ERP-Auswahl ohne Verkaufsdruck: Wir verkaufen Ihnen kein System – wir finden das richtige.

Der Einstieg ist bei Staufenberg Advisory kostenlos: Im Prozess-Check nehmen wir Ihre Abläufe auf und zeigen, welche Prozesse ein ERP automatisiert. Eine begleitete ERP-Auswahl mit Anforderungskatalog, Shortlist und Live-Demos kalkulieren wir transparent nach Umfang, mit Festpreisgarantie bei definiertem Scope. Zur Einordnung: Eine anschließende weclapp-Einführung beginnt bei 2.000 € einmalig. Den Aufwand der Auswahlphase bestimmt nicht die Zahl der Anbieter, sondern die Zahl der aufzunehmenden Prozesse und Standorte und wie weit die Anforderungen intern schon abgestimmt sind. Zwei Fragen sollten Sie jedem Berater vorab stellen: welche Herstellerpartnerschaften bestehen, und ob Auswahl und Umsetzung getrennt beauftragbar sind. Unsere Partnerschaften nennen wir im Erstgespräch von selbst, und Sie sind nach der Auswahl zu nichts verpflichtet. Was in Angeboten regelmäßig fehlt, ist die interne Zeit für Workshops und Demos. Planen Sie sie von Anfang an ein, sonst verschiebt sich der Termin an genau dieser Stelle.

Für kleine und mittlere Unternehmen ist heute in der Regel ein Cloud-ERP die beste Wahl: keine Server-Investition, planbare monatliche Kosten, automatische Updates. Für Handel und E-Commerce mit 1 bis 300 Mitarbeitern empfehlen wir meistens weclapp, weil es Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung integriert und stark an Shop, Marktplätze und DATEV anbindet. Welches System zu Ihren Prozessen passt, klärt eine kurze Prozessaufnahme zuverlässiger als jede Bestenliste. Unterschätzt wird dabei selten der Funktionsumfang, sondern die Datenpflege: Wer Artikel, Preise und Kunden nicht sauber führt, bekommt auch aus einem guten System keine belastbaren Zahlen. Klären Sie deshalb vorab, wer diese Pflege künftig verantwortet. Ebenso wichtig ist der Blick nach vorn: Ein System, das bei zehn Nutzern passt und bei dreißig nicht mehr, verursacht dieselbe Umstellung zweimal. Wer im Erstgespräch zuerst über neue Hardware spricht, berät nicht, sondern verkauft.

Eine strukturierte ERP-Auswahl von der Prozessaufnahme bis zur begründeten Entscheidung dauert typischerweise vier bis acht Wochen – abhängig davon, wie schnell Termine für Prozessaufnahme und Live-Demos zustande kommen. Die anschließende Einführung dauert je nach Umfang zwei bis sechs Monate. Wer die Auswahlphase überspringt, spart selten Zeit: Korrekturen im laufenden Projekt kosten ein Vielfaches. Beschleunigen lässt sich die Phase vor allem intern: ein benannter Projektverantwortlicher mit Entscheidungsbefugnis, feste Termine für Prozessaufnahme und Demos, und eine Anforderungsliste, die vor den Demos steht und nicht danach. Bereiten Sie für jede Live-Demo zwei bis drei eigene Fälle aus Ihrem Alltag vor und lassen Sie sie im System durchspielen, statt sich eine Standardpräsentation ansehen zu lassen. Was dort scheitert, scheitert später auch im Projekt, nur teurer. Wer keine eigenen Fälle zeigen darf, sollte nach dem Grund fragen.

Für die allermeisten kleinen und mittleren Unternehmen ist ein Cloud-ERP die bessere Wahl: keine einmalige Anschaffung, sondern planbare monatliche Kosten, automatische Updates, ortsunabhängiger Zugriff und moderne Schnittstellen. On-Premise lohnt sich nur noch in Sonderfällen, etwa bei sehr speziellen regulatorischen Vorgaben. Im Zweifel rechnen wir Ihnen beide Varianten über die Laufzeit durch. Vergleichen Sie dabei nicht Lizenz gegen Miete, sondern die Gesamtkosten über fünf Jahre: Auf der On-Premise-Seite gehören Server, Backup, Updates, Betriebssystem-Wartung und die Arbeitszeit dafür in die Rechnung, auf der Cloud-Seite die Nutzerzahl am Ende dieses Zeitraums. Ein Fall aus unserer Praxis: Einem Mittelständler wurde eine Serverinvestition von 150.000 € empfohlen; die Bedarfsanalyse ergab, dass sie nicht nötig war. Ob regulatorische Vorgaben in Ihrem Fall gegen den Cloud-Betrieb sprechen, ist eine Einzelfallbeurteilung und gehört zur Rechtsberatung.

