Wachstum frisst Marge, wenn Ihre Prozesse manuell bleiben. Wir bauen das Backend, das mit Ihrem Shop Schritt hält.

Für Onlinehändler mit einem bis 300 Mitarbeitern empfiehlt Staufenberg Advisory in den meisten Fällen weclapp: Das Cloud-ERP integriert Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung und bindet Shopsysteme, Marktplätze, Lager, Versand und DATEV direkt an. Entscheidend ist weniger der Produktname als die Kette dahinter: Eine Warenwirtschaft ohne saubere Schnittstellen verschiebt die Handarbeit nur an eine andere Stelle. Prüfen Sie deshalb vier Punkte, bevor Sie über Produkte sprechen: Führt das System Bestände über mehrere Läger und Kanäle wirklich führend, wie laufen Retouren und Gutschriften in die Bestände zurück, wie werden Sets und Varianten abgebildet, und wer pflegt die Schnittstelle zu Ihrem Shop bei einem Release-Wechsel. Wächst Ihr Sortiment stark, kommt die Frage nach Artikelanlage und Datenpflege dazu: Sie kostet im Alltag mehr Arbeitszeit als jede Auswertung. Welches System zu Ihren Abläufen passt, klärt der kostenlose Prozess-Check. Wer im Erstgespräch zuerst über Lizenzmodelle spricht statt über Ihre Belegflüsse, verkauft.

Ja, die Anbindung von Shopify und Shopware an ein ERP wie weclapp gehört zu unseren häufigsten Projekten. Bestellungen, Kunden, Artikel und Bestände synchronisieren sich automatisch in beide Richtungen, auch bei mehreren Shops parallel. Für Nischen-Shopsysteme ohne fertigen Konnektor entwickeln wir die Schnittstelle über unsere eigene Softwareentwicklungsabteilung. Vor der Einrichtung ist eine Frage zu entscheiden, die sich später schwer drehen lässt: Welches System führt Artikel, Preise und Bestände. In der Regel führt das ERP die Stammdaten, der Shop bleibt Verkaufsoberfläche; zwei schreibende Systeme erzeugen Differenzen, die kaum noch aufzulösen sind. Dazu gehören Regeln für Retouren, Teillieferungen, Gutschriften und den Umgang mit Zahlungsanbietern, weil dort die meisten Sonderfälle entstehen. Diese Punkte legen wir vor der Konfiguration fest und testen jeden Kanal mit echten Bestellungen, bevor umgeschaltet wird. Angebote, die eine Shop-Anbindung pauschal als vorhanden ausweisen, ohne diese Regeln zu benennen, sind noch keine Aufwandsschätzung.

Das ERP übergibt Belege, Erlöskonten und Zahlungszuordnungen strukturiert an DATEV, wo Ihr Steuerberater direkt weiterarbeitet. Das manuelle Zusammensuchen von Rechnungen und Zahlungslisten am Monatsende entfällt komplett. Auf Wunsch übernehmen wir zusätzlich den laufenden Buchhaltungsservice direkt in Ihrem ERP. Damit die Übergabe von Anfang an trägt, ist vorher ein Punkt zu klären: der Kontenrahmen samt Erlöskonten und Steuerschlüsseln, insbesondere bei Verkäufen ins Ausland, über Marktplätze und mit Zahlungsdienstleistern. Diese Zuordnung stimmen wir mit Ihrem Steuerberater ab und richten sie im System ein; wie in Ihrem Fall zu buchen ist, beurteilt er, denn das gehört zur Steuerberatung und nicht zur Systemeinrichtung. Sinnvoll ist außerdem, den Umstellungsstichtag auf einen Monats- oder Quartalswechsel zu legen und die ersten Übergaben gemeinsam mit der Kanzlei zu kontrollieren, damit Korrekturen nicht erst im Jahresabschluss auffallen. Wer den Kontenrahmen erst nach dem Go-Live anfasst, korrigiert Buchungen rückwärts, und das kostet ein Vielfaches.

