Billbee-Alternative gesucht? Ehrlich gefragt: Brauchen Sie ein anderes Tool, oder zum ersten Mal ein echtes ERP?

Typische Signale: Bestände müssen führend und über mehrere Läger geführt werden, B2B-Kunden verlangen Angebote und Konditionen, Sets kommen ins Sortiment, oder Zahlungsabgleich und Buchhaltung sollen im selben System laufen wie die Aufträge. Wer diese ERP-Anforderungen hat, ist aus der Tool-Klasse herausgewachsen; wer nicht, bleibt beim schlanken Setup. Der belastbarste Test ist die Frage, wo Ihre Zahlen heute tatsächlich entstehen: Werden Bestände, Einkaufspreise oder offene Posten in Tabellen neben dem System geführt, ist die Tabelle der eigentliche Bestandsführer, ohne Historie, ohne Mehrbenutzerlogik und ohne Nachvollziehbarkeit. Ein zweites Signal ist die Zahl der Personen, die morgens dieselben Daten nachpflegen. Vor der Systemfrage steht deshalb eine Prozessaufnahme: Welche Handarbeit fällt täglich an, und welcher Teil davon entfällt in einem ERP ersatzlos. Trägt Ihr heutiges Setup diese Prüfung, empfehlen wir keinen Wechsel; die Aufnahme ist kostenlos und endet mit einer schriftlichen Einschätzung.

Billbee ist ein Werkzeug zur Abwicklung von Aufträgen aus mehreren Verkaufskanälen. Ein Cloud-ERP bildet dagegen das ganze Handelsunternehmen ab: führende Bestandsführung, Einkauf und Disposition, B2B-Vertrieb, Mehrlager und integrierte Buchhaltung mit DATEV-Übergabe. Der Unterschied liegt also weniger in einzelnen Funktionen als in der Systemklasse. Im Alltag zeigt sich das an drei Stellen: Ein ERP kennt den Wert Ihres Lagers und nicht nur die Stückzahl, es führt offene Posten auf Kunden- und Lieferantenseite mit, und es verbindet Bestellwesen, Wareneingang und Bewertung zu einer Kette. Wer Bestellungen aus Shops und Marktplätzen einsammelt und in den Versand gibt, braucht diese Tiefe nicht. Die nützliche Frage lautet deshalb nicht, welches Produkt mehr kann, sondern welche Auskunft Sie aus Ihrem System erwarten: den Versandstatus eines Pakets oder den Rohertrag je Artikel und Kanal. Beides ist legitim, es sind nur unterschiedliche Systemklassen mit unterschiedlichem Pflegeaufwand.

Ja, das ist ein etablierter Projekttyp bei Staufenberg Advisory. Artikel, Kunden, Bestände und offene Posten werden strukturiert übernommen, Shops und Marktplätze neu angebunden, und der Umstieg erfolgt kanalweise im Parallelbetrieb: Ihr bisheriges Setup läuft weiter, bis jeder Kanal sicher über das neue System läuft. Den Aufwand bestimmt dabei selten die Software, sondern die Datenlage: doppelt angelegte Artikel, gewachsene Nummernkreise, uneinheitliche Varianten und Bestände, die seit der letzten Inventur abweichen. Deshalb steht die Datenbereinigung am Anfang und nicht am Ende. Zwei Punkte klären Sie am besten vor dem ersten Angebot: Zu welchem Stichtag soll die Buchhaltung übergehen, und wer stellt intern die Zeit für Tests und Abnahme bereit. Beide Posten fehlen in Angeboten regelmäßig und entscheiden am Ende stärker über den Termin als der Umfang der Konfiguration. Deshalb sichten wir Ihre Artikel- und Kundendaten, bevor ein Termin zugesagt wird.