Zwei bis drei Systeme in der engen Auswahl reichen – vorausgesetzt, die Shortlist wurde sauber aus Ihren Anforderungen abgeleitet. Zehn Anbieter parallel zu prüfen kostet Monate und macht die Entscheidung nicht besser, sondern unschärfer. Entscheidend ist nicht die Menge der Kandidaten, sondern die Qualität des Anforderungskatalogs, an dem sie gemessen werden. Damit die Shortlist trägt, gewichten Sie Ihre Anforderungen vorher in drei Klassen: Ausschlusskriterien, wichtige Punkte und Wünsche. Ohne diese Trennung gewinnt in Demos regelmäßig das System mit der besten Präsentation. Prüfen Sie jeden Kandidaten außerdem nicht nur als Software, sondern als Paket aus Software, Einführungspartner und Betreuung nach dem Go-Live: Der Partner entscheidet über das Projektergebnis oft deutlicher als die Produktauswahl. Zwei Referenzgespräche mit Unternehmen ähnlicher Größe bringen dabei mehr als eine weitere Demo. Fragen Sie dort gezielt, was im Projekt nicht nach Plan lief und wie der Partner darauf reagiert hat.

Fünf Kriterien entscheiden über den Projekterfolg: die Gesamtkosten über die Laufzeit statt nur der Einstiegspreis, die Schnittstellen zu Ihren bestehenden Systemen, die Skalierbarkeit für die Unternehmensgröße in fünf Jahren, die Bedienbarkeit für das Team im Alltag und die Qualität des Supports. Wichtiger als jede Bestenliste ist, dass die Kriterien aus Ihren realen Prozessen abgeleitet und gewichtet werden. Genau dafür gibt es den Anforderungskatalog. Ergänzen Sie ihn um zwei Punkte, die selten darin stehen und später viel Gewicht haben: wie Sie Ihre Daten im Fall eines späteren Wechsels wieder herausbekommen, und wer nach dem Go-Live namentlich zuständig ist. Gewichten Sie anschließend in Ausschlusskriterien, wichtige Punkte und Wünsche, sonst entscheidet in den Demos der Präsentationseindruck statt Ihre Anforderung. Fragen Sie beim Thema Datenexport nach dem Format und danach, ob Sie Ihre Daten jederzeit selbst herausziehen können, ohne den Anbieter beauftragen zu müssen. Und ein Support, der ausschließlich über ein Formular erreichbar ist, fällt im Störungsfall auf Sie zurück.

Auf Wunsch setzt Staufenberg Advisory die Entscheidung direkt um: Einführung, Datenmigration, Schnittstellen, Schulung und laufende Betreuung aus einer Hand: vom selben Team, das Ihre Prozesse schon aus der Auswahlphase kennt. Sie sind dazu nicht verpflichtet: Auswahlberatung und Umsetzung sind getrennt beauftragbar. Der erste Schritt nach der Entscheidung ist in jedem Fall derselbe: ein Feinkonzept, das die Prozesse aus der Auswahlphase in konkrete Einstellungen, Belegflüsse und Rollen übersetzt, dazu ein Migrationsplan mit Stichtag. Parallel beginnt die Datenbereinigung, weil sie erfahrungsgemäß länger dauert als die Konfiguration. Klären Sie außerdem früh zwei organisatorische Punkte: Wer aus Ihrem Haus entscheidet über Artikelstruktur, Nummernkreise und Belegvorlagen, und wann steht Ihr Team für Tests und Schulung bereit. Beides bestimmt den Termin stärker als der Umfang der Software. Den Umstellungsstichtag legen Sie am besten auf einen Monats- oder Geschäftsjahreswechsel, damit Vergleichszahlen sauber bleiben und Korrekturen nicht rückwärts laufen müssen.