Eine weclapp-Einführung beginnt bei Staufenberg Advisory bei 2.000 € einmalig, die laufende Betreuung bei 39,90 € pro Nutzer und Monat; dazu kommt die weclapp-Lizenz direkt vom Hersteller. Der Gesamtaufwand hängt von Kanälen, Schnittstellen und Datenlage ab. Nach dem kostenlosen Prozess-Check erhalten Sie ein konkretes Angebot. Drei Posten werden in Vergleichen regelmäßig übersehen: die interne Zeit für Datenbereinigung, Tests und Schulung, Individualschnittstellen jenseits der Standardkonnektoren und die Betreuung nach dem Go-Live. Auf der Gegenseite entfallen Kosten, die heute nicht als Systemkosten geführt werden, etwa einzelne Zusatzwerkzeuge und die Handarbeit rund um Bestände und Belege. Stellen Sie beide Seiten über drei bis fünf Jahre gegenüber, dann wird der Vergleich belastbar. Nicht genutzte Stundenkontingente verfallen bei vielen Betreuungsmodellen zum Quartalsende; prüfen Sie diesen Punkt in jedem Angebot. Bis zu 75 % der Kosten können über Förderprogramme abgedeckt werden; den Antrag begleiten wir.

Ein Multichannel-ERP führt Bestellungen, Bestände und Preise aus allen Verkaufskanälen (eigener Shop, Amazon, weitere Marktplätze, B2B) in einem zentralen System zusammen. Es verhindert Überverkäufe durch Echtzeit-Bestandsabgleich und verarbeitet jeden Auftrag nach denselben Regeln, egal aus welchem Kanal er kommt. weclapp ist ein solches Multichannel-ERP für Unternehmen von einem bis 300 Mitarbeitern. Entscheidend ist dabei weniger die Zahl der Kanäle als die Frage, welches System die Wahrheit hält: Bestände und Preise gehören in ein führendes System, Shops und Marktplätze bekommen sie zugewiesen. Erst dann sind Reservierungen, Sicherheitsbestände und eine kanalweise Preislogik überhaupt sauber abbildbar. Klären Sie zusätzlich, wie Retouren, Teillieferungen und Gutschriften je Kanal zurücklaufen, denn dort entstehen die meisten Sonderfälle und damit die eigentliche Handarbeit. Diese Regeln legen wir vor der Konfiguration fest. Überverkäufe entstehen im Übrigen selten an der Technik, sondern an der Frage, wer den Bestand ändern darf.

Ja. Staffelpreise, Kundengruppen, individuelle Konditionen, EDI-Belegaustausch mit Handelsketten und B2B-Bestellprozesse bildet dieselbe Systemkette ab. weclapp deckt B2C und B2B parallel ab. Gerade Großhändler profitieren von der EDI-Anbindung an Partner wie Kaufland, EDEKA oder OBI. Im Projekt ist B2B in der Regel weniger eine Frage der Funktionen als der Regeln: Welche Preisstufe gilt bei welcher Menge, was passiert bei Sonderpreisen und Aktionen, wie werden Rahmenverträge und Teillieferungen behandelt, und welche Kunden dürfen auf Rechnung kaufen. Diese Logik nehmen wir vor der Konfiguration auf, weil sie später jeden Auftrag betrifft. Bei EDI kommt hinzu, dass jede Handelskette eigene Vorgaben zu Belegarten, Fristen und Kennzeichnung macht; die Abstimmung mit dem jeweiligen Partner planen wir als eigenen Schritt ein und nicht als Nebenaufgabe des Go-Live. Wer die B2B-Preislogik erst danach nachzieht, pflegt Konditionen anschließend an zwei Stellen weiter, in der Regel in einer Tabelle neben dem System.

Eine typische Einführung dauert zwei bis sechs Monate, und Ihr Tagesgeschäft läuft dabei ununterbrochen weiter: Das Altsystem bleibt produktiv, bis die neue Kette getestet und abgenommen ist. Erst dann erfolgt der kontrollierte Umstieg – ohne Verkaufsstopp und ohne Datenverlust. Wie lang es am Ende wird, hängt weniger an der Konfiguration als an zwei Dingen: der Datenlage und Ihrer Verfügbarkeit. Entscheidungen zu Artikelstruktur, Nummernkreisen und Belegvorlagen braucht jemand aus Ihrem Haus, der sie treffen darf; dafür sollten feste Termine im Kalender stehen und nicht Restzeit. Verzögerungen entstehen typischerweise dort, wo Daten erst während der Migration bereinigt werden oder wo Zugänge zu angebundenen Systemen fehlen. Den Umschalttermin legen wir bewusst in eine ruhige Woche und nicht in die Wochen vor dem Weihnachtsgeschäft. Und wer einen Go-Live in wenigen Wochen zusagt, ohne Ihre Daten gesehen zu haben, nennt keinen Termin, sondern einen Wunsch.