Lexware-Alternative gesucht? Wir sagen Ihnen ehrlich, ob Sie eine brauchen – und übernehmen Ihre Daten, wenn ja.

Das hängt davon ab, warum Sie wechseln. Wer nur eine andere Buchhaltungssoftware sucht, hat viele Optionen; wer aus der Einzelplatz-Welt herauswächst (mehr Nutzer, Lager, Onlineshop, Teamarbeit), braucht ein modernes Cloud-ERP, das Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung in einem System vereint. Welches System das im Einzelfall ist, klärt Staufenberg Advisory herstellerneutral im kostenlosen Prozess-Check. Sinnvoll ist deshalb, zuerst den Anlass zu benennen und dann das System zu suchen: Sind es fehlende Mehrbenutzer-Arbeit und Zugriff von unterwegs, geht es um das Betriebsmodell; sind es Lager, Sets und Onlinevertrieb, geht es um die Warenwirtschaft; ist es nur eine andere Oberfläche für die Buchhaltung, reicht ein Wechsel innerhalb derselben Systemklasse. Klären Sie außerdem früh, welche Auswertungen Sie künftig brauchen und wer die Stammdaten pflegt. Das entscheidet im Alltag mehr als der Funktionsumfang. Wer im Erstgespräch zuerst über Lizenzen spricht statt über Ihre Belegflüsse, verkauft.

Ja, und ohne manuelles Abtippen: Staufenberg Advisory setzt für Umstiege aus Lexware und Lexoffice einen erprobten, werkzeuggestützten Migrationsweg ein, der Finanzdaten, Kundeninformationen und Historien strukturiert in Ihr neues Cloud-ERP überträgt. Artikel und Bestände werden zusätzlich geprüft übernommen. Zwei Punkte entscheiden Sie vorab: welche Historie mitkommt, also vollständige Belegjahre oder nur offene Posten und Salden, und zu welchem Stichtag umgestellt wird. Ein Monats-, besser ein Geschäftsjahreswechsel hält Vergleichszahlen sauber und den Aufwand niedrig. Die Bereinigung von doppelten Kunden, alten Artikeln und nicht mehr genutzten Konten findet vor der Übernahme statt, nicht danach. Ihr Lexware bleibt während der Umstellung nutzbar und danach als Nachschlagequelle verfügbar; wie lange Altdaten aufzubewahren sind und in welcher Form, beurteilt Ihr Steuerberater, denn diese Einordnung gehört nicht zur Systemeinrichtung. Wer ohne Blick in Ihren Datenbestand einen Migrationspreis nennt, schätzt nicht, sondern rät.

Statt einer einmaligen Großinvestition zahlen Sie bei einem Cloud-ERP planbare monatliche Kosten pro Nutzer; die Lizenz schließen Sie direkt beim Hersteller ab, die Einführung kalkuliert Staufenberg Advisory ab dem Erstgespräch transparent nach Umfang, mit Festpreisgarantie bei definiertem Scope. Bis zu 75 % der Kosten können über Landes- und Bundesprogramme gefördert werden; die Antragstellung übernehmen wir. In Vergleichsrechnungen fehlen typischerweise drei Posten: die interne Zeit für Datenbereinigung, Tests und Schulung, Schnittstellen zu Shop, Bank oder Branchensoftware und die Betreuung nach dem Go-Live. Stellen Sie dem die Kosten der heutigen Handarbeit gegenüber, also Listen pflegen, Zahlen abgleichen, Belege suchen, und rechnen Sie über fünf Jahre. Erst dann ist der Vergleich belastbar. Den konkreten Rahmen für Ihren Fall nennen wir nach dem kostenlosen Prozess-Check. Nicht genutzte Stundenkontingente verfallen bei vielen Betreuungsmodellen zum Quartalsende; prüfen Sie diesen Punkt in jedem Angebot.