Für Händler mit ERP-Anforderungen empfiehlt Staufenberg Advisory ein modernes Cloud-ERP mit führender Warenwirtschaft, B2B-Funktionen, integrierter Buchhaltung und Standard-Anbindungen an Shopify, Shopware, WooCommerce, Amazon und DATEV. Welches System das ist, klärt eine kurze Prozessaufnahme zuverlässiger als jede Bestenliste. Drei Fragen bringen im Anbietergespräch mehr als jeder Funktionsvergleich: Wird die Schnittstelle zu Ihrem Shop vom Hersteller selbst gepflegt oder von einem Dritten, wer passt sie bei einem Release-Wechsel an, und wer ist nach dem Go-Live namentlich zuständig. Ebenso wichtig ist das Betreuungsmodell, denn ein ERP verändert sich mit dem Geschäft. Wir prüfen zusätzlich, welche Anforderungen aus Ihrer Liste tatsächlich Ihr Geschäft betreffen und welche nur die heutige Arbeitsweise beschreiben. Die zweite Gruppe löst sich in einem integrierten System häufig ohne eine einzige Anpassung auf. Diese Einordnung nehmen wir vor, bevor über Produktnamen gesprochen wird.

Statt einer einmaligen Großinvestition zahlen Sie bei einem Cloud-ERP planbare monatliche Kosten pro Nutzer; die Lizenz schließen Sie direkt beim Hersteller ab, die Einführung kalkuliert Staufenberg Advisory ab dem Erstgespräch transparent nach Umfang, mit Festpreisgarantie bei definiertem Scope. Bis zu 75 % der Kosten können gefördert werden. Drei Posten fehlen in Vergleichsrechnungen regelmäßig und verschieben das Ergebnis deutlich: die interne Zeit Ihres Teams für Datenpflege, Tests und Schulung, Individualschnittstellen jenseits der Standardkonnektoren und die laufende Betreuung nach dem Go-Live. Auf der Gegenseite entfallen Kosten, die heute nicht als Systemkosten geführt werden, etwa einzelne Zusatzwerkzeuge und die Handarbeit rund um Bestände und Buchhaltung. Stellen Sie deshalb beide Seiten über drei bis fünf Jahre gegenüber. Was in Ihrem Fall zusammenkommt, steht nach dem kostenlosen Prozess-Check schriftlich vor Ihnen; den Förderantrag begleiten wir mit, damit die Rechnung nicht an einer versäumten Frist hängt.

Typischerweise zwei bis sechs Monate – abhängig von der Zahl der Kanäle, der Datenlage und dem Lager-Setup. Ein festes zwei- bis dreiköpfiges Team begleitet das Projekt; dank kanalweisem Parallelbetrieb verkaufen Sie an jedem Tag der Migration normal weiter. Den Terminplan bestimmt in der Praxis weniger die Konfiguration als Ihre Verfügbarkeit: Entscheidungen zu Nummernkreisen, Artikelstruktur und Belegvorlagen braucht jemand aus Ihrem Haus, der sie treffen darf, und Tests brauchen Menschen, die das Tagesgeschäft kennen. Planen Sie dafür feste Termine ein statt Restzeit. Verzögerungen entstehen am häufigsten dort, wo Daten erst während der Migration bereinigt werden oder wo Zugänge zu angebundenen Systemen fehlen; beides klären wir vorab. Den Umschalttermin legen wir bewusst in eine ruhige Woche und nicht in die Wochen vor dem Weihnachtsgeschäft. Vor dem Start erhalten Sie einen Projektplan mit Meilensteinen, aus dem hervorgeht, wann welche Entscheidung fällig ist.

Ihre Verkaufskanäle bleiben – sie werden direkt an das neue Cloud-ERP angebunden: Shopify, Shopware, WooCommerce und Amazon gehören zum Standard, weitere Marktplätze und Handelsketten erreichen Sie über EDI-Partner wie Prokuros. Fehlt eine Anbindung, baut unsere eigene Entwicklungsabteilung sie. Wichtig ist der Unterschied zwischen einer vorhandenen und einer passend eingerichteten Anbindung: Zu klären ist je Kanal, welches System künftig Artikel, Preise und Bestände führt, wie Retouren und Gutschriften zurücklaufen und was bei Teillieferungen geschehen soll. Diese Regeln legen wir vor der Konfiguration fest, nicht danach. Jeder Kanal wird anschließend mit echten Bestellungen getestet und erst dann umgeschaltet. Bestehende Anbindungen, die heute über Zusatzdienste laufen, prüfen wir auf Doppelungen: Häufig ersetzt der Standardkonnektor mehrere Werkzeuge, deren Abos danach entfallen. In welcher Reihenfolge die Kanäle umziehen, legen wir gemeinsam fest: zuerst der Kanal mit dem geringsten Risiko, zuletzt der umsatzstärkste.