Exact Online Premium: das Cloud-ERP für Organisationen, denen Standardlösungen zu klein geworden sind.

Exact Online Premium ist die Cloud-ERP-Lösung von Exact für größere Organisationen. Sie verbindet Buchhaltung, Warenwirtschaft, Projekte und CRM in einer Plattform und bietet erweiterte Funktionen wie Mehrfirmenfähigkeit, Konsolidierung und differenzierte Freigabeprozesse. Betrieben wird sie als Cloud-Lösung ohne eigenen Server. Der Schwerpunkt liegt erkennbar auf den Finanzprozessen: Der Nutzen zeigt sich dort, wo mehrere Gesellschaften mit eigenen Kontenrahmen auf einen gemeinsamen Abschluss zulaufen, wo Freigaben dokumentiert sein müssen und wo Auswertungen über Gesellschaftsgrenzen hinweg gebraucht werden. Läuft Ihr Geschäft dagegen über Shops und Marktplätze und ist die Warenwirtschaft der Kern, gehört ein handelsorientiertes System in den Vergleich. Welche Module Sie tatsächlich benötigen, entscheidet sich an Ihrer Gesellschaftsstruktur und an der Frage, welche Auswertungen heute in Excel entstehen. Genau diese Liste nehmen wir im Erstgespräch auf, bevor über Lizenzen gesprochen wird.

Exact Online Premium eignet sich typischerweise für Organisationen ab etwa 40 bis 50 Mitarbeitern, die mehrere Gesellschaften führen, konsolidieren müssen oder tiefere Buchhaltungs- und Konzernfunktionen benötigen. Für kleinere Handels- und E-Commerce-Unternehmen ist in den meisten Fällen weclapp die passendere Wahl: Wir beraten ehrlich, welches System zu Ihrer Struktur passt. Zur Einordnung helfen weniger Mitarbeiterzahlen als drei Fragen: Führen Sie mehr als eine Gesellschaft, müssen Abschlüsse konsolidiert werden, und laufen Freigaben heute über E-Mail und Tabellen. Wird zweimal ja geantwortet, ist die Systemklasse richtig gewählt. Kommen dagegen Multichannel-Handel, viele Artikelvarianten und Marktplatz-Abwicklung hinzu, prüfen wir beide Wege gegeneinander und rechnen sie über die Laufzeit durch. Diese Einschätzung bekommen Sie im kostenlosen Prozess-Check, und sie fällt auch dann so aus, wenn am Ende kein Projekt für uns dabei ist.

Die Lizenzkosten richten sich nach Nutzerzahl und Modulumfang und werden von Exact pro Monat abgerechnet; ein pauschaler Preis lässt sich seriös erst nach Klärung Ihrer Anforderungen nennen. Die Einführung kalkuliert Staufenberg Advisory individuell nach einer Prozessanalyse, transparent und mit Festpreisgarantie bei definiertem Scope. Im kostenlosen Prozess-Check erhalten Sie eine erste Einschätzung zu Aufwand und Zeitrahmen. Den Einführungsaufwand bestimmen vor allem drei Dinge: die Zahl der Gesellschaften und Kontenrahmen, der Umfang der zu übernehmenden Historie und die Schnittstellen zu Vorsystemen wie Lohn, Zeiterfassung oder Shop. In Vergleichsrechnungen fehlen regelmäßig die interne Zeit für Datenbereinigung, Tests und Schulung sowie die Betreuung nach dem Go-Live. Rechnen Sie deshalb über fünf Jahre und nicht auf den Monatspreis pro Nutzer, und prüfen Sie, welche Nutzer wirklich einen eigenen Zugang brauchen. Fragen Sie zu jedem Angebot nach, welche Leistungen enthalten sind und welche nach Aufwand hinzukommen.

Das hängt von Ihrem Schwerpunkt ab: weclapp ist die erste Wahl für Handel und E-Commerce von einem bis 300 Mitarbeitern – stark in Warenwirtschaft, Multichannel und Shop-Anbindung. Exact Online Premium spielt seine Stärken bei größeren Organisationen mit Fokus auf Finanzprozesse, mehreren Gesellschaften und Konsolidierung aus. Staufenberg Advisory ist Partner beider Hersteller und empfiehlt das System, das zu Ihren Prozessen passt. Ein brauchbares Entscheidungskriterium ist die Frage, wo Ihre kritischsten Auswertungen entstehen: in der Finanzbuchhaltung über mehrere Gesellschaften oder in der Warenwirtschaft über mehrere Kanäle und Läger. Das System sollte dort stark sein, wo Ihr Geschäft entschieden wird; der jeweils andere Bereich lässt sich in der Regel gut anbinden. Wir stellen beide Wege mit Ihren eigenen Fällen gegenüber, statt Funktionslisten zu vergleichen, und benennen dabei auch, was ein System nicht abdeckt.

Der Wechsel lohnt sich, wenn Ihre aktuelle Lösung an Konzernstrukturen scheitert: mehrere Gesellschaften ohne Konsolidierung, Freigabeprozesse per E-Mail, Berichtspflichten mit Excel-Umwegen. Bildet Ihr heutiges System diese Anforderungen nicht ab, spart eine saubere Einführung ab dem ersten Monatsabschluss Zeit. Ob der Wechsel in Ihrem Fall sinnvoll ist, klärt der kostenlose Prozess-Check, inklusive ehrlicher Empfehlung, wenn ein anderes System besser passt. Rechnen Sie den Nutzen dabei nicht in Funktionen, sondern in Tagen: Wie lange dauert Ihr Monatsabschluss heute, wie viele Personen sind daran beteiligt, und wie oft werden Zahlen nachträglich korrigiert. Diese drei Größen zeigen deutlich, ob sich das Projekt trägt. Vorab zu klären ist außerdem, welche Historie übernommen werden soll und zu welchem Stichtag umgestellt wird, am besten zu einem Geschäftsjahreswechsel. Wer ohne Blick in Ihren Abschlussprozess einen Termin nennt, schätzt nicht, sondern rät.

Am Anfang steht eine Prozessanalyse, aus der Konzept und Aufwandsschätzung entstehen. Danach folgen Konfiguration, Datenübernahme, Schulung und ein kontrollierter Go-Live; anschließend betreuen wir das System laufend weiter. Dauer und Teamgröße hängen vom Umfang ab; eine realistische Einschätzung bekommen Sie im Erstgespräch. Zwei Schritte entscheiden erfahrungsgemäß über den Termin. Erstens die Stammdaten: Kontenrahmen, Kostenstellen, Artikel und offene Posten werden vor der Übernahme bereinigt, nicht danach. Zweitens die Abnahme: Ihr Team spielt eigene Fälle im neuen System durch und zeichnet sie ab, bevor umgeschaltet wird. Dafür braucht es benannte Verantwortliche mit Entscheidungsbefugnis und feste Termine im Kalender statt Restzeit zwischen dem Tagesgeschäft. Den Umstellungsstichtag legen wir möglichst auf einen Monats- oder Geschäftsjahreswechsel, damit Vergleichszahlen sauber bleiben. Das Altsystem bleibt bis zur Abnahme verfügbar. Die ersten Abschlüsse im neuen System begleiten wir eng mit, damit Rückfragen nicht im Tagesgeschäft liegen bleiben und Korrekturen nicht erst im Jahresabschluss auffallen.