Lexware ist eine Büro- und Buchhaltungslösung für kleine Betriebe mit wenigen Arbeitsplätzen. Ein modernes Cloud-ERP passt, sobald mehrere Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten, Lagerbestände geführt werden oder online verkauft wird. Die Grenze verläuft nicht an der Software, sondern an der Arbeitsweise Ihres Unternehmens. Praktisch merken Sie den Übergang an vier Anzeichen: Es entstehen Tabellen neben dem System, mehrere Personen warten aufeinander, Bestände und Preise stehen an zwei Stellen, oder Aufträge werden von Hand zwischen Werkzeugen übertragen. Fehlt das alles, gibt es keinen Anlass für ein größeres System. Zeigen sich zwei oder drei dieser Punkte, ist die Frage nicht mehr, ob gewechselt wird, sondern wann. Prüfen Sie dabei auch, wie viele Nutzer in fünf Jahren mit dem System arbeiten sollen: Dieselbe Umstellung zweimal zu machen ist der teuerste Weg. Und wer für einen einzelnen Arbeitsplatz ein ERP empfiehlt, hat Ihre Ausgangslage nicht angesehen.

Wenn Ihr Kern Buchhaltung und Rechnungen ist, wenige Personen mit dem System arbeiten und Sie weder Lager noch Onlinevertrieb steuern müssen, gibt es meist keinen Grund für einen Wechsel. Ein Umstieg lohnt sich erst, wenn das Unternehmen erkennbar über die Einzelplatz-Welt hinausgewachsen ist. Eine brauchbare Gegenprobe ist, eine Woche mitzuschreiben: Welche Arbeitsschritte dienen nur dazu, zwischen Werkzeugen zu überbrücken, also Listen exportieren, Bestände nachpflegen, Zahlen abgleichen. Kommt dabei wenig zusammen, bleiben Sie und investieren das Geld anderswo. Das sagen wir im Prozess-Check auch dann, wenn am Ende kein Projekt für uns dabei ist. Ein Punkt bleibt unabhängig von der Systemfrage zu klären: Wo liegen Ihre Daten, und wer kommt an sie heran, wenn der Rechner ausfällt oder die zuständige Person nicht da ist. Eine geprüfte Sicherung und ein zweiter Zugang gehören in jedes Setup, unabhängig von der Software.

Die meisten Suchenden meinen damit keine bestimmte Software, sondern die nächste Generation ihrer Unternehmenslösung: ein System aus der Cloud mit Team-Zugriff, Warenwirtschaft und integrierter Buchhaltung. Dieses Profil erfüllt ein modernes Cloud-ERP – der „Nachfolger“ ist weniger ein Produktname als ein Architekturwechsel. Praktisch heißt das: Sie suchen keine Ersatzinstallation, sondern entscheiden neu, welche Aufgaben künftig in einem System zusammenlaufen. Deshalb führt die Suche nach einem Produktnamen selten zum Ziel, die Suche nach dem eigenen Anforderungsprofil dagegen schon. Formulieren Sie vorab, welche drei Abläufe Sie heute am meisten Zeit kosten und welche Auswertungen Sie regelmäßig brauchen. Daran lässt sich jedes Angebot messen. Unser Thema ist damit nicht die Nachfolge in einem Herstellerportfolio, sondern die Frage, welches System zu Ihrer heutigen Arbeitsweise passt. Prüfen Sie bei jedem Kandidaten zusätzlich, wie Sie Ihre Daten später wieder herausbekommen.

Typischerweise zwei bis sechs Monate; Lexware-Umstiege liegen meist am unteren Ende. Ein festes zwei- bis dreiköpfiges Team begleitet Sie bis zum Go-Live, Ihr Lexware läuft parallel weiter, bis das neue System sicher produktiv ist. Den Termin bestimmt weniger die Konfiguration als zwei andere Dinge: die Datenlage und Ihre Verfügbarkeit. Entscheidungen zu Kontenrahmen, Nummernkreisen, Artikelstruktur und Belegvorlagen braucht jemand aus Ihrem Haus, der sie treffen darf; dafür sollten feste Termine stehen und nicht Restzeit zwischen dem Tagesgeschäft. Beschleunigen lässt sich der Umstieg, wenn Sie ihn auf einen Monats- oder Geschäftsjahreswechsel legen und die Datenbereinigung vorziehen, statt sie während der Migration zu erledigen. Umgekehrt verlängern fehlende Zugänge zu Alt- und Nebensystemen jedes Projekt. Beides klären wir vor dem ersten Konfigurationstermin. Vor dem Start erhalten Sie einen Projektplan mit Meilensteinen, aus dem hervorgeht, wann welche Entscheidung bei Ihnen fällig ist.