E-Rechnung einführen: im bestehenden System oder mit einem ERP, das XRechnung und ZUGFeRD von Haus aus kann.

Sie brauchen ein Programm, das Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt und eingehende E-Rechnungen einlesen kann. Getrennte Werkzeuge für beide Richtungen sind möglich, aber selten die wirtschaftlichste Lösung. Entscheidend ist, wo Ihre Rechnungsdaten heute entstehen. Schreiben Sie Rechnungen aus einer Warenwirtschaft oder einem ERP, gehört die E-Rechnung dorthin, weil Kunde, Positionen und Steuersätze dort ohnehin gepflegt sind. Ein separates E-Rechnungsprogramm daneben bedeutet, dieselben Daten ein zweites Mal zu erfassen oder per Export zu übertragen, und genau an dieser Stelle entstehen Fehler. Für den Eingang zählt, ob das Programm beide Formate lesen, gegen Bestellungen prüfen und an die Buchhaltung übergeben kann. Staufenberg Advisory prüft im kostenlosen Prozess-Check, ob Ihr bestehendes System das leistet oder sich mit überschaubarem Aufwand dafür einrichten lässt. Erst wenn das nicht trägt, sprechen wir über ein ERP wie weclapp oder Exact Online, das E-Rechnungen im Standard ausstellt und empfängt.

Das hängt vor allem davon ab, welchen Weg Sie gehen. Kann Ihr bestehendes System E-Rechnungen bereits erzeugen, besteht die Umstellung aus Einrichtung, Stammdatenpflege, Tests mit echten Belegen und der Anbindung von Eingang und Archiv; für einen klar umrissenen Umfang erhalten Sie von uns einen Festpreis. Führen Sie die E-Rechnung zusammen mit einem neuen ERP ein, ist sie Teil des Einführungsprojekts. Eine weclapp-Einführung beginnt bei Staufenberg Advisory ab 2.000 € einmalig, die laufende Betreuung ab 39,90 € pro Nutzer und Monat; die Lizenz schließen Sie direkt mit dem Hersteller ab. Was die Summe im Alltag verschiebt, ist selten die Software, sondern die interne Zeit: Kundenstammdaten brauchen eine Adresse für E-Rechnungen, und Sonderfälle wie Abschlags- oder Sammelrechnungen brauchen eine feste Regel. Für die Umstellung kommt eine Förderung von bis zu 75 % über Landes- und Bundesprogramme infrage; wir prüfen die Möglichkeiten und übernehmen die Anträge. Eine belastbare Zahl für Ihren Fall bekommen Sie nach dem kostenlosen Prozess-Check.

Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind für Rechnungen zwischen Unternehmen zulässig. Der Unterschied liegt in der Darstellung. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Ansicht für das Auge; wer sie lesen will, braucht ein System oder einen Viewer, der sie darstellt. ZUGFeRD verbindet ein PDF mit eingebetteten XML-Daten, sodass der Empfänger die Rechnung wie gewohnt öffnen und zugleich automatisch einlesen kann. Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, nicht aber in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, weil diese nicht alle Pflichtangaben tragen. Widersprechen sich Ansicht und Daten, gelten die XML-Daten. Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD in der Praxis oft der bequemere Weg, weil auch kleine Empfänger damit zurechtkommen. Für Rechnungen an Behörden gelten eigene Vorgaben, dort brauchen Sie zusätzlich die Leitweg-ID der Stelle. Wichtiger als die Wahl für den Ausgang ist der Eingang: Ihr System sollte beide Formate verarbeiten, denn welches Ihre Lieferanten senden, entscheiden diese.

Für den Empfang genügt rechtlich ein E-Mail-Postfach. Praktisch reicht das nur, wenn danach jemand die Datei öffnen, lesen und weiterverarbeiten kann, denn eine XRechnung zeigt ohne passende Software lediglich Programmcode. Bewährt hat sich ein eigenes Rechnungspostfach, das Ihr System automatisch ausliest: Es erkennt E-Rechnungen, legt daraus eine Eingangsrechnung an und gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab. Weicht ein Preis oder eine Menge ab, geht die Rechnung an die zuständige Person, alles andere direkt in die Freigabe. Prüfen sollten Sie dabei, ob die Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen, weil nur dieser zählt, und ob Absender und Bankverbindung zu den hinterlegten Stammdaten passen. Letzteres schützt vor gefälschten Rechnungen, die sich als E-Rechnung genauso verschicken lassen wie als PDF. Staufenberg Advisory richtet den Eingang so ein, dass er Ihrer Freigaberegel folgt, und übergibt die geprüften Belege an DATEV oder Ihre Buchhaltung. Wie viele Tage eine Rechnung heute vom Eingang bis zur Zahlung braucht, ist dabei die beste Messgröße.

Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland nicht. Das Gesetz schreibt keinen Übermittlungsweg vor; E-Mail, Portal, Schnittstelle und Peppol sind gleichermaßen zulässig, und welcher Weg gilt, vereinbaren Sie mit Ihrem Geschäftspartner. Peppol ist ein Netzwerk zum Austausch elektronischer Geschäftsdokumente, das ursprünglich für die öffentliche Beschaffung entstanden ist. Es arbeitet nach dem sogenannten Vier-Ecken-Modell: Absender und Empfänger sind jeweils über einen Zugangspunkt angeschlossen, den in der Regel ein Peppol-Dienstleister betreibt, während Ihr eigenes System nur die Rechnungsdatei liefert. Interessant wird Peppol, wenn Sie regelmäßig an Behörden abrechnen, denn die Eingangsplattform des Bundes nimmt E-Rechnungen auch auf diesem Weg an, oder wenn große Kunden ausdrücklich danach fragen. Für die meisten mittelständischen Unternehmen genügt der Weg über ein sauber eingerichtetes Rechnungspostfach. Kommt Peppol für Sie infrage, klären wir im Prozess-Check, wie sich der Zugang eines Dienstleisters an Ihr System anbinden lässt und ob sich der Aufwand bei Ihrem Rechnungsvolumen lohnt.

Ja. weclapp erzeugt Ausgangsrechnungen als ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931: Das PDF trägt die strukturierten Rechnungsdaten eingebettet, sodass Ihr Kunde sie automatisch einlesen kann. Im Einkauf lassen sich E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung hochladen; weclapp legt daraus Einkaufsrechnungen an und übernimmt sie über eine Workflow-Aktion auch direkt in eine Bestellung. Mit Mail2Invoice liest weclapp ein festgelegtes Postfach aus und übernimmt E-Rechnungen von dort selbstständig, ungültige Dateien werden nicht importiert. Wie viel davon im Alltag ankommt, entscheidet die Einrichtung: Rechnungseinstellungen, Kundenstammdaten, Eingangspostfach, Freigabewege und die Übergabe an DATEV müssen zueinander passen. Staufenberg Advisory ist seit 2021 weclapp Qualified Partner, gehört zu den drei führenden weclapp-Partnern in Deutschland und hat über 100 weclapp-Projekte umgesetzt. Wer weclapp bereits nutzt, bekommt die E-Rechnung bei uns als eigenes, überschaubares Vorhaben eingerichtet, ohne neues Einführungsprojekt. Wer neu einsteigt, plant sie von Anfang an mit, damit Stammdaten und Rechnungsvorlagen gleich im richtigen Zuschnitt entstehen.

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, ein- und ausgehende gleichermaßen; die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil, also die XML-Daten, unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein ausgedrucktes Exemplar oder ein nachträglich erzeugtes PDF ersetzt ihn nicht. Darüber hinaus gelten für elektronische Bücher und Belege die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung, kurz GoBD, die unter anderem Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit verlangen. Ein Archiv im ERP oder in einem Dokumentenmanagement, das die Originaldatei zusammen mit Buchung und Vorgang ablegt, erfüllt das am einfachsten. Riskant sind E-Mail-Postfächer als Ablage, weil Löschregeln, ein Anbieterwechsel oder ein ausgeschiedener Mitarbeiter Belege unbemerkt verschwinden lassen. Ob Ihre bestehende Ablage den Anforderungen genügt, sehen wir uns im Prozess-Check mit an. Die steuerliche Bewertung einzelner Sonderfälle bleibt bei Ihrer Steuerkanzlei, mit der wir die Ablage auf Wunsch gemeinsam festlegen.

Ja, das ist bei Staufenberg Advisory ein eigener Weg mit eigenem Ablauf. Am Anfang steht die Frage, was Ihr bestehendes System schon kann: ob es Ausgangsrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, ob es eingehende E-Rechnungen einlesen kann und wie die Daten heute zu DATEV gelangen. In vielen Fällen ist die Funktion vorhanden und nur nicht eingerichtet. Dann richten wir Ausgang und Eingang ein, pflegen die Stammdaten, testen mit echten Belegen Ihrer Kunden und Lieferanten und legen fest, wo die Originaldateien archiviert werden. Fehlt eine Fähigkeit, schließen wir die Lücke über eine Schnittstelle, statt das ganze System zu ersetzen. Ein ERP-Wechsel lohnt sich erst, wenn die E-Rechnung nur das sichtbarste Symptom ist: wenn Aufträge, Bestände und Rechnungen in getrennten Programmen liegen und dieselben Daten mehrfach erfasst werden. Diese Abwägung legen wir offen, mit beiden Wegen nebeneinander, damit Sie nicht mehr Projekt einkaufen, als Ihr Rechnungswesen tatsächlich braucht.