklich eine Abweichung verlangt.
Artikel, Kunden, Lieferanten und offene Posten ziehen geordnet um. Shop, Lager, Versand, Payment und DATEV werden angebunden und einzeln getestet, nicht gesammelt am Ende.
Ihr Team wird rollenbezogen geschult – Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung sehen jeweils ihren Ausschnitt, nicht das ganze System. Der Umstieg erfolgt kontrolliert, das Altsystem läuft parallel, bis alles sitzt.
Ab dem Go-Live sind wir Ihr fester Ansprechpartner für Support, Anpassungen und die Anbindung neuer Vertriebskanäle. Dieser Schritt ist optional und an kein Einführungsprojekt gebunden.
In rund anderthalb Minuten erklärt Geschäftsführer Manuel Staufenberg, warum weclapp der Cloud-ERP-Kern für Handel und Mittelstand ist – und was eine Einführung mit einem der Top-3-Partner Deutschlands von einer Einführung im Alleingang unterscheidet.
Die Dauer hängt nicht am System, sondern an der Zahl der Schnittstellen und am Zustand Ihrer Daten. Zwei Korridore aus unseren eigenen Projekten:
| Projekttyp | Dauer | Was den Ausschlag gibt |
|---|---|---|
| Standard-Setup: ein Standort, ein Vertriebsweg, geordnete Stammdaten | vier bis acht Wochen | Wenige Schnittstellen, klare Verantwortlichkeiten, Standard weitgehend akzeptiert |
| Mehrere Schnittstellen: Shop, Marktplätze, Versanddienstleister, Kanzlei | drei bis sechs Monate | Jede Anbindung braucht Test, Abnahme und einen Verantwortlichen auf beiden Seiten |
Was den Termin in der Praxis verschiebt, ist selten die Software. Es ist die Verfügbarkeit Ihrer Leute und der Zustand der Stammdaten. Ein zweiter Punkt betrifft die Terminwahl: Ein Start zum Beginn eines Geschäftsjahres oder wenigstens eines Quartals erspart Ihnen und Ihrem Steuerberater die Abstimmung über eine Periode, die auf zwei Systeme verteilt liegt.
Drei Posten, die getrennt voneinander zu betrachten sind – einer davon läuft gar nicht über uns.
Standard-Setup mit Konfiguration, Datenmigration und Begleitung bis zum Go-Live. Umfangreichere Projekte mit mehreren Schnittstellen kalkulieren wir nach Umfang, bei definiertem Scope mit Festpreisgarantie.
Optional: Support, Anpassungen an veränderte Prozesse und die Anbindung neuer Kanäle nach dem Go-Live. Wer sein System selbst betreut, bucht sie nicht mit.
Läuft direkt über den Hersteller, nicht über uns. Welche Produktlinie was kostet, steht vollständig auf unserer Kostenseite.
Was das im ersten Jahr zusammen ergibt und was ein Betrieb im Gegenzug an Prozesskosten spart, rechnen wir auf Was kostet weclapp? an einem Handelsbetrieb mit acht Nutzern durch – Lizenz, Einführung und Betreuung gegen die Stunden, die nicht mehr ins Abtippen von Bestellungen gehen.
Bis zu 75 % Ihrer Digitalisierungskosten können gefördert werden – über Landes- und Bundesprogramme. Wir prüfen Ihre Möglichkeiten, stellen die Anträge und sitzen dabei am Steuer. Sie geben das Thema komplett ab.
Eine Frage, die auf Anbieterseiten selten beantwortet wird, im Projekt aber den Unterschied macht.
Wer Ihr Projekt macht, entscheidet über den Verlauf mehr als jede Methode. Deshalb wechselt das Team bei uns nicht zwischen den Phasen: Jedes Einführungsprojekt wird von einem festen zwei- bis dreiköpfigen Team umgesetzt, das über die gesamte Laufzeit dasselbe bleibt.
Sie haben dabei einen benannten Projektverantwortlichen. Das klingt nach einer Formalie, ist aber der Unterschied zwischen einer Rückfrage, die in zehn Minuten geklärt ist, und einer, die erst jemanden einarbeiten muss. Wer Ihre Belegflüsse, Ihre Lagerlogik und die Eigenheiten Ihres Artikelstamms einmal verstanden hat, muss sie sich nicht zweimal erklären lassen.
Dasselbe Team begleitet Sie durch die ersten Wochen nach dem Go-Live – die Phase, in der die eigentlichen Fragen kommen, weil das System jetzt im Echtbetrieb steht und nicht mehr im Test. Erst danach entscheiden Sie, ob Sie in die laufende Betreuung wechseln oder Ihr System selbst führen.
Die Frage, an der Vergleichsangebote regelmäßig auseinanderlaufen. Deshalb steht hier, was zum Standard-Setup ab 2.000 € gehört und was wir nach Aufwand rechnen.
| Leistung | Im Standard-Setup | Nach Aufwand |
|---|---|---|
| Prozessaufnahme und Zielbild | enthalten | – |
| Grundkonfiguration: Rollen, Rechte, Nummernkreise, Belegvorlagen | enthalten | – |
| Übernahme von Artikeln, Kunden, Lieferanten und offenen Posten | enthalten | – |
| Rollenbezogene Schulung Ihres Teams | enthalten | – |
| Begleitung des Go-Live und der ersten Wochen danach | enthalten | – |
| Anbindung von Shop, Marktplatz, Versand oder Payment | je eine im Standard | jede weitere |
| Übernahme historischer Belege über den Stichtag hinaus | – | nach Umfang |
| Individuelle Auswertungen und Formulare über den Standard hinaus | – | nach Umfang |
| Bereinigung Ihrer Stammdaten vor der Übernahme | wir liefern Struktur und Prüflisten | inhaltlich bei Ihnen |
Die letzte Zeile ist die wichtigste und die unbequemste: Wir strukturieren die Datenbereinigung, liefern Vorlagen und Prüflisten und sagen Ihnen, welche Felder wirklich gebraucht werden. Welcher Artikel bleibt und welcher Kunde eine Dublette ist, entscheidet aber Ihr Haus. Ein Anbieter, der Ihnen diese Arbeit abnimmt, ohne Ihr Sortiment zu kennen, verspricht etwas, das er nicht halten kann.
Wir schulen rollenbezogen statt im Block: Jede Gruppe sieht ihren Ausschnitt des Systems, nicht das ganze. Das kürzt die Schulungszeit und erhöht, was davon hängen bleibt.
Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung am eigenen Beleg, dazu die Suche, die im Alltag über Tempo entscheidet. Wer Angebote schreibt, lernt nicht die Lagerbuchung.
Bestellvorschläge, Wareneingang, Ein- und Auslagerung, Inventur und die mobile Erfassung direkt am Regal. Für Lagerkräfte reicht in vielen Fällen eine günstigere Rollenlizenz.
Belegfluss, Zahlungsabgleich, offene Posten und die Übergabe an Ihre Steuerkanzlei. Diese Schulung stimmen wir auf Wunsch direkt mit Ihrem Steuerberater ab.
Auswertungen, Kennzahlen und die Frage, welche Zahl im System woher kommt. Kurz gehalten, dafür mit den Berichten, die Sie tatsächlich monatlich ansehen werden.
Geschult wird kurz vor dem Go-Live, nicht Wochen davor – gelernt wird, was unmittelbar danach gebraucht wird. In den ersten Wochen im Echtbetrieb kommen die eigentlichen Fragen, und die beantwortet dasselbe Team, das geschult hat. Neue Mitarbeiter, die später dazukommen, schulen wir im Rahmen der laufenden Betreuung nach.
Drei Muster aus über 100 Projekten. Keines davon ist ein Softwareproblem.
Gewachsene Artikelstämme, Kundendubletten und historische Bestände übernimmt kein Anbieter auf Knopfdruck. Die Datenaufbereitung ist regelmäßig der aufwendigste Einzelposten und liegt zu einem erheblichen Teil bei Ihnen. Wer sie nicht einplant, verschiebt den Go-Live.
Jede Abweichung vom weclapp-Standard kostet in der Einführung Zeit und bei jeder Aktualisierung erneut. Wir fragen bei jeder Sonderlogik zuerst, ob der Prozess wirklich Ihr Geschäft abbildet oder nur eine Gewohnheit aus dem alten System.
Schnittstellen brauchen Test und Abnahme, und beides braucht eine Person mit Zeit und Entscheidungsbefugnis. Fehlt sie, steht das Projekt zwischen den Terminen still – und keine Projektmethode der Welt gleicht das aus.
Der aufwendigste Posten ist fast nie die Software, sondern das, was vorher aus dem alten System herauskommt: gewachsene Artikelstämme, Kundendubletten, Bestände, die seit Jahren niemand angefasst hat. Wir strukturieren diese Arbeit und liefern Vorlagen und Prüflisten – die inhaltlichen Entscheidungen bleiben bei Ihnen, weil nur Ihr Haus weiß, was noch gebraucht wird.
Praktisch heißt das: Wir ziehen die Daten aus dem Altsystem und zeigen Ihnen, wo Einheiten uneinheitlich sind, wo derselbe Kunde dreimal steht und welche Artikel seit Jahren keinen Umsatz hatten. Sie entscheiden, was mitkommt. Eine Umstellung ist der beste Zeitpunkt, Altlasten liegen zu lassen – und der einzige, an dem es ohne Zusatzaufwand geht.
Wie lange das dauert, hängt weniger an der Datenmenge als an der Zahl der Entscheidungen. Betriebe, die ihren Artikelstamm ohnehin gepflegt haben, sind in Tagen durch; bei gewachsenen Sortimenten sind es Wochen. Wir sagen Ihnen nach dem ersten Blick in die Daten, wo Sie stehen, und planen den Aufwand ein, statt ihn zu übergehen.
Eine weclapp-Einführung läuft bei Staufenberg Advisory in fünf Schritten: Im kostenlosen Prozess-Check nehmen wir Ihre Abläufe auf und benennen, welche davon weclapp abbilden muss. Danach übersetzen wir diese Prozesse in die Konfiguration – Workflows, Rollen, Belegflüsse und Lagerlogik. Im dritten Schritt ziehen Artikel, Kunden, Lieferanten und offene Posten um, und die Schnittstellen zu Shop, Lager, Versand und DATEV werden einzeln angebunden und getestet. Anschließend schulen wir Ihr Team rollenbezogen und begleiten den Go-Live, wobei das Altsystem parallel weiterläuft, bis alles sitzt. Der fünfte Schritt, die laufende Betreuung, ist optional. Der erste Schritt kostet Sie nichts und verpflichtet zu nichts: Sie bekommen die Einschätzung zu Aufwand und Zeitrahmen auch dann, wenn Sie sich danach für einen anderen Weg entscheiden. Wie viele der fünf Schritte Sie überhaupt brauchen, entscheidet der Zuschnitt Ihres Projekts: Ein Standard-Setup ohne angebundene Systeme kommt regelmäßig mit den ersten vier aus.
Ein Standard-Setup ist bei Staufenberg Advisory in vier bis acht Wochen produktiv. Projekte mit mehreren Schnittstellen zu Shop, Marktplätzen, Versanddienstleistern und Steuerkanzlei liegen bei drei bis sechs Monaten. Der Zeitplan hängt in der Praxis weniger an der Software als an der Aufbereitung Ihrer Stammdaten und an der Verfügbarkeit der internen Verantwortlichen. Für die Terminplanung ist ein dritter Punkt wichtig: der Stichtag für die Buchhaltung. Sinnvoll ist ein Start zum Beginn eines Geschäftsjahres oder mindestens eines Quartals, damit keine Periode über zwei Systeme verteilt liegt – das erspart Ihnen und Ihrem Steuerberater eine Menge Abstimmung. Rechnen Sie außerdem mit zwei bis vier Wochen Nachlauf nach dem Start, in denen Anwender Fragen haben und Auswertungen nachgeschärft werden. Diese Zeit ist eingeplant und kein Zeichen dafür, dass etwas schiefgegangen ist. Begleitet wird sie von demselben Team, das die Einführung umgesetzt hat, damit Sie Ihre Prozesse niemandem zweimal erklären müssen.
Eine weclapp-Einführung durch Staufenberg Advisory beginnt bei 2.000 € einmalig für ein Standard-Setup mit Konfiguration, Datenmigration und Begleitung bis zum Go-Live. Umfangreichere Projekte mit mehreren Schnittstellen kalkulieren wir nach Umfang; bei definiertem Scope geben wir eine Festpreisgarantie. Davon getrennt zu betrachten ist die weclapp-Lizenz: Die schließen Sie direkt mit dem Hersteller ab und zahlen pro Nutzer und Monat, beginnend bei 39 € für die Produktlinie ERP Starter. Optional kommt die laufende Betreuung ab 39,90 € pro Nutzer und Monat dazu. Welche Posten in Vergleichsangeboten regelmäßig fehlen und was ein vollständiges erstes Jahr kostet, rechnen wir auf unserer Kostenseite durch. Bis zu 75 % der Digitalisierungskosten können über Landes- und Bundesprogramme gefördert werden; den Antrag übernehmen wir. Eine belastbare Zahl für Ihren Fall nennen wir nach dem kostenlosen Prozess-Check und nicht vorher, weil sie ohne Blick in Ihre Daten und Schnittstellen keine Schätzung wäre, sondern eine Vermutung.
Ja, und bei einer bestimmten Ausgangslage ist das auch sinnvoll: ein Standort, ein Vertriebsweg, überschaubare Artikelzahl und Stammdaten, die jemand im Haus wirklich kennt. weclapp ist als Cloud-Lösung darauf ausgelegt, dass ein Standard-Setup ohne externe Hilfe funktioniert, und der Hersteller stellt dafür Dokumentation und Onboarding-Material bereit. Teuer wird der Alleingang an zwei Stellen. Die erste sind Schnittstellen: Sobald Shop, Marktplätze, Versanddienstleister oder DATEV dazukommen, entscheidet nicht das Anklicken der Anbindung über den Erfolg, sondern deren Test unter echten Belegen. Die zweite ist die Datenmigration, weil Fehler dort erst Wochen später auffallen und dann teuer zu korrigieren sind. Unsere ehrliche Empfehlung: Rechnen Sie die eigene Arbeitszeit mit ein, bevor Sie vergleichen. Und wenn Sie selbst starten und an einer Stelle nicht weiterkommen, können Sie uns auch nur für diesen Ausschnitt dazuholen – ein vollständiges Einführungsprojekt ist dafür keine Bedingung.
Übernommen werden regelmäßig Artikel mit Preisen und Varianten, Kunden und Lieferanten mit ihren Konditionen, offene Posten aus Verkauf und Einkauf sowie Lagerbestände zum Stichtag. Historische Belege ziehen wir nach Absprache mit, oft aber bewusst nicht vollständig: Eine Umstellung ist der beste Zeitpunkt, alte Datenbestände nicht mitzuschleppen. Was die Migration tatsächlich aufwendig macht, ist selten die technische Übertragung, sondern die Aufbereitung davor. Gewachsene Artikelstämme enthalten Dubletten, uneinheitliche Einheiten und Positionen, die seit Jahren niemand mehr verkauft hat. Diese Bereinigung können wir begleiten und strukturieren, aber die inhaltlichen Entscheidungen trifft Ihr Haus – niemand sonst weiß, welcher Artikel noch gebraucht wird. Planen Sie dafür eigene Arbeitszeit ein, sie ist der am häufigsten unterschätzte Posten im gesamten Projekt. Der Stichtag für die Übernahme wird früh festgelegt, damit von Anfang an klar ist, ab wann welche Belege in welchem System entstehen.
Drei Dinge, und sie entscheiden über den Termin mehr als alles, was wir tun. Erstens brauchen wir eine benannte Person mit Entscheidungsbefugnis, die für Rückfragen erreichbar ist – nicht einen Verteiler, sondern jemanden, der sagen kann, wie ein Prozess künftig laufen soll. Zweitens liegt die inhaltliche Aufbereitung der Stammdaten bei Ihnen: Wir liefern Struktur, Vorlagen und Prüflisten, aber welcher Artikel bleibt und welcher Kunde eine Dublette ist, weiß nur Ihr Haus. Drittens brauchen Tests und Abnahme der Schnittstellen Zeit von Menschen, die den Prozess im Alltag machen. Wir sagen das offen vor Projektbeginn, weil ein Projekt, das an dieser Stelle stillsteht, nicht an der Software scheitert, sondern an einer Erwartung, die niemand ausgesprochen hat. Wie viel Zeit das konkret bindet, schätzen wir im Prozess-Check mit ab, damit Sie es gegen Ihren Kalender halten können.
Die ersten zwei bis vier Wochen nach dem Start gehören zum Projekt und sind eingeplant: Anwender haben Fragen, Auswertungen werden nachgeschärft, einzelne Abläufe justiert. Begleitet wird diese Phase von demselben Team, das die Einführung umgesetzt hat, damit Sie niemandem Ihre Prozesse zweimal erklären müssen. Danach haben Sie die Wahl. Wer sein System selbst betreut, braucht von uns nichts weiter und behält trotzdem die Lizenz, weil sie direkt beim Hersteller liegt. Wer einen festen Ansprechpartner will, bucht die laufende Betreuung ab 39,90 € pro Nutzer und Monat: Support, Anpassungen an veränderte Prozesse und die Anbindung neuer Vertriebskanäle, ohne Diskussion über Stundenzettel. Beides ist keine Bedingung für das andere, und die Entscheidung müssen Sie nicht vor dem Go-Live treffen. Der Wechsel zwischen beiden Wegen ist später jederzeit möglich, und zwar in beide Richtungen.
Innerhalb kurzer Zeit meldet sich ein geschulter Ansprechpartner – je nach Thema auch der Geschäftsführer persönlich. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten. Sie nehmen eine Einschätzung zu Machbarkeit und Zeitrahmen sowie konkrete Optimierungsvorschläge mit – eine fertige Erstberatung, die Sie theoretisch auch zu Ihrem bisherigen Dienstleister tragen könnten. Wir liefern zuerst Wert, dann reden wir über Zusammenarbeit